本発明は、管理対象である複数の情報又はデータを管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に係るプログラムに関する。

近年、パーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」又は「ＰＣ」という。）が普及し、個人的に又は仕事上、広く利用されている。 例えば、パソコンは、情報の入力元となる外部装置、又は、パソコンからの指令に基づいた指令を実行する外部装置に、各々通信可能な状態で接続され、利用されている。 具体的には、パソコンには、これら外部装置から多くのデータが送信されるとともに、この情報が利用・管理されている一方、管理された情報に基づいた処理が外部装置に対してなされている。 なお、このような各処理に応じた外部装置を複数台設置困難な環境においては、複数の機能を実行可能な手段を複数備えた、いわゆる複合機とパソコンが接続され、利用されている。

このように、パソコンと外部装置は、多くの情報が、外部装置の動作に関連して相互に送受信された上で、これら多くの情報がパソコンによって管理されている（例えば、特許文献１参照。）。

そして、従来、上記のとおり多くのデータを管理しなければならないパソコンにおいて、管理対象であるデータを利用した作業効率を向上させるため、データ相互の関連付けを行う技術が提案されている。

例えば、データの記録時、記録するデータに他のデータを関連付けるため、関連付ける条件の指示を求めるメッセージを表示させ、利用者がその表示に応じて指示することにより関連付けることが可能な情報管理システムがある（例えば、特許文献２参照。）。

特開２００４−３２０８５号公報

特開２０００−３１５２０３号公報

しかしながら、上記従来の複合機とパソコンが接続され構築されたシステムに、公知の情報管理システムを適用しただけでは、データ相互の関連付けは可能であるが、外部装置が備える対話通信機能を特定の通話者との間で利用した際に、その特定の通話者との関係において関連したデータを出力することはできず、それらデータの出力は外部装置を利用した利用者の記憶に頼るしかなかった。

このことを日常のオフィスで行われている業務を例に説明すると、通常、一つの取決めがなされる場合、業務相手と電話でのやり取りが行われているが、そのやり取りは一度で終わらず、同じ業務相手と二度、三度と電話をすることによってなされている。 かかる場合、上記従来の情報管理システムでは、業務相手をキーとした関連データの出力を行うことができなかった。

その結果、前回の通話から今回の通話の間隔が長くなってしまった場合は、通話の開始に際し、前回の内容を確認する作業が必要となり、すぐに今回話したい内容に移ることができなかった。 このことは、過去の経緯を把握している通話者にとっては、煩わしいものであり、また、通話時間や通信費用の無駄を生じさせていた。

本発明は、対話通信の相手を示す対話通信相手情報をキーとして、相互に関連性を有したデータの管理可能な情報管理システム、この情報管理システムに含まれる情報処理装置及びこの情報処理装置に対して所定の動作を実行可能なプログラムを提供することを目的とする。

上記従来の課題に鑑みなされた本発明は、第１対話通信手段により通話した期間である第１期間と、利用データが利用対象とされた期間である第２期間に、重複する期間が存在するとき、該利用データを、前記第１期間に対話通信した内容である対話通信内容データに関連するものとして、関連付与手段により関連を付与する。 そして、前記第１対話通信手段により対話通信が実行されたとき、該対話通信の対話通信相手先情報を検索条件として、過去の前記対話通信内容データを検索し、該対話通信内容データと、前記関連付与手段により該対話通信内容データに関連を付与された前記利用データと、を出力するものである。

本願の請求項１に係る発明によれば、対話通信手段による対話通信に関連性を有したデータを、対話通信相手毎に管理可能な情報管理システムを得ることが可能であり、さらに、この関連性を有したデータを対話通信相手と共有することも可能であるため、通信相手との対話を円滑に進めることができると共に、この関連性を有したデータの出力は、対話通信の実行を条件に行われるため、利用者が検索、出力する必要がなく、利用者の作業負担を減らすことができる。 これにより、通信時間や通信費用の無駄を生じることはない。 そして、対話通信相手に対しては、関連データ検索のために待たせることがなく、不快な気持ちにさせることはない。

請求項２に係る発明によれば、対話通信手段による対話通信に広く関連性を有したデータを、対話通信相手毎に管理可能な情報管理システムを得ることが可能であり、さらに、この関連性を有したデータを対話通信相手と共有することも可能であるため、通信相手との対話を円滑に進めることができると共に、この関連性を有したデータの出力は、対話通信の実行を条件に行われるため、利用者が検索、出力する必要がなく、利用者の作業負担を減らすことができる。 これにより、通信時間や通信費用の無駄を生じることはない。 そして、対話通信相手に対しては、関連データ検索のために待たせることがなく、不快な気持ちにさせることはない。

請求項３に係る発明によれば、対話通信相手の第２出力手段にも検索結果を出力できるため、対話通信に関連したデータに対し、対話通信相手も閲覧、保存、追記等様々な処理を施すことができる。

