【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、イメージデータ又はコードデータを検索可能に格納した電子ファイル装置とワークステーションやパーソナルコンピュータ等の端末装置とをＬＡＮで接続した情報管理システムにおける情報収集方式，情報回覧方式，及び情報検印方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、このような情報管理システムにおいて所望の情報を得るには、操作者が例えば電子ファイル装置等の前で検索アプリケーションを動かし、オンラインで情報を収集していた。 また、自分の所のデータベースに所望の情報がない場合には、ＬＡＮに接続されている共用のサーバを検索する操作をまた別に行なうことも考えられる。 さらに、自分の所やサーバにも所望の情報がない場合には、ＬＡＮに接続されている他の装置の分散されているデータベース（個人用）を検索することも考えられる。

【０００３】また、回覧資料に回覧先を添付して送付する方式を電子化する場合、回覧送付元で、パソコンやワークステーションがあれば、ＬＡＮを使ってメイルシステムで回覧先のパソコンやワークステーションのハードディスク上に送るか、あるいは共通の掲示板システムで共通に使っているハードディスク上に書き込む方式がある。

【０００４】さらに、ある書類に検印を得たい場合には、検印を得ようとする人が直接その書類を検印者にもって行く必要があった。 そして、検印者が不在の場合には常にウォッチングする必要があり、無駄な時間を費やす可能性が度々あった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】前述した従来の情報収集方式では、必要な情報を得るのに電子ファイル装置あるいはパソコンやワークステーション等の端末置と１対１で対話しながら検索する必要があり、検索時の待ち時間も不定で作業効率が悪かった。 また、最近はデータベースが分散する傾向にあり、その検索が非常に面倒になる可能性がある。 さらに、情報が分散している様な場合に、その情報の共有化や再利用の効率が悪いという問題もあった。

【０００６】この発明はこれらの問題を解決するため、
ＬＡＮを用いた情報管理システムにおいて、必要な情報の検索を自動的に行なって情報を収集できるようにすることを第１の目的とする。

【０００７】また、従来のメイルシステムを使用する情報回覧方式では、各回覧先のハードディスクを使うため全システムで考えるとかなりのメモリ容量を使うため好ましくなく、また回覧終了後自分でその情報を消さなければならない。 また掲示システムを使用すると本来の回覧ではなく、回覧情報を見ない可能性が出てくる。 この発明はこれらの問題を解決するため、ＬＡＮを用いた情報管理システムにおいて、回覧したい情報を所定の回覧順序で自動的に回覧できるようにすることを第２の目的とする。

【０００８】さらに、従来の書類の検印処理は、人手による書類の移動を伴なうため能率が悪く、検印者が分散している手間がかかるばかりか、検印者の不在等によって全ての検印を完了するまでにかなりの時間を要することがあった。 この発明はこの問題を解決するため、ＬＡ
Ｎを用いた情報管理システムにおいて、検印を得たい情報を所定の順序で自動的に回覧して能率よく検印が得られるようにすることを第２の目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】この発明は、イメージデータ又はコードデータを検索可能に格納した電子ファイル装置とワークステーションやパーソナルコンピュータ等の端末装置とをＬＡＮで接続した情報管理システムにおいて、上記各第１乃至３の目的を達成するため、次のような情報収集方式，情報回覧方式，及び情報検印方式を提供する。

【００１０】この発明による情報収集方式は、上記第１
の目的を達成するため、上記情報管理システムの端末装置又は電子ファイル装置で、情報収集のための検索条件を入れた情報を副データとして作成し、その副データを用いて上記ＬＡＮに接続された各装置から目的とするイメージデータ又はコードデータあるいはその両方からなる本体データを収集する。

【００１１】その際、上記副データが自立的に上記ＬＡ
Ｎに接続された各装置へ行き、該装置のデータベースプログラムが起動していない場合はそれを起動させ、上記副データの情報収集のための検索条件等の情報を参照してデータベースより必要な本体データを入手し、それを該副データに付加していくようにするとよい。

