【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、情報処理装置の電子メールシステムを構成する技術に関し、特にメール送信の際の宛先指定誤りを防止する方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールを送る場合に宛先メールアドレスをしばしば誤ってしまう。 これは、無駄な通信トラフィックの発生、プライベート情報の漏洩など諸問題の原因になっている。

【０００３】そこで宛先誤りに防止する公知例として、
特開平06−125359号、特開平05−235999号および特開平
11−31109号などが提起されている。

【０００４】特開平06−125359号および特開平05−2359
99号は、メールアドレスの登録簿（アドレス登録簿）と送信アドレスを比較し、アドレス登録簿に送信アドレスが存在しない場合に、誤送信の恐れありと判断して、送信者に修正を促したり、アドレス登録簿に存在する類似のアドレスに自動修正することで、メールの誤送信の防止策としている。

【０００５】特開平11−31109号は、宛先ごとに、送信メールの内容に関する特徴情報（文末が丁寧語で終わる文の出現頻度、送信者の署名、語彙の出現頻度の中の少なくともいずれか1つ）を抽出しておき、送信しようとするメールの宛先が特徴情報の傾向に合わない場合に、
送信者に注意を促すことをもって解決手段としている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかし、次の（事例)
を従来技術によると防止できない。 発生頻度が大きいこのような事例を防げないのは、従来技術の大きな不備といえる。

【０００７】(事例)送信者の不注意で、間違った宛先にメール送信してしまう。

【０００８】とくに、HITACHI,TARO−KANAGAWAに送るつもりのメールが、送信者の宛先指定誤りにより、HITACH
I,TARO−EBINA宛に届くという誤り。

【０００９】この事例に見られるような誤りは増えている。 というのも、宛先アドレスをアドレス登録簿からポインティグデバイスにて指定できる方法が採用されて、
ポインティグ操作の誤りに気づかないままに、アドレス登録簿内に隣接するアドレスや類似の文字列で構成されたアドレスを宛先として指定しやすくなっているからである。

【００１０】特開平06−125359号および特開平05−2359
99号は、存在しないアドレスを宛先に指定した誤送信の防止を可能にする用途に限定されるものであり、（事例）のようなアドレス登録簿に存在する宛先への誤送信を防止できない。 また、特開平11−31109号では、アドレス登録簿に存在する類似の宛先への誤送信が防止できることもあるが、特徴情報の傾向と逸脱しやすいメールも多く、たとえばメール本文の履歴を残した形での転送や返送の場合などに適応が難しい。

【００１１】本発明では、（事例）のようにアドレス登録簿に存在する別のアドレスを宛先として指定してしまうような誤送信を、簡便に防止する方法を提供することを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】本発明では、メールを送信する際に、送信端末内のメールを送受信するソフトウェア（メールクライアントソフトウェア）が宛先を参照して、次の条件をともに満たす場合は、アルファベット順にソートされたアドレス登録簿に隣接するアドレスを、誤って指定した可能性が高いと考えられるので、確認メッセージを表示し、送信者の不注意を警告することで、アドレス登録簿に存在する宛先への誤送信を防止する。

【００１３】条件：（１）宛先のアドレスが、送信者が頻繁に送信するとしてあらかじめ指定以外の所属である。

【００１４】条件：（２）宛先アドレスと類似の氏名（例えば同姓）で、送信者が頻繁に送信するとしてあらかじめ指定以外の所属のアドレスが、アドレス登録簿に存在する。

【００１５】メールアドレスは通常、姓名＋所属名という構成になっており、どの部分が氏名を示し、どの部分が所属名を示すのかは、メールシステムごとにルール化されているのが一般的である。

【００１６】例1＜氏名を表す文字列−所属名を表す文字列＞のタイプ HITACHI,TARO−EBINA HITACHI,TARO−KANAGAWA ここで区切り文字は−であり、−以下が所属を表す。

【００１７】例2＜ユーザーIDを表す文字列@ドメイン名を表す文字列＞のタイプ taro@cm.tcd.hitachi.co.jp taro@ebina.hitachi.co.jp ここで@が区切り文字であり、@以下がドメイン名を表す。

【００１８】本発明によると、登録簿に存在する宛先への誤送信を簡便に防止するという課題が達成できる。 しかも、本文の内容に依存しないので、転送時にも適用できるものとなる。

【００１９】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態に関わる装置を図面を参照しながら説明する。

【００２０】図１は本発明方法の一実施例のシステム構成図を示す。 同図中、１０はメールクライアント端末として用いる情報書処理装置本体1０で、情報処理装置本体１０には、中央処理装置（ＣＰＵ）１１、メインメモリ１２、および外部記憶装置１３が設けられている。 Ｃ
ＰＵ１１は、上記のメインメモリ１２に双方向のバスを介して接続されており、これらと外部記憶装置１３などの動作を制御する。 この外部記憶装置１３としては、ハードディスク、不揮発性メモリ等が考えられる。