請求項４に係る発明によれば、出力したい情報だけを選択出力可能なため、不必要なデータ転送、出力を防ぐことができる。

請求項５に係る発明によれば、請求項１に係る情報管理システムを構築可能な情報処理装置を得ることができる。

請求項６に係る発明によれば、請求項５に係る情報処理装置として動作可能なプログラムを得ることができる。

請求項７に係る発明によれば、請求項２に係る情報管理システムを構築可能な情報処理装置を得ることができる。

請求項８に係る発明によれば、請求項７に係る情報処理装置として動作可能なプログラムを得ることができる。

本願の請求項１に係る発明は、電気通信回線を介して、第２対話通信手段を備える第２外部装置と対話通信及び対話通信相手情報のやり取りが可能な第１対話通信手段を備えた第１外部装置と、前記第１外部装置と通信可能に接続され、第１出力手段を備えた第１情報処理装置と、前記第１情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記第１情報処理装置は、前記第１対話通信手段により対話通信した期間である第１期間と、前記対話通信相手情報と、対話通信内容である対話通信内容データと、を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した前記対話通信内容データを、前記利用データとして前記第３記憶手段に記憶させる記憶制御手段と、前記対話通信内容データを特定するための対話通信内容データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第２特定手段と、前記第２期間と、前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記第１期間に関係付けられた前記対話通信内容データ特定情報によって特定される前記対話通信内容データに、関連するものとして関連を付与する関連付与手段と、前記第１検出手段の検出を条件として、前記第１検出手段により検出された前記対話通信相手情報と、同一の前記対話通信相手情報を、前記第１記憶手段から抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記対話通信相手情報と関係付けて記憶された前記対話通信内容データ特定情報により特定される前記対話通信内容データと、前記記憶制御手段により前記利用データとして記憶された該対話通信内容データに、前記関連付与手段によって関連を付与された前記利用データと、を前記第１出力手段、前記第１外部装置もしくは前記第２外部装置の少なくともいずれかひとつに出力する出力制御手段と、を備え、前記第１外部装置は、前記第１対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記第１情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データと、を提供する提供手段を備えていることを特徴とする情報管理システムである。

これにより、対話通信期間である第１期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。 その結果、対話通信中に作成、更新保存、印刷等を行った利用データを、その対話通信の対話通信内容データに関連するものとして関連を付与することができ、対話通信の開始を条件に、対話通信相手情報をキーとして、その対話通信相手との過去の対話通信内容、及び、その対話通信内容に関連を付された利用データを検索、出力できる。

なお、第１期間又は第２期間における「期間」は、時点の要素も含むものである。

また、第１記憶手段と第２記憶手段は、異なる２つのテーブルである必要はなく、各々のテーブルのレコードを構成する各項目を特定することができるものであれば、１つの記憶手段であってもよい。

さらに、対話通信相手情報とは、電話番号等、対話通信相手を特定できるものである。

請求項２に係る発明は、電気通信回線を介して、第２対話通信手段を備える第２外部装置と対話通信及び対話通信相手情報のやり取りが可能な第１対話通信手段を備えた第１外部装置と、前記第１外部装置と通信可能に接続され、第１出力手段を備えた第１情報処理装置と、前記第１情報処理装置からアクセス可能な利用データを記憶する第３記憶手段と、を含む情報管理システムであって、前記第１情報処理装置は、前記第１対話通信手段により対話通信した期間である第１期間と、前記対話通信相手情報と、対話通信内容である対話通信内容データと、を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した前記対話通信内容データを、前記利用データとして前記第３記憶手段に記憶させる記憶制御手段と、前記対話通信内容データを特定するための対話通信内容データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第２特定手段と、前記第２期間と、前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に該第１期間の終端から所定期間を加えた第３期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記第１期間に関係付けられた前記対話通信内容データ特定情報によって特定される前記対話通信内容データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、前記第１検出手段の検出を条件として、前記第１検出手段により検出された前記対話通信相手情報と、同一の前記対話通信相手情報を、前記第１記憶手段から抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記対話通信相手情報と関係付けて記憶された前記対話通信内容データ特定情報により特定される前記対話通信内容データと、前記記憶制御手段により前記利用データとして記憶された該対話通信内容データに、前記関連付与手段によって関連を付与された前記利用データと、を前記第１出力手段、前記第１外部装置もしくは前記第２外部装置の少なくともいずれかひとつに出力する出力制御手段と、を備え、前記第１外部装置は、前記第１対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記第１情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データと、を提供する提供手段を備えていることを特徴とする情報管理システムである。

これにより、対話通信期間である第１期間に第１期間の終端から所定期間を加えた第３期間を設け、その第３期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。 つまり、対話通信が終わった後の所定期間内に利用したデータを、対話通信に関連したデータとして認定できる時間を設けることができる。 その結果、対話通信中はもちろんのこと、対話通信中に話題となった情報や、約束したスケジュール等、対話通信により必要となった情報の対話通信後の取り扱いも、対話通信の対話通信内容データに関連するものとして関連を付与することができ、対話通信の開始を条件に、対話通信相手情報をキーとして、この対話通信相手との過去の対話通信内容、及び、この対話通信内容に関連を付された利用データを検索、出力できる。

請求項３に係る発明は、前記第２外部装置は、前記第１情報処理装置と電気通信回線を介して通信可能な第２出力手段を備えた第２情報処理装置と、通信可能に接続され、前記第１情報処理装置において、前記出力制御手段は、前記第１出力手段、前記第１外部装置、前記第２外部装置、もしくは前記第２出力手段の少なくともいずれかひとつに出力可能な請求項１又は請求項２に記載の情報管理システムである。

これにより、対話通信相手先の情報処理装置が備える第２出力手段でも、関連を付与された情報を出力することができる。

請求項４に係る発明は、前記第１情報処理装置において、前記出力制御手段は、前記利用データを特定し、アクセス可能なアドレス情報として出力され、該アドレスの選択に従い、該アドレスにより示される利用データを出力することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の情報管理システムである。

これにより、容易に、関連付けられたデータを選択して出力することができる。

請求項５に係る発明は、電気通信回線を介して、第２対話通信手段を備える第２外部装置と対話通信及び対話通信相手情報のやり取りが可能な第１対話通信手段と、前記第１対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記第１情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データと、を提供する提供手段と、を備えた第１外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能な第１情報処理装置であって、前記第１対話通信手段により対話通信した期間である第１期間と、前記対話通信相手情報と、対話通信内容である対話通信内容データと、を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した前記対話通信内容データを、前記利用データとして前記第３記憶手段に記憶させる記憶制御手段と、前記対話通信内容データを特定するための対話通信内容データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第２特定手段と、前記第２期間と、前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記第１期間に関係付けられた前記対話通信内容データ特定情報によって特定される前記対話通信内容データに、関連するものとして関連を付与する関連付与手段と、前記第１検出手段の検出を条件として、前記第１検出手段により検出された前記対話通信相手情報と、同一の前記対話通信相手情報を、前記第１記憶手段から抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記対話通信相手情報と関係付けて記憶された前記対話通信内容データ特定情報により特定される前記対話通信内容データと、前記記憶制御手段により前記利用データとして記憶された該対話通信内容データに、前記関連付与手段によって関連を付与された前記利用データと、を前記第１出力手段、前記第１外部装置もしくは前記第２外部装置の少なくともいずれかひとつに出力する出力制御手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置である。