【００１２】また、上記副データとそれに各装置で付加された本体データとが自立的に送り元の装置へ戻り、情報収集結果又は完了結果を表示装置に表示するようにするとよい。 さらに、上記副データがどの装置にいるかを該副データの送り元に知らせる情報を送るようにするのが望ましい。 なお、上記副データの情報として、検索条件の他に収集緊急度，依頼主の識別情報，収集期限，重要度等の依頼側環境の情報を付加するようにしてもよい。

【００１３】この発明による情報回覧方式は、上記第２
の目的を達成するため、上記情報管理システムの端末装置又は電子ファイル装置で、イメージデータ又はコードデータあるいはその両方からなる本体データに、その回覧条件を入れた情報を副データとして作成して付加し、
その副データを用いて上記ＬＡＮに接続された各装置によって前記本体データを順次回覧する。

【００１４】その際、上記副データが付加された本体データが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ行き、
該装置の表示プログラムが起動していない場合はそれを起動させ、該副データの回覧条件に基づいて該副データが付加された本体データを表示させるようにするとよい。

【００１５】また、上記表示中の本体データに対するコメントやチェックマーク等をその副データに付加できるようにするとよい。 さらに、上記副データが付加された本体データが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ行き、該副データの回覧条件に基づいて本体データを表示させる際に、該副データにコメントやチェックマークが付加されていれば、それも合わせて表示させるようにするのが望ましい。

【００１６】この発明による情報検印方式は、上記第３
の目的を達成するため、上記情報管理システムにおける端末装置又は電子ファイル装置で、イメージデータ又はコードデータあるいはその両方からなる本体データに、
それに対する検印の順序を規定した検印条件を入れた情報を副データとして作成して付加し、その副データを用いて上記ＬＡＮに接続された各装置によって上記本体データを順次回覧して検印を得る。

【００１７】その際、上記副データが付加された本体データが自立的に上記ＬＡＮに接続された各装置へ行き、
該装置の表示プログラムが起動していない場合はそれを起動させ、該副データの検印条件に基づいて該副データが付加された本体データを表示させ、検印による印鑑やサイン等のイメージ情報を読み取って該本体データに付加していくようにするとよい。

【００１８】また、上記副データが付加された本体データがその副データの検印条件に基づく検印を完了した後、自立的に送り元の装置へ戻り、その検印結果を表示装置に表示させるようにするのが望ましい。

【００１９】

【作用】この発明による情報収集方式は、上記情報管理システムの端末装置又は電子ファイル装置で作成される検索条件を入れた情報の副データ用いて、上記ＬＡＮに接続された各装置から目的とするイメージデータ又はコードデータあるいはその両方からなる本体データを自動的に収集することができる。 そして、収集した本体データを上記副データに付加していくこともできる。

【００２０】また、情報収集が完了すると、上記副データとそれに各装置で付加された本体データとが自立的に送り元の装置へ戻り、情報収集結果又は完了結果を表示することもできる。 さらに、情報収集中に上記副データがどの装置にいるかを該副データの送り元に知らせることもできる。 さらに、上記副データの情報として、検索条件の他に収集緊急度，依頼主の識別情報，収集期限，
重要度等の依頼側環境の情報を付加すれば、その依頼側環境に応じた情報収集を行なうことができる。

【００２１】この発明による情報回覧方式は、上記情報管理システムの端末装置又は電子ファイル装置で作成される、回覧条件を入れた情報を副データを用いて、イメージデータ又はコードデータあるいはその両方からなる本体データを上記ＬＡＮに接続された各装置に順次表示させて回覧することができる。

【００２２】その表示中の本体データに対するコメントやチェックマーク等をその副データに付加し、該副データの回覧条件に基づいて本体データを上記ＬＡＮに接続された各装置に表示させる際に、副データに付加されているコメントやチェックマークも合わせて表示させることもできる。

【００２３】この発明による情報検印方式は、上記情報管理システムにおける端末装置又は電子ファイル装置で作成される、検印の順序を規定した検印条件を入れた情報を副データを用いて、イメージデータ又はコードデータあるいはその両方からなる本体データを上記ＬＡＮに接続された各装置に順次表示させて検印を得ることができる。