【００２１】外部記憶装置１３は、ＣＰＵ１２が実行するプログラムを予め格納している記憶装置で、メールクライアントソフトウェア２０を格納している。 また本実施例で特徴的な無警告所属名簿４０、アドレス登録簿５
０、送信者アドレス参照手段２１、宛先アドレス参照手段２２、無警告所属名簿参照手段２３、アドレス登録簿参照手段２４、アドレス特徴抽出手段２５、宛先アドレス正誤判定手段２６、そして誤送信警告表示２７を格納している。 これらは、メールクライアントソフトウェア２０がメインメモリ１２に転送して参照したり起動したりする。

【００２２】アドレス登録簿５０は、クライアントコンピュータに存在して、特定のユーザ専用に存在しても、
また、ネットワーク上で複数のユーザ共用に存在してもよい。

【００２３】また、その掲載内容はメールシステムの形態やクライアントコンピュータの使用状況に応じて任意とし、たとえば、特定のユーザ専用につくられた少数のアドレスが掲載されたものであっても、社内に存在するすべてのメールユーザのアドレスを掲載したものであってもよい。 無警告所属名簿４０は宛先として頻繁に指定するアドレスの所属（組織名など）を、警告対象外の所属として登録しておく名簿であり、一般には、送信者自身が存在する所属（組織名など）およびその他の通常送信する所属（組織名など）が登録対象に該当する。 無警告所属名簿４０も、アドレス登録簿５０同様にクライアントコンピュータに存在して、特定のユーザ専用に存在しても、また、ネットワーク上で複数のユーザ共用に存在してもよい。

【００２４】アドレス特徴抽出手段２５は、メールアドレスから氏名と所属を示す名称を抽出する。 宛先アドレス正誤判定手段２６は、送信しようとするメールの宛先に誤りがないかについて判定（正誤判定）を行い、誤りのおそれがあると判断した場合に、誤送信警告表示２７
を起動する。 正誤判定は、アドレス特徴抽出手段２５によって得られた特徴情報を参考にして、送信メールの宛先アドレス３２、アドレス登録簿に存在する宛先アドレス５１、そして無警告所属名簿参照手段２３によって得られた所属名４１と比較して行われる。 送信メールの送信者のアドレスおよびアドレス登録簿に存在する宛先アドレスおよび送信しようとするメールの宛先のアドレスは、各々、アドレス登録簿参照手段２４および宛先アドレス参照手段２２を通じて取得する。

【００２５】次に、本実施例の動作についてフローチャート（図３〜図５）とともに説明する。 メールクライアントソフトウェア２０は、メールを送信しようとするユーザからメール送信指示を受けた際に宛先アドレス正誤判定手段２６を起動する（ステップ６０）。 宛先アドレス正誤判定手段２６は、宛先アドレス参照手段２２を起動する（ステップ６１）。 宛先アドレス参照手段２２を通じて、宛先アドレス正誤判定手段２６は、宛先アドレス３２を取得する（ステップ６２）。 つぎに、宛先アドレス正誤判定手段２６は、無警告所属名簿参照手段２３
を起動して、無警告所属名４１を取得する（ステップ６
３）。

【００２６】取得した宛先アドレスについてを相互に比較して、宛先アドレス正誤判定手段２６は、正誤判定を行う。 具体的には条件（１）（２）をともに満たす場合に、宛先の指定に誤りのおそれがあると判断する。

【００２７】条件（１）送信者が通常送信しない所属に存在する（送信者と同一でない組織など）ことを示すアドレスが宛先になっている場合。

【００２８】条件（２）宛先アドレスのユーザ名と類似のユーザ名（同姓など）をもち、かつ送信者と同一所属もしくは通常送信する所属に存在するアドレスが、アドレス登録簿に存在する場合。

【００２９】なお、「所属」とは、ポストオフィス名や部署名やホストコンピュータ名などのことを示す。 そして、本実施の形態においては頻繁に送信する組織などを無警告所属名簿に登録しておき、ここに存在する所属名を「通常送信する所属」として、これを警告対象外と扱う。 一方、無警告所属名簿に存在しない所属名を「通常送信しない所属」として、宛先指定誤りの恐れありとして扱う。

【００３０】ここで、条件（１）および条件（２）を順に検証していく。 条件（１）の検証は宛先アドレスと、
無警告所属名簿とを比較して行う。 そのために、まず、
宛先アドレス正誤判定手段２６はアドレス特徴抽出手段２５を起動する（ステップ７０）。

【００３１】そしてアドレス特徴抽出手段２５が、宛先アドレスを示す文字列から指定された区切り文字(−や
@)を見つける（ステップ７１）。 区切り文字の前後で宛先アドレスの文字列を要素分解し、宛先アドレス３２から氏名を表す文字列および所属を示す文字列を取得する（ステップ７２）。

【００３２】メールアドレスにおける区切り文字は、メールシステムによって異なるが、およそ−や@などに特定されているのが普通である。 そこで、アドレス特徴抽出手段２５は、−や@を区切り文字として見なす。 通常は、区切り文字の後に続く文字列を所属を示す文字列と見なすものとするが、区切り文字の前を所属を示す文字列と見なすように設定してもよい。