対話通信期間である第１期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。 その結果、対話通信中に作成、更新保存、印刷等を行った利用データを、その対話通信の対話通信内容データに関連するものとして関連を付与することができ、対話通信の開始を条件に、対話通信相手情報をキーとして、その対話通信相手との過去の対話通信内容、及び、その対話通信内容に関連を付された利用データを検索、出力できる。

請求項６に係る発明は、電気通信回線を介して、第２対話通信手段を備える第２外部装置と対話通信及び対話通信相手情報のやり取りが可能な第１対話通信手段と、前記第１対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記第１情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データと、を提供する提供手段と、を備えた第１外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能なコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、前記コンピュータを、前記第１対話通信手段により対話通信した期間である第１期間と、前記対話通信相手情報と、対話通信内容である対話通信内容データと、を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した前記対話通信内容データを、前記利用データとして前記第３記憶手段に記憶させる記憶制御手段と、前記対話通信内容データを特定するための対話通信内容データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第２特定手段と、前記第２期間と、前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記第１期間に関係付けられた前記対話通信内容データ特定情報によって特定される前記対話通信内容データに、関連するものとして関連を付与する関連付与手段と、前記第１検出手段の検出を条件として、前記第１検出手段により検出された前記対話通信相手情報と、同一の前記対話通信相手情報を、前記第１記憶手段から抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記対話通信相手情報と関係付けて記憶された前記対話通信内容データ特定情報により特定される前記対話通信内容データと、前記記憶制御手段により前記利用データとして記憶された該対話通信内容データに、前記関連付与手段によって関連を付与された前記利用データと、を前記第１出力手段、前記第１外部装置もしくは前記第２外部装置の少なくともいずれかひとつに出力する出力制御手段として機能させるためのプログラムである。

対話通信期間である第１期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。 その結果、対話通信中に作成、更新保存、印刷等を行った利用データを、その対話通信の対話通信内容データに関連するものとして関連を付与することができ、対話通信の開始を条件に、対話通信相手情報をキーとして、その対話通信相手との過去の対話通信内容、及び、その対話通信内容に関連を付された利用データを検索、出力できる。

請求項７に係る発明は、電気通信回線を介して、第２対話通信手段を備える第２外部装置と対話通信及び対話通信相手情報のやり取りが可能な第１対話通信手段と、前記第１対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記第１情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データと、を提供する提供手段と、を備えた第１外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能な第１情報処理装置であって、前記第１対話通信手段により対話通信した期間である第１期間と、前記対話通信相手情報と、対話通信内容である対話通信内容データと、を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した前記対話通信内容データを、前記利用データとして前記第３記憶手段に記憶させる記憶制御手段と、前記対話通信内容データを特定するための対話通信内容データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第２特定手段と、前記第２期間と、前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に該第１期間の終端から所定期間を加えた第３期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記第１期間に関係付けられた前記対話通信内容データ特定情報によって特定される前記対話通信内容データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、前記第１検出手段の検出を条件として、前記第１検出手段により検出された前記対話通信相手情報と、同一の前記対話通信相手情報を、前記第１記憶手段から抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記対話通信相手情報と関係付けて記憶された前記対話通信内容データ特定情報により特定される前記対話通信内容データと、前記記憶制御手段により前記利用データとして記憶された該対話通信内容データに、前記関連付与手段によって関連を付与された前記利用データと、を前記第１出力手段、前記第１外部装置もしくは前記第２外部装置の少なくともいずれかひとつに出力する出力制御手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置である。

これにより、対話通信期間である第１期間に第１期間の終端から所定期間を加えた第３期間を設け、その第３期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。 つまり、対話通信が終わった後の所定期間内に利用したデータを、対話通信に関連したデータとして認定できる時間を設けることができる。 その結果、対話通信中はもちろんのこと、対話通信中に話題となった情報や、約束したスケジュール等、対話通信により必要となった情報の対話通信後の取り扱いも、対話通信の対話通信内容データに関連するものとして関連を付与することができ、対話通信の開始を条件に、対話通信相手情報をキーとして、この対話通信相手との過去の対話通信内容、及び、この対話通信内容に関連を付された利用データを検索、出力できる。

請求項８に係る発明は、電気通信回線を介して、第２対話通信手段を備える第２外部装置と対話通信及び対話通信相手情報のやり取りが可能な第１対話通信手段と、前記第１対話通信手段により、対話通信が実行されたとき、前記第１情報処理装置が検出可能な状態で、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データと、を提供する提供手段と、を備えた第１外部装置と通信可能に接続され、利用可能な利用データを記憶する第３記憶手段にアクセス可能なコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、前記コンピュータを、前記第１対話通信手段により対話通信した期間である第１期間と、前記対話通信相手情報と、対話通信内容である対話通信内容データと、を検出する第１検出手段と、前記第１検出手段により検出した前記対話通信内容データを、前記利用データとして前記第３記憶手段に記憶させる記憶制御手段と、前記対話通信内容データを特定するための対話通信内容データ特定情報を特定する第１特定手段と、前記第１検出手段により検出した、前記第１期間と、前記対話通信相手情報と、前記対話通信内容データ特定情報と、を関係付けて記憶する第１記憶手段と、前記第３記憶手段に記憶された前記利用データを利用する利用手段と、前記利用データが前記利用手段により、利用対象とされた期間である第２期間を検出する第２検出手段と、前記第２期間に利用対象とされた前記利用データを特定するための利用データ特定情報を特定する第２特定手段と、前記第２期間と、前記利用データ特定情報と、を関係付けて記憶する第２記憶手段と、前記第１期間に該第１期間の終端から所定期間を加えた第３期間と、前記第２期間に重複する期間が存在するとき、前記第２期間に関係付けられた前記利用データ特定情報により特定される前記利用データを、前記第１期間に関係付けられた前記対話通信内容データ特定情報によって特定される前記対話通信内容データに、関連するものとして関連付けを付与する関連付与手段と、前記第１検出手段の検出を条件として、前記第１検出手段により検出された前記対話通信相手情報と、同一の前記対話通信相手情報を、前記第１記憶手段から抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記対話通信相手情報と関係付けて記憶された前記対話通信内容データ特定情報により特定される前記対話通信内容データと、前記記憶制御手段により前記利用データとして記憶された該対話通信内容データに、前記関連付与手段によって関連を付与された前記利用データと、を前記第１出力手段、前記第１外部装置もしくは前記第２外部装置の少なくともいずれかひとつに出力する出力制御手段として機能させるためのプログラムである。