【００２４】そして、検印による印鑑やサイン等のイメージ情報を読み取って該本体データに付加していくこともできる。 さらに、所要の検印完了後、上記副データが付加された本体データが自立的に送り元の装置へ戻り、
その検印結果を表示することも可能である。

【００２５】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具体的に説明する。 図２はこの発明による情報収集，回覧，検印方式を実施する情報管理システムの一例を示す構成図であり、ワークステーション（ＷＳ）やパーソナルコンピュータ（ＰＳ）等の端末装置１と、主としてコードデータを検索可能に保管しているデータベースサーバとしての電子ファイル装置２、及び主としてイメージデータを検索可能に保管しているイメージサーバとしての電子ファイル装置３をＬＡＮを構成するネットワーク４によって接続している。

【００２６】実際には、これらの端末装置（検索端末）
１や電子ファイル装置２，３は多数接続することができるが、図示の都合で省略している。 また、情報記憶媒体として、端末装置１はハードディスク５を、電子ファイル装置２はハードディスク６を、電子ファイル装置３は光磁気ディスク７をそれぞれ使用する。

【００２７】この電子ファイル装置２及び３として使用できる一般的電子ファイル装置のハード構成を図３に示す。

【００２８】この電子ファイル装置は、イメージデータや分類・検索情報を処理する情報処理装置（本体）１１
と、オペレータが文字等のコードデータなどを入力するためのキーボード１２と、外部から文書等のイメージデータを取り込むためのスキャナ１３と、イメージデータを表示するためのＣＲＴ等の表示装置１４と、情報処理装置１１で処理されたイメージデータやコードデータを用紙にプリントして外部へ出力するためのレーザプリンタ等のプリンタ１５と、これらのデータをＬＡＮや公衆回線等の通信回線を利用して送受信する通信装置１６とから構成されている。

【００２９】そして、情報処理装置１１内には図示しないＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータと、検索データベースを保管する磁気ディスク等のハードディスク（ＨＤ）６及び光磁気ディスク７をリード／ライトする光磁気ディスクドライブ装置（ＯＤＤ）
１８を備えている。

【００３０】このような電子ファイル装置において、イメージデータを登録する場合には、スキャナ１３や通信装置１６からイメージデータを情報処理装置１１に読み込ませると、そのイメージデータが表示装置１４の画面に表示される。 それをオペレータが確認してキーボード１２上の確認キーを押すと、光磁気ディスクドライブ装置１８により光磁気ディスク７にそのイメージデータが書き込まれる。

【００３１】この時、そのイメージデータに対する検索情報はハードディスク６に書き込まれるが、場合によっては光磁気ディスク７にイメージ情報と同時に書き込まれることもある。 通常は、検索スピードを速くするためにハードディスク６上に書き込まれ、光磁気ディスク７
を情報処理装置１１から持ち出すときに、持ち出し処理という形で検索情報が光磁気ディスク７に書き込まれるのが普通である。

【００３２】さて、この発明による情報収集，回覧，検印方式を実施するために、図２に示した情報管理システムにおける端末装置１又は電子ファイル装置２あるいは３で、図１に示す様な本体データＭＤ及び後ヘッダＲＨ
と副データＳＤからなる構造のデータを作成する。

【００３３】その本体データＭＤは、電子ファイル装置２，３においてスキャナ１３等の周辺機器を用いて入力あるいは作成したイメージデータ又はコードデータ（２
バイトデータ）あるいはその両方である。 なお、後ヘッダＲＨはエラー検出や再生等の後処理情報であるが、以下の説明では本体データＭＤに含ませて考えるものとする。

【００３４】副データＳＤは、本体データのデータ構造は勿論のこと、以下に述べる制御情報等を含むあらゆる本体データに関する分類及び検索に有用な情報をさす。
また、副データの中で検索・分類に明らかに使用されない情報で且つ本体データと密着した情報は、本体データに取り込まれることもある。