【００３３】つぎに宛先アドレス正誤判定手段２６は、
無警告所属名簿参照手段２３を通じて無警告所属名簿４
０から取得した所属を示す文字列と、宛先アドレス３２
から取得してある所属を示す文字列とを比較する（ステップ７３）。 宛先の所属名が、無警告所属名簿に存在しない場合に、宛先の指定に誤りのおそれがあると判断して（ステップ７４）、条件（２）の検証にすすむ。 宛先の所属名が、無警告所属名簿４０に存在する場合には、
宛先の指定誤りがないと判断して、通常の送信処理にすぐに移行する。

【００３４】条件（２）の検証は、宛先アドレスの氏名と同一または類似の文字列と、無警告所属名簿に存在しない所属とを組み合わせた文字列をもつアドレスが、アドレス登録簿に存在するか否かを調べることにより行う。 宛先アドレス正誤判定手段２６は、アドレス登録簿参照手段２４によってアドレス登録簿５０に存在するアドレスを順に参照して、アドレス特徴抽出手段２５によって特徴情報を抽出する（ステップ８３）。 そして、宛先に指定した類似の氏名であり、かつ、無警告所属名簿に存在しない所属であるアドレスがアドレス登録簿に存在すると、宛先の指定に誤りのおそれがあると判断する（ステップ８５、８６）。 この場合に、誤送信警告表示（ステップＡＡ）に進む。

【００３５】以上の条件（１）および条件（２）の検証において、宛先の指定に誤りのおそれがあると判断した場合、確認メッセージを表示し、送信者の不注意を警告する。

【００３６】これは、誤送信警告表示２７を表示装置１
４に表示する（ステップＡＡ）ことによって行う。 この表示によって、ユーザは宛先指定の誤りについて注意を促される事になる。

【００３７】メールクライアントソフトウェア２０は、
誤送信警告に対するユーザの反応に応じて発信処理を続けか否かを決定するために、誤送信警告表示として、送信メールの宛先アドレスを修正するか否かを指定できるボタンである修正要求ボタン９０と修正取り消しボタン９１および警告対象となっているアドレスを表示する。

【００３８】送信者が、宛先アドレスを修正する場合には、修正ボタン９０を押し下げる。 すると修正アドレス記入ウィンドウ９２が表示されるので、送信者は、ここに訂正する正しいアドレスを記入する。 修正アドレス記入ウィンドウには、送信ボタン９３が付随しており、このボタンを押し下げることにより、宛先アドレスが訂正された状態でメールの送信処理が実行される。

【００３９】宛先アドレス正誤判定手段２６は以上をもって、その役割を果たしたので、メールクライアントソフトウェアに制御を戻し、終了する。 一方、送信者と宛先のポストオフィスが同一と判断した場合には、誤送信警告表示は行わない。 宛先アドレス正誤判定手段２６は以上をもって、その役割を果たしたので、メールクライアントソフトウェアに制御を戻し、終了する。 メールクライアントソフトウェアは、通常とおりにメールの送信処理を遂行する。

【００４０】上記の実施の形態においては、誤送信の恐れありと判断する条件として条件（１）条件（２）の双方が成立するときとしたが、誤送信の恐れありと判断する条件として（１）または（２）の一方の成立としてもよく、その組み合わせ方は、ユーザ任意で可変としてもよい。 また、送信者とポストオフィスが同じ宛先に自動修正する機構を用意してもよい。

【００４１】また、上記実施の形態では、ハードディスクに格納された諸手段をメールクライアントソフトウェア２０がメインメモリ１２に転送して参照されたり実行されたりするものとして示したが、このような諸手段はＣＤ−ＲＯＭやフロッピーディスク等の外部記憶媒体、
あるいはフラッシュＥＥＰＲＯＭ等の半導体メモリを含む記憶媒体に格納されているものを読み出して使用するものとしてもよいし、データ通信によって外部から伝送されてきたものをなんらかの記憶媒体に格納するものとしてもよい。 その他、本発明は上記各実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲内で種々変形して実施することが可能であるものとする。

【００４２】

【発明の効果】以上、本発明によれば、登録簿に存在する宛先への誤送信を簡便に防止する電子メールシステムを運用できる情報処理装置及び方法、媒体を提供することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】情報処理装置本体の図である。

【図２】本発明のメールシステムの構成を示した図である。

【図３】実施例の動作フローチャートである。

【図４】実施例の条件（１）の動作フローチャートである。

【図５】実施例の条件（２）の動作フローチャートである。

【図６】誤送信警告表示の図である。

【符号の説明】

１０…情報処理装置本体、１…中央処理装置（ＣＰ
Ｕ）、２…メインメモリ、３…外部記憶装置、４…表示装置。

フロントページの続き (72)発明者 井奥 章 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町216番地 株 式会社日立製作所通信システム事業本部内 Ｆターム(参考） 5B089 GA11 GA21 GB04 JA31 JB22 KA03 KB06 LA19 LB14 5K030 HA06 KA05 LA01 9A001 BB03 BB04 CC08 FF03 HZ33 JJ01 JJ14 JJ18