これにより、対話通信期間である第１期間に第１期間の終端から所定期間を加えた第３期間を設け、その第３期間と、利用データが利用対象とされた第２期間が重複する期間を、関連付け対象の期間とすることができる。 つまり、対話通信が終わった後の所定期間内に利用したデータを、対話通信に関連したデータとして認定できる時間を設けることができる。 その結果、対話通信中はもちろんのこと、対話通信中に話題となった情報や、約束したスケジュール等、対話通信により必要となった情報の対話通信後の取り扱いも、対話通信の対話通信内容データに関連するものとして関連を付与することができ、対話通信の開始を条件に、対話通信相手情報をキーとして、この対話通信相手との過去の対話通信内容、及び、この対話通信内容に関連を付された利用データを検索、出力できる。

（実施例１）
以下、本発明に係る具体的な情報管理システムについて、図面を用いて説明する。 なお、本発明は以下に記載の構成に限定されるものではなく、同一の技術的思想において種々の構成を採用することが可能であることは云うまでもない。

（情報管理システムの構成）
図１は情報管理システムの構成を示す図である。 図から明らかなとおり、この情報管理システム１は、情報の管理機能を備えた情報処理装置としてのパソコン１０と、各種機能を実現可能な外部装置としての複合機２０と、パソコン１０の管理対象である書籍３２、３４を認識する外部装置としての書籍センサー３０と、同じくパソコン１０の管理対象である紙をファイリングする文具である紙ファイル４２、４６、印刷物４４、４８を認識する外部装置としての紙ファイルリーダ４０が、ネットワーク回線５０を介して接続されている。

パソコン１０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、パソコン１０の各動作（パソコン１０全体）について、このＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき制御を行う制御部１００と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部１０２、パソコン１０の利用者からの指示を受け付ける操作部１０４、各種情報を表示する表示部１０６、及び、ハードディスク等から構成された記憶部１０８を備えている。

記憶部１０８には、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７が備えられている。 各テーブルの詳細は後述する。

複合機２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、複合機２０の各動作（複合機２０全体）についての制御を行う制御部２００と、画像形成手段としての記録部２０２と、画像読取手段としての読取部２０４と、マイクとしての音声入力部２０６と、スピーカとしての音声出力部２０８と、着脱メディア２１０１が装着されるメディアＩＦ部２１０とを備えている。 また、電話回線６０に接続され、この電話回線６０を制御する回線通信部２１２と、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部２１４と、複合機１０の利用者からの指示を受け付ける操作部２１６と、及び、各種情報を表示する表示部２１８とを備えている。

なお、複合機２０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（複合機ＩＤ１）が付与されている。

書籍センサー３０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、書籍センサー３０の各動作（書籍センサー３０全体）についての制御を行う制御部３０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部３０４と、書籍３２、３４に付けられた無線タグ３２２、３２４の情報を読み取るための無線タグ読取部３０６とを備えている。

書籍センサー３０は、いつ、どのような書籍が利用者の手元に置かれている（読んでいる、または、直ぐに読めるよう準備されている）か、を記憶するための装置として機能するものである。 すなわち、制御部３０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、無線タグ読取部３０６を機能させ、書籍３２、３４の無線タグ３３２、３４２からの応答を読み取ると、制御部３０２のＲＡＭ内に無線タグ３３２、３４２の識別情報と、現在の日時（開始日時）を一時的に記憶し、応答を読み取った無線タグ３３２又は３４２の応答がなくなると、制御部３０２のＲＡＭ内に一時的に記憶した無線タグ３３２又は３４２の識別情報と開始日時と現在の日時（終了日時）を、通信部３０４を介してパソコン１０へ送信する。 パソコン１０は状態テーブル１０８１に情報を保存する。

なお、書籍センサー３０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（書籍センサーＩＤ２）が付与されている。

紙ファイルリーダ４０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等（図示せず。）を備え、紙ファイルリーダ４０の各動作（紙ファイルリーダ４０全体）についての制御を行う制御部４０２、ネットワーク回線５０に接続され、このネットワーク回線５０を制御する通信部４０４と、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８に付されたバーコード４２２、４４２、４６２、４８２を読み取るためのバーコード読取部４０６とを備えている。 紙ファイルリーダ４０は、紙ファイル４２、４６と各々にファイリングされている印刷物４４、４８を対応付けた情報を、ファイル情報テーブル１０８５に形成するための入力装置として機能するものである。 すなわち、制御部４０２のＲＯＭに記憶されたプログラムに基づき、バーコード読取部４０６より、まず紙ファイルのバーコードの入力させ、次に印刷物のバーコード入力させ、制御部４０２のＲＡＭに一時的に記憶する。 そして、一時的に記憶した入力データを、通信部４０４を介してパソコン１０へ送信する。 パソコン１０はその情報を受けて状態テーブル１０８１及びファイル情報テーブル１０８５にレコードを追加する。