【００３５】例えば、本体データを入力あるいは作成した時の状況を示す情報、すなわち作成日付，時間，使用した編集アプリケーション，作成者（人間）の五感情報（温度，湿度，明るさ，原稿の色や厚さなど）等の組み合わせによって構成することができる。 このように、情報を本体データと分類・検索のための副データとによって構成することにより、人間の操作によらず分類・検索を自動化することができる。

【００３６】この副データの構成情報についてさらに具体的に説明する。 日付の情報の場合、その日付は本体データに関係する日付であり、検索情報として必要な日付である。 この日付から直接ファイル情報を検索することができるし、スケジュールの中の内容、例えば会議名等からその日付を推定して間接的に検索することもできる。

【００３７】編集アプリケーションの情報は、ファイル情報を作ったアプリケーション名から検索することができ、またその情報を表示したり変更追加する場合の情報としても使用できるようになる。 このように本体データが何のアプリケーションを使って作られたかの情報を副データの形で本体データに付加することにより、情報の管理及び処理が飛躍的に容易になる。

【００３８】人間の五感情報は、人間と機械とのマン・
マシン・インタフェースの円滑化のために付ける検索用の情報である。 そのほかに、本体データの一部又は全部の出力を制御する情報や、検索アプリケーションのアプリケーション名とその検索情報や情報の出所情報（作成した装置のＩＤ番号）等を副データとして本体データに付加することができる。

【００３９】そして、図２における端末装置１から，Ｌ
ＡＮのネットワーク４経由でサーバとしての電子ファイル装置２又は３から情報を検索して収集する場合、最初は副データＳＤのみのデータを作成してネットワーク４
に送り出することにより、必要な情報収集を遂行することができる。 すなわち、情報を収集する最初のデータ構造は副データのみである。

【００４０】この場合の副データには、例えば端末装置１で必要とする情報を収集するための検索情報や、行き先のサーバあるいは電子ファイル装置のアドレス、及び情報収集後の副データの更新情報、本体データＭＤの切れ目情報等が付加される。 この様な副データを読み込んで解析するには、ＬＡＮに接続されているアクセス可能なまたはアクセスを許している電子ファイル装置や端末装置（ワークステーションやパーソナルコンピュータ）
には、その副データを読み取って解析できるＯＳに近いプログラムが常駐していなければならない。

【００４１】しかし、場合によってはこのようなＯＳがなくても、副データの構造の中に目的の装置に入り込むことで自立的に立ち上がり、入り込んだ装置の資源を利用して情報を収集するプログラムを入れるようにすることも可能である。

【００４２】また、サーバである電子ファイル装置２又は３が副データを読みとった場合、その副データに書かれている検索情報から一致する情報を検索し、ハードディスク６に格納されているコードデータ又は光磁気ディスク７に格納されているイメージデータを読み出して、
その副データＳＤの後に本体データＭＤとしてくっつける。 なお、説明を簡単にするため、ＬＡＮに接続されている装置の検索分類体や検索ソフトウエアは同じであるとすれば、問題なく検索される。 この時、副データＳＤ
は本体データＭＤの切れ目や構造情報が追加されて更新され、次の装置に向けてＬＡＮのネットワーク４上に送出される。

【００４３】このような動作を繰り返し、所要の各装置を検索した後、送出元の端末装置１に戻り、検索した結果を一時的にハードディスク５等に格納し、情報収集が終了したことを表示装置の画面に表示する。 検索した結果は収集してきた情報リストが副データに書き込まれており、端末装置１側で読み取り、表示画面にリストとして表示する。 そのリストから必要なイメージ画面を指定すると、ハードディスク５から本体データＭＤを読み出して画面に表示する。

【００４４】この説明では、本体データあるいはそのイメージ画面も一緒に持ち帰る場合の例を説明したが、場合によっては副データに本体データとしてのイメージデータのある場所情報だけを収集して戻り、副データの検索結果リストだけを表示するという形も可能である。