なお、紙ファイルリーダ４０は、この情報管理システム１を構成するデバイスであるとして、デバイスＩＤ（紙ファイルリーダＩＤ３）が付与されている。

以下に、パソコン１０に備える記憶部１０８が記憶する状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３、ファイル情報テーブル１０８５及びデバイス指定テーブル１０８７に記憶する情報について説明する。

状態テーブル１０８１は、図２のとおり、複合機２０が備える実行手段によって実現された処理動作（状態ＩＤ）と、その処理動作の開始と終了日時（いずれの時点をもって開始又は終了とするかは、適宜決定すればよい。）、その処理動作の対象となった文書（以下、「対象文書」という。）の所在を示す情報（以下、「対象文書アドレス」という。）、その処理動作が特定の相手に対して行われたものである場合、この相手を特定する相手アドレス、及び、処理動作の対象となった対象文書の量が、１つのレコードとしてこの処理動作が行われる毎に、各々記憶されている。 なお、この各々記憶されている処理動作には、これを識別するユニークＩＤが付与されている。

先ず、状態テーブル１０８１により記憶される状態ＩＤは、図３のとおり定義されるものである。 例えば、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２を利用した印刷の場合（図３において、状態「ＰＣプリント」として定義。）、状態ＩＤは「ＰＲＮ」、相手アドレスは「なし」、対象文書アドレスは「印刷した文書のアドレス」、及び、量は「部数」と定義されている。

なお、ＰＣプリント処理は、パソコン１０と複合機２０の間で行われるものであるから、相手アドレス「なし」と定義されている。 また、対象文書アドレスは、この処理の対象となった文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、対象文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、対象となった文書が、特定のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）であるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。 さらに、量としては「部数」が定義されており、例えば、対象文書を１部印刷した場合、量は「１部」となる。

また、複合機２０の読取部２０４及び回線通信部２１２等を利用したファクシミリ（以下、「ファクス」という。）送信の場合（図３において、状態「ファクス送信」として定義。）、状態ＩＤは「ＦＸＴ」、相手アドレスは「送信先ＦＡＸ番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス」、及び、量は「なし」と定義されている。

なお、ファクス送信は、複合機２０等とは異なるファクシミリ装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「送信先ＦＡＸ番号」が定義されている。 また、この情報管理システム１では、ファクス送信を行った場合、このファクス送信の対象となった送信画像をパソコン１０の記憶部１０８に保存するため、「対象文書アドレス」としては、この送信画像が記憶された記憶部１０８内のアドレス（（パソコンにコピーした）送信画像のアドレス）が定義されている（図３の対象文書アドレスにおいて「（パソコンにコピーした）」と定義されている処理（状態）については、上記同様、処理対象となった画像又は音声が記憶された記憶部１０８内のアドレスが、対象文書アドレスとして定義される。）。

また、複合機２０の音声入力部２０６、音声出力部２０８及び回線通信部２１２等を利用した電話発呼の場合（図３において、状態「電話発呼」として定義。）、状態ＩＤは「ＴＬＴ」、相手アドレスは「発呼先電話番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）通話音声を音声テキスト変換したデータのアドレス」、及び、量は「通話時間」と定義されている。

なお、電話発呼は、複合機２０等とは異なる通信装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「発呼先電話番号」が定義されている。 また、この情報管理システム１では、電話発呼を行った場合、このときの通話音声を、制御部１００により音声テキスト変換したデータをパソコン１０の記憶部１０８に保存するため、「対象文書アドレス」としては、このテキスト変換したデータが記憶された記憶部１０８内のアドレスが定義されている。

また、電話着信の場合（図３において、状態「電話着信」として定義。）、状態ＩＤは「ＴＬＲ」、相手アドレスは「発呼元電話番号」、対象文書アドレスは「（パソコンにコピーした）通話音声を音声テキスト変換したデータのアドレス」、及び、量は「通話時間」と定義されている。

なお、電話着信も、電話発呼と同様に、複合機２０等とは異なる通信装置との間で行われるものであるから、相手アドレスとしては「発呼元電話番号」が定義されている。 また、この情報管理システム１では、電話着信した場合、このときの通話音声を、制御部１００により音声テキスト変換したデータをパソコン１０の記憶部１０８に保存するため、「対象文書アドレス」としては、このテキスト変換したデータが記憶された記憶部１０８内のアドレスが定義されている。

また、パソコン１０により管理される書籍３２、３４を利用している場合（図３において、状態「書籍」として定義。）、状態ＩＤは「ＢＫＸ」、相手アドレスは「日本図書コード（以下、「ＩＳＢＮ」という。）」、対象文書アドレスは「（検索した）書籍紹介ＨＰアドレス」、及び、量は「時間（分）」と定義されている。

なお、相手アドレスとして利用されるＩＳＢＮは、書籍３２、３４各々を識別するためのものであり、無線タグ３２２、３４２に記憶されている。 また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、一般の利用に供されているＨＰにおいて、書籍３２、３４を紹介したＨＰのアドレスが定義されている。 さらに、量としては、書籍３２、３４を利用した時間（分）が定義されている。

さらに、上記の他、「ＰＣファクス送信（パソコン１０から画像データと相手先を通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０が受信した画像データを、回線通信部２１２を介してファクス送信する。）」、「ＰＣファクス受信（複合機２０の回線通信部２１２が受信した画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０に送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」、「スキャン−ｔｏ−ＰＣ（複合機２０の読取部２０４でスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してパソコン１０へ送信し、パソコン１０が受信した画像データを保存する。）」、「スキャン−ｔｏ−メディア（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データをメディアインターフェース（以下、「メディアＩＦ」という。）部２１０を介して着脱メディア２１０１に記憶する。）」「スキャン−ｔｏ−メール（読取部２０４を介してスキャニングされた画像データを、通信部２１４を介してメール送信する。）」、「ファクス受信（回線通信部２１２により受信された画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」、「コピー（読取部２０４により読み取られた画像データを、記録部２０２を介して印刷する。）」、「電話発呼」、「電話着呼」及び「メディアプリント（着脱メディア２１０１に記憶された画像データ又は文書データを、記録部２０２を介して印刷する。）」が各々定義されている。

なお、相手アドレスとして利用される紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８各々を識別するためのものであり、紙ファイル４２、４６又は印刷物４４、４８にバーコードとして付されている。 また、対象文書アドレスとして記憶されるアドレスは、紙ファイル４２、４６にファイリングされた文書又は印刷物４４、４８を構成する文書データを記憶している記憶部１０８のアドレスが定義されている。

なお、図３の中で定義される「ＧＩＤ（グループＩＤ）」は、各処理動作（状態）を各々グループ分けし、そのグループ各々に付した個別のＩＤである。 具体的には、ＧＩＤが「２」は、相手アドレスが記憶されている処理動作に対して付されているのに対し、「０」及び「１」は、相手アドレスが「なし」の処理動作に対して付されたものである。 また、ＧＩＤが「１」は、記憶部１０８に既に記憶された対象文書データを用いた処理動作（本実施例においては「ＰＣプリント」のみ。）に対して付されるものであるのに対し、「０」は、この処理動作を実行することにより、初めて、対象文書データが記憶部１０８に記憶される処理動作に対して付されるＩＤである。

次に、文書テーブル１０８３は、一の文書に対して、何れかの作業又は指示がなされたことを記憶するものであって、図４に示すとおり、この作業等がなされた日時（いずれの時点をもって作業等がなされたとするかは、適宜決定すればよい。）、この文書の所在を示す情報、この文書に対してなされた作業等（事象）、この作業等を行った装置（操作アプリケーション（以下、「操作アプリ」という。））、及び、この作業を行った利用者が、識別ＩＤを付された状態で記憶されている。

なお、文書テーブル１０８３において対象となるデータは文書データのみならず、いわゆる画像データ、音声データも対象である。

ここで、一の文書を対象としてなされた作業（事象）として、「ｃｒｅａｔｅ」「ｏｐｅｎ」「ｕｐｄａｔｅ」「ｐｒｉｎｔ」「ｓｅｎｄ」及び「ｃｌｏｓｅ」が定義されている。 これら事象をより具体的に説明すれば、一の文書が新たに作成された場合、例えば、パソコン１０の操作部１０４の操作により文書が作成される場合はもちろん、複合機２０の読取部２０４を介して一の文書がスキャニング若しくはコピーされたとき、回線通信部２１２を介してファクス受信若しくはＰＣファクス受信されたとき、又は、回線通信部２１２を介して電話発呼若しくは電話着信により通話音声が記憶されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｃｒｅａｔｅ」が記憶される。

また、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データを、操作部１０４を介して開いたとき、及び、ＨＰを操作部１０４の操作により開いたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｏｐｅｎ」が記憶される一方、その文書データ等を閉じたとき、「ｃｌｏｓｅ」が記憶される。

また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるエディタにより更新されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｕｐｄａｔｅ」が記憶される。

また、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、エディタを介して印刷されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｐｒｉｎｔ」が記憶される。

さらに、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ、画像データ又は音声データが、パソコン１０に記憶されるメール送受信用のアプリケーションによって、或いは、記憶部１０８に既に記憶されている文書データ又は画像データが、複合機２０のＰＣファクス送信又はファクス送信によって送信されたとき、文書テーブル１０８３の事象として、「ｓｅｎｄ」が記憶される。

なお、この文書テーブル１０８３に関しても状態テーブル１０８１同様、一の文書に対して、何れかの作業が行われる毎に１つのレコードとして上記項目が各々記憶される。

ここで、状態テーブル１０８１と文書テーブル１０８３は、必ず、異なる２つのテーブルである必要はなく、各々のテーブルのレコードを構成する各項目を特定することができるものであれば、１つのテーブルにまとめて記憶しておいてもよい。

ファイル情報テーブル１０８５は、図５のように、レコードを識別するためのユニークＩＤと、レコードが記録された日時、紙ファイル４２、４６を識別する紙ファイルＩＤ、及び、紙ファイル４２、４６にファイリングされた印刷物４４、４８を特定する文書アドレスが、１つのレコードとして各々記憶される。

なお、紙ファイルＩＤは、紙ファイル４２、４６各々を識別するためのものであり、バーコード４４２、４６２に記録されている。 また、対象文書アドレスとして記憶される文書アドレスは、各紙ファイル４２、４６とファイリングされている印刷物４４、４８を関連付けるためのものであり、印刷物４４、４８の元となった電子文書のアドレスで表す。 すなわち、印刷物４４、４８の元となった電子文書が、パソコン１０の記憶部１０８に記憶されたものであるなら、その電子文書が記憶されている記憶部１０８のアドレス、又は、その電子文書がＨＰであるなら、そのＨＰのアドレスが記憶される。 この情報は印刷物４４、４６に記録されているバーコード４４２、４４８に記録されている。

さらに、デバイス指定テーブル１０８７は、ネットワーク回線５０に複数の複合機２０、書籍サンサー３０及び紙ファイルリーダが接続されているとき、いずれの複合機２０等が、この情報管理システム１の対象であるかを特定し、これを記憶したテーブルであって、図６のように構成されている。

（情報管理システムによる処理１）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（１）について、図面を用いて説明する。

図７は、パソコン１０により行われるメインとなる処理のフローを示したものである。 なお、このフローに示される処理は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。

先ず、制御部１００は、パソコン１０の操作部１０４を介して、又は、図６に示す指定された外部装置、具体的には、複合機２０、書籍センサー３０、紙ファイルリーダ４０から通信部１０２を介して、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。