【００４５】図４及び図５は、この情報管理システムにおける情報収集の処理例を示すフローチャートである。
情報収集作業を開始すると、先ず図４のステップ１でいずれかの検索装置（端末装置１又は電子ファイル装置２
あるいは３）にて検索条件を入れた副データＳＤを生成する。 ステップ２でその副データをそこに書かれている検索先（データベース）のアドレス情報をもとにＬＡＮ
のネットワーク４経由で交信する。

【００４６】ステップ３で目標の装置に入り込み完了すると、ステップ４で副データの情報により必要な検索ソフトをその装置のバッククラウンドで起動させて走らせる。 そして、ステップ５で副データに書かれている検索情報を読み取り検索を行ない、図５のステップ６で検索出来たか否かを判断する。

【００４７】検索できれば、ステップ７へ進んで検索されたデータの分類情報や保管場所を副データに書き込みして更新する。 そして、ステップ８で検索された本体データ（イメージデータ等）を格納場所（光磁気ディスク７等の情報記憶媒体）より読み出して、副データの後ろに本体データとして付加して、ステップ９へ進む。 ステツプ６で検索出来なかったと判断した場合は、ステップ７，８をスキップしたステップ９へ進む。

【００４８】ステップ９では、検索ソフトを終了させ、
副データに書かれている次の検索先（データベース）のアドレスを読み取る。 その結果、目標のデータベースを全部アクセス終了した場合は、ステップ１０からステップ１１へ進んで、送信元の検索装置に戻り、情報収集が終了したことを画面上に表示し、本体データ等はハードディスクへ一時保管する。 目標のデータベースを全部アクセス終了していなければ、ステップ１０からステップ２へ戻って上述の処理を繰返し、次のデータベースの検索を行なう。

【００４９】このように、副データに情報収集機能を持たせることにより、従来の欠点であった、機械との対話による無駄な待ち時間や、分散しているデータベースをオペレータがいちいち検索する必要もなくなる。

【００５０】なお、情報収集中に上記副データがどの装置にいるかをその副データの送り元の検索装置に知らせる情報を送るようにすれば、検索装置側で情報収集の進行状況を把握することができる。 また、上記副データの情報として、検索条件の他に収集緊急度，依頼主の識別情報，収集期限，重要度等の依頼側環境の情報を付加することもできる。

【００５１】次に、この発明による情報回覧方式の実施例を説明する。 この場合も図２に示した情報管理システムを使用して、例えば端末装置１からＬＡＮを構成するネットワーク４を経由して回覧先である電子ファイル装置２，３に情報を流す例について述べる。 なお、回覧先は電子ファイル装置に限らず、ワークステーションやパーソナルコンピュータ等の端末装置であってもよい。

【００５２】この場合、端末装置１で図１に示したような構造の本体データＭＤに副データＳＤを付加したファイル情報を作成し、それをネットワーク４へ送り出すことによって、本体データ（イメージデータ等）ＭＤの回覧処理を遂行することができる。 副データＳＤには、例えば端末装置１で必要とする回覧先の情報（行き先のアドレス）、回覧後の更新情報、及び本体データＭＤにコメントとして書き込まれた情報やイメージでコメントやチェックマークが追加された場合には、その配置や本体データのイメージの切れ目情報等が副データに付加される。

【００５３】このような副データを読み込んで解析するには、やはりネットワーク４に接続されているアクセス可能な装置には、その副データを読み取って解析できるＯＳに近いプログラムが常駐していなければならない。
しかし、場合によってはこのようなＯＳがなくても、副データの構造の中に目的の装置に入り込むことで自立的に立ち上がり、入り込んだ装置の資源を利用して回覧情報を表示し、回覧先にチェックマークを要求したりすることも可能である。

【００５４】この例では、図２の電子ファイル装置２が副データを読み取った場合、その副データに書かれている回覧情報から、回覧先の装置にイメージ的に本体データ及び副データからの生成情報を表示画面に表示し、チェックを促すメッセージを表示する。