その後、ステップ７０１において、何れかの指示がなされたことを検出したとき、その処理が何れの処理であるかを特定する。 すなわち、何れかの指令が制御部１００に入力されたとき、第１に制御部１００は、その指令が、複合機２０の記録部２０２を制御するプリンタドライバの起動、又は、複合機２０の読取部２０４等を利用するための複合機ユーティリティの起動等、外部装置稼動準備指令であるか否かを判断する（ステップ７０３）。

ステップ７０３により、入力された指令が、外部装置稼動準備である場合（ステップ７０３：ＹＥＳ）、パソコン１０の制御部１００は、後述する稼動前知的支援処理を実行する（ステップ７０５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。

なお、稼動前知的支援処理とは、パソコン１０から複合機２０の記録部２０２に対して、特定の文書データの印刷指令がなされたとき、既に、この文書データの印刷が所定の期間内になされていた場合等、重複して印刷されることを防止すべく、その事実を、印刷指令を出した利用者に対して警告するための処理である。 また、稼動前知的支援処理には、パソコン１０から複合機２０の回線通信部２１２に対して、特定の文書データを特定の相手にファクス送信指令がなされたとき、既に、この文書データがこの相手に送信されていた場合等、重複してファクス送信されることを防止すべく、その事実を、ファクス送信指令を出した利用者に対して警告するための処理も行う。

一方、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、図６において指定された複合機２０、書籍センサー３０又は紙ファイルリーダ４０からの指令であって、外部装置の稼動を検知に係る指令であるか否かを判断する（ステップ７０７）。

そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動を検知するものである場合（ステップ７０７：ＹＥＳ）、制御部１００は、外部装置から、図３で定義されている情報、すなわち、状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス、量の入力を受ける（ステップ７０９）。 なお、この状態ＩＤ等は、制御部１００を構成するＲＡＭ等に記憶保持しておく。

そして、後述する、稼動時知的支援処理を実行する（ステップ７１１）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。

なお、稼動時知的支援処理とは、外部装置からの指令と同一の指令にともなう処理を、過去において実行していたとき、その間に利用していた情報を利用者の現在の業務に関連する情報として提供するための処理である。

また、入力された指令が、外部装置稼動準備ではない場合（ステップ７０７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、ステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了検知であるか否かを判断する（ステップ７１３）。

そして、ステップ７０７による判断結果が、外部装置の稼動終了を検知するものである場合（ステップ７１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、状態テーブル登録処理を実行する（ステップ７１５）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。

さらに、入力された指令が、外部装置稼動終了ではない場合（ステップ７１３：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、検索機能の呼出しであるか否かを判断する（ステップ７１７）。

そして、ステップ７１７による判断結果が、検索機能の呼出しである場合（ステップ７１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、後述する、手動知的支援処理を実行する（ステップ７１９）とともに、この処理が終了したとき、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。

なお、手動知的支援処理とは、利用者が任意に指示した条件で、利用者の現在の業務に関連した情報の提示を行うための処理である。

なお、入力された指令が、手動知的支援処理ではない場合（ステップ７１７：ＮＯ）ステップ７０１において検出された指令が、パソコン１０のシャットダウンであるか否かを判断し（ステップ７２１）、この条件を満足するとき（ステップ７２１：ＹＥＳ）、パソコン１０の電源を切る一方、シャットダウン指令ではない場合（ステップ７２１：ＮＯ）、この指令にともなう処理を実行する（ステップ７２３）。 そして、この処理を実行した後、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。

（稼動前知的支援処理）
図８は、稼動前知的支援処理のフローを示したものである。

ステップ７０５において、稼動前知的支援処理が実行されたとき、先ず、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、記録部２０２に対する印刷指令であるか否かを判断し（ステップ８０１）、印刷指令である場合（ステップ８０１：ＹＥＳ）、ステップ８０２に進む。 一方、印刷指令でない場合（ステップ８０１：ＮＯ）、外部装置稼動準備の指令として入力された指令が、回線通信部２１２に対するＰＣファクス送信指令であるか否かを判断し（ステップ８０３）、ＰＣファクス送信指令である場合（ステップ８０３：ＹＥＳ）、ステップ８０４に進む一方、ＰＣファクス送信指令でない場合（ステップ８０３：ＮＯ）、稼動前知的支援処理を終了し、ステップ７０１に戻って、再度、何れかの処理を実行するための指令が入力されるまで待機する（ステップ７０１）。

ステップ８０２では、既に印刷された文書、すなわち、図４の文書テーブルにおいて、事象が「ｐｒｉｎｔ」と記憶されているの中に、これから印刷する文書データと同一の文書データが存在しているか否かを確認するため、検索条件として、事象「ｐｒｉｎｔ」及び印刷対象文書データのアドレスをセットし、この２つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う（ステップ８０５）。

また、ステップ８０４では、既に送信された文書、すなわち、図４の文書テーブルにおいて、事象が「ｓｅｎｄ」と記憶されているの中に、これからＰＣファクス送信する文書データと同一の文書データで、かつ、同一の相手に対する送信であった記録が存在しているか否かを確認するため、検索条件として、事象「ｓｅｎｄ」、ＰＣファクスの送信先のアドレス（ファクス番号）及び送信対象文書データのアドレスをセットし、この２つの検索条件に基づき、事象文書検索処理を行う（ステップ８０５）。

図９は、事象文書検索処理のフローを示すものである。 まず、この処理が開始されると、制御部１００は、文書データベース１０８３から、この処理を未だ行っていないレコードを１件読み出す（ステップ９０１）。 そして、ステップ８０２（又はステップ８０４）において検索条件として指定された事象「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）に、この処理の対象となった１つのレコードの事象が一致するか否かを判断する（ステップ９０３）。 ここで、処理の対象となっているレコードの事象が「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）でない場合（ステップ９０３：ＮＯ）、このレコードを処理対象から除外し、再度、ステップ９０１に戻る。