【００５５】その表示された回覧情報に回覧先でサイン等のチェックマークを付けたり必要に応じてコメント等も入れることができる。 さらに、サイン等のイメージ情報があれば、それを読み取って副データの後に本体データとしてくっつける。 この時、副データは本体データの切れ目や構造情報が追加され更新され、次の回覧先に向けてＬＡＮのネットワーク４上に送出される。

【００５６】同様な手順で書く回覧先に順次情報が移動し、所定の回覧が終了してチェックマークが揃った時点で回覧送出元（この例でき端末装置１）に戻り、各回覧先で得たコメント等をハードディスク５に一時保管し、
同時に回覧が終了したことを表示装置の画面に表示する。

【００５７】図６乃至図８は、この情報管理システムにおける情報回覧の処理例を示すフローチャートである。
情報収集作業を開始すると、先ず図６のステップ１で回覧元の装置（端末装置１又は電子ファイル装置２あるいは３）にて回覧条件を入れた副データＳＤを生成して、
回覧したい本体データＭＤに付加する。 ステップ２でその副データをそこに書かれている回覧先のアドレス情報をもとにＬＡＮ経由で交信する。

【００５８】ステップ３で目標の装置に入り込み完了すると、ステップ４で副データの情報により必要な回覧情報ソフトをその装置のバッククラウンドで起動させて走らせ、その装置の表示画面に回覧情報を表示する。 そして、図７のステップ５で回覧終了のチェックマークを付加する。 その時の画面はイメージ的に表わされる。 その後、ステップ６で回覧完了か否かを判断する。

【００５９】回覧完了であれば、ステップ７へ進んで回覧されたアドレス情報削除等の情報を副データに書き込みてして更新し、ステップ８でマーク等のイメージデータを副データの後ろの本体データに追加して、ステップ１０へ進む。 ステップ６で回覧完了でない場合は、ステップ９でタイマ待ち（回覧処理が一定時間行われない時）をしてステツプ１０へ進む。

【００６０】ステップ１０では、回覧ソフトを終了させ、副データに書かれている次の回覧先のアドレスを読み取る。 その結果、図８のステップ１１で目標の回覧先を全部終了したと判断すると、ステツプ１２へ進んで、
回覧依頼元の装置に戻り、回覧が終了したことを画面上に表示し、本体データ等はハードディスクへ一時保管する。 目標の回覧先を全部終了していなければ、ステップ１１からステップ６へ戻って上述の処理を繰返し、次の回覧先での回覧処理をを行なう。

【００６１】このように、副データに回覧処理機能を持たせることにより、従来の書類回覧を電子化することができ、回覧者不在による無駄な待ち時間が生じたり、分散している回覧先にいちいち行く必要もなくなる。

【００６２】図９乃至図１１は、この情報回覧方式の具体例を示す図である。 図９において、データはイメージ情報等の本体データＭＤとその本体データを管理する副データＳＤからなり、その持ち方をイメージ的に表わしている。 回覧内容やどういう形式で表示するかなどの情報は本体データに入っている。 回覧順序，回覧の緊急度，依頼主のＩＤ番号，回覧期限，重要度等は副データに付加されている。

【００６３】その副データの管理情報に従って図１０に矢印付き破線で示すように回覧され、その回覧が書く回覧先で終了する度に副データは管理情報として更新される。 回覧依頼元や回覧先で要求があれば、その副データの内容を図１１に示すように表わすことができ、この時点でもその副データに警告や催促等の管理情報を付加することができる。 なお、回覧処理中に、回覧条件を入れた副データが今どこにいるかを示す情報を、回覧依頼元の装置に送るようにすれば、回覧依頼元で回覧の進捗状況を常に把握することができる。

【００６４】次に、この発明による情報検印方式の実施例を説明する。 この場合も、図２に示した情報管理システムを使用して、例えば端末装置１からＬＡＮを構成するネットワーク４を経由して検印依頼先である電子ファイル装置２，３に情報を流す例について述べる。 なお、
検印依頼先は電子ファイル装置に限らず、ワークステーションやパーソナルコンピュータ等の端末装置であってもよいが、印鑑やサイン等のイメージを読み取る手段を備えていることが望ましい。

【００６５】この場合、端末装置１で図１に示したような構造の本体データＭＤに副データＳＤを付加したファイル情報を作成し、それをネットワーク４へ送り出すことによって、本体データ（イメージデータ等）ＭＤの検印処理を遂行することができる。 副データＳＤには、例えば端末装置１で必要とする検印先の情報（行き先のアドレス）、検印後の副データの更新情報、及び本体データＭＤに書き込まれた情報やイメージでコメントや印鑑あるいはサインが追加された場合には、その配置や本体データのイメージの切れ目情報等が付加される。

【００６６】このような副データを読み込んで解析するには、やはりネットワーク４に接続されているアクセス可能な装置には、その副データを読み取って解析できるＯＳに近いプログラムが常駐していなければならない。
しかし、場合によってはこの様なＯＳがなくても副データの構造の中に目的の装置に入り込むことで自立的に立ち上がり、入り込んだ装置の資産を利用して検印者に検印を要求することも可能である。

【００６７】ここの説明では、図１の電子ファイル装置２が副データを読みとった場合、その副データに書かれている検印情報から検印者の装置にイメージ的に検印用フォーマットを本体データ及び副データから生成し、検印を促すメッセージを表示する。 検印者はそのフォーマットを見て印鑑やサイン等の検印を行うが、必要に応じてコメントやチェックマーク等も入れることができる。
検印者は検印を拒絶することも可能であり、その場合も理由書をつけて返すことになる。

【００６８】印鑑やサイン、あるいはさらにコメントやチェックマーク等のイメージ情報があれば、副データの後に本体データとしてくっつける。 この時、副データは本体データの切れ目や構造情報が追加されて更新され、
次の装置に向けてＬＡＮのネットワーク４上に送出される。 したがって、次の検印先で検印情報を表示する際にそれらのイメージ情報も併せて表示することができる。

【００６９】拒絶された場合は検印依頼元に返送される。 検印依頼元では、その副データや本体データに追加された理由書を同様な方法で表示画面にイメージ表示する。 また、必要に応じて理由書に従ってフォーマットを作り直したり、必要な情報を添付したりして副データや本体データを更新する。 この様な操作は履歴として副データに記録される。

【００７０】その後、同様に検印先に再送され、引き続き上記で述べた手順で検印処理を繰り返し、所定の検印を入手後、送出元である検印依頼元の端末装置１に戻り、検印の結果を一時的にハードディスク５等に格納する。 同時に検印処理が終了したことを表示装置の画面に表示する。 このような検印処理中に、検印回覧条件を作り込んだ副データが付加されたデータが今どこにいるかを知らせる情報を、検印依頼元の装置（上述の例では端末装置１）へ送るようにすれば、検印依頼元では検印の進捗状況を常に把握することができる。

【００７１】図１２乃至図１４は、この情報管理システムにおける情報検印の処理例を示すフローチャートである。 この処理の作業内容は上述のとうりであり、各ステップ１〜１２の処理も前述した情報回覧の処理（図６乃至図８）における各ステップ１〜１２の処理と略同様であるので、その説明は省略する。

【００７２】図１５乃至図１７は、この情報検印方式の具体例を示す図である。 図１５において、データはイメージデータ等の本体データＭＤとそれを管理する副データＳＤからなり、その持ち方をイメージ的に表している。 検印目的や内容およびその情報をどういう形式で表示するかなどの情報は本体データに入っている。

【００７３】検印順序，検印の緊急度，依頼主のＩＤ番号，検印期限，重要度等は副データに付加されている。
その副データの管理情報に従って図１６に矢印付き破線で示すように回覧され、検印先での処理が終了する度に副データは管理情報として更新される。 作成元や検印先で要求が有れば、副データの内容を図１７に示すように表示することができ、その時点でも副データに警告や催促等の管理情報を付加することが出来る。

【００７４】このように、副データに検印収集機能を持たせることにより、従来の書類の持ち回りによる検印の問題点であった、検印者不在による無駄な待ち時間や、
分散している検印者の所にいちいち書類を持って行く必要もなくなる。

【００７５】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明の情報管理システムにおける情報収集方式によれば、情報収集のための検索条件を入れた副データを作るだけで、Ｌ
ＡＮのネットワークに接続された各電子ファイル装置や端末装置から必要な情報を自動的に収集してくれるため、次のような効果を生むことができる。

【００７６】（１）操作者と装置との１対１の操作による待ち時間がなくなり、作業効率が良くなる。 （２）処理は装置のあいている時間を利用して行われるかあるいはバックグランド処理で行うことが出来るため、装置の稼動率を上げることができる。 （３）情報収集の処理データが自立的に動き回って情報を収集出来るので情報の共有化や再利用の効率化が計れる。

【００７７】また、この発明による情報回覧方式は、回覧元の装置で回覧条件をいれた副データを付加した回覧先情報を作るだけで、自動的に各回覧先の装置へ情報を持ち回ってくれるため、次のような効果を生むことができる。

【００７８】（１）回覧者不在による回覧の遅れをふせぐことが出来る。 （２）分散している回覧先にいちいち行く必要がなくなり、無駄な時間を節約出来る。 （３）回覧情報が自立的に動き回って回覧処理出来るので、回覧作業の効率化を計れる。

【００７９】さらに、この発明による情報検印方式は、
検印依頼元の装置で検印の順序を規定した検印条件を入れた副データを付加した検印情報を作るだけで、自動的に各検印先の装置へ情報を持ち回って検印を受ける処理してくれるため、次のような効果を生むことができる。

【００８０】（１）検印依頼者と検印者とが１対１で会う必要がなくなるため、検印者不在による待ち時間がなくなり、作業効率が良くなる。 （２）大企業などの検印者が分散していて一箇所に集中していることが少ない環境化での検印処理が容易になる。 （３）検印処理データが自立的に動き回って検印を受ける処理ができるので、作業の効率化を計れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による情報収集，回覧，検印方式を実施するために作成されるデータの構造例を示す説明図である。

【図２】この発明を実施するための情報管理システムの一例を示す構成図である。

【図３】図２における電子ファイル装置２，３として使用できる一般的な電子ファイル装置のハード構成を示す図である。

【図４】図２に示した情報管理システムにおいてこの発明による情報収作業を実施する場合の処理例を示すフローチャートである。

【図５】同じくその続きのフローチャートである。

【図６】図２に示した情報管理システムにおいてこの発明による情報回覧作業を実施する場合の処理例を示すフローチャートである。

【図７】同じくその続きのフローチャートである。

【図８】同じくさらにその続きのフローチャートである。

【図９】同じく情報回覧作業に用いるデータの具体例を示す説明図である。

【図１０】図９のデータによる回覧順序の説明図である。

【図１１】図１０における回覧作成元及び回覧側で表示できる副データの内容例を示す説明図である。

【図１２】図２に示した情報管理システムにおいてこの発明による情報検印作業を実施する場合の処理例を示すフローチャートである。

【図１３】同じくその続きのフローチャートである。

【図１４】同じくさらにその続きのフローチャートである。

【図１５】同じく情報検印作業に用いるデータの具体例を示す説明図である。

【図１６】図１５のデータによる検印順序の説明図である。

【図１７】図１６における検印要求元及び検印者側で表示できる副データの内容例を示す説明図である。

【符号の説明】 １ 端末装置（ワークステーションやパーソナルコンピュータ等） ２，３ 電子ファイル装置 ４ ＬＡＮのネットワーク ５，６ ハードディスク（磁気ディスク：ＨＤ） ７ 光磁気ディスク １１ 情報処理装置（本体） １２ キーボード １３ スキャナ １４ 表示装置 １５ プリンタ １６ 通信装置 １８ 光磁気ディスクドライブ装置（ＯＤＤ） ＭＤ 本体データ ＳＤ 副データ