一方、処理の対象となっているレコードの事象が「ｐｒｉｎｔ」（「ｓｅｎｄ」）である場合（ステップ９０３：ＹＥＳ）、ステップ８０２（又はステップ８０４）で検索条件として、文書アドレスがセットされているか否かを判断する（ステップ９０５）。

そして、ステップ９０５の判断において、ステップ８０２（又はステップＳ８０４）で検索条件として、文書アドレスがセットされていれば（ステップ９０５：ＹＥＳ）、この処理の対象となった１つのレコードの文書アドレスが、この検索条件として指定された文書アドレスと一致するかを判断する（ステップ９０７）。 ここで文書アドレスが一致すると判断すると（ステップ９０７：ＹＥＳ）ステップ９０９の処理に移行し、一致しないと判断すると（ステップ９０７：ＮＯ）ステップ９０１の処理に移行する。

また、ステップ９０５の判断において、検索条件として文書アドレスがセットされていない場合には（ステップ９０５：ＮＯ）、ステップ９０７の判断を行うことなく、ステップ９０９の処理に移行する。

ステップ９０９の判断において、ステップ８０２（又は、ステップ８０４）で検索条件として、相手アドレスがセットされていれば（すなわちステップ８０４を経由した場合；ステップ９０９：ＹＥＳ）、この処理の対象となった１つのレコードの相手アドレスが、この検索条件として指定された相手アドレスと一致するかを判断する（ステップ９１１）。 ここで相手アドレスが一致すると判断すると（ステップ９１１：ＹＥＳ）ステップ９１３の処理に移行し、一致しないと判断すると（ステップ９１１：ＮＯ）、ステップ９０１の処理に移行する。

また、ステップ９０９の判断において、検索条件として相手アドレスがセットされていない場合には（すなわちステップ８０２を経由した場合；ステップ９０９：ＮＯ）、ステップ９１１の判断ことはく、ステップ９１３の処理に移行する。

そして、ステップ９１１の処理で相手アドレスの一致の判断を行わない場合（ステップ９０５：ＮＯ又はステップ９０７：ＹＥＳ、かつ、ステップ９０９：ＮＯ）、又は、ステップ９１１の処理で相手アドレスが一致する場合（ステップ９０５：ＮＯ又はステップ９０７：ＹＥＳ、かつ、ステップ９０９：ＹＥＳ、かつ、ステップ９１１：ＹＥＳ）、、検索条件として設定した文書データが既に印刷された、又は、検索条件として設定した文書データが既に同じ相手に送信されたものであるとして、処理対象のレコードを検索結果に追加する（ステップ９１３）。

その後、ステップ９１５で、文書テーブルの全てのレコードについて事象文書検索処理が終了したか否かを判断し、終了していなければ（ステップ９１５：ＮＯ）、ステップ９０１に戻って、処理を継続する一方、終了していれば（ステップ９１５：ＹＥＳ）、事象文書検索処理を終了し、ステップ８０７を実行する。

ステップ８０７では、ステップ８０５の事象文書検索処理によって、同一文書が存在したか否かを判断する。 ここで、同一文書「無」と判断された場合（ステップ８０７：ＮＯ）、処理対象となった文書データは、重複して印刷又は同じ相手に対して送信されるものではないため、その後の処理は行わず（そのまま印刷又は送信処理を行い）、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。

これに対し、同一文書「有」の場合（ステップ８０７：ＹＥＳ）、同一と判断されたレコードの中から最新のレコードに係る（最後に印刷又は送信された）ＩＤと、日時を読み出し（ステップ８０９）、その日時が、現在の日時から計算して、６ヶ月を経過しているか否かを判断する（ステップ８１１）。

６ヶ月を経過していると判断された場合（ステップ８１１：ＹＥＳ）、処理対象の文書データは重複して印刷又は同じ相手に対して送信されることとなるものの、最後の印刷又は送信から相当期間経過しているため、その後の処理は行わず（そのまま印刷又は送信処理を行い）、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。

これに対し、６ヶ月を経過していないと判断された場合（ステップ８１１：ＮＯ）、文書テーブル（図４参照。）より、同一文書が最後に印刷（事象として「ｐｒｉｎｔ」）又は送信（事象として「ｓｅｎｄ」）されてから、更新（事象として「ｕｐｄａｔｅ」）されているか否かを調べる（ステップ８１３）。

ステップ８１５において、更新されていると判断された場合（ステップ８１５：ＹＥＳ）、そのまま印刷又は送信処理を行い、ステップ７０１に戻って、次の入力がなされるまで待機する。 一方、更新されていないと判断された場合（ステップ８１５：ＮＯ）、操作の種類を判断し、操作がプリントであった場合（ステップ８１６：ＹＥＳ）、既に印刷された文書が、紙ファイルＩＤをともなってファイル情報テーブル１０８５（図５参照。）で管理されているか否かを判断すべく、ファイル情報テーブル１０８５で文書アドレスが一致する紙ファイルＩＤを読み出す（ステップ８１７）。

そして、ステップ８１７の結果、ファイル情報テーブル１０８５に一致する紙ファイルＩＤが存在した場合、印刷に際し、今回の印刷は、紙ファイルＩＤをともなった未更新文書を重複して印刷するものであることを、図１０（ａ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２１）。

一方、ファイル情報テーブル１０８５に一致する紙ファイルＩＤが存在しない場合、未更新文書を重複して印刷するものであることを、図１０（ｂ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２３）。

操作が、ＰＣファクス送信であった場合（ステップ８１６：ＮＯ）、同じ相手に同じ文書を送信しようとしていることを、図１０（ｃ）に示す態様で、利用者に報知する（ステップ８２４）。

（稼動時知的支援処理）
図１１は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。

ステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出し（ステップ１１０１）、ＧＩＤ検索条件設定処理を実行する（ステップ１１０３）。

図１２は、ＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示したものである。 先ず、検索条件として、状態ＩＤ（図２及び図３参照。）をセットする（ステップ１２０１）。 次に、ステップ１１０５の文書検索処理に際し、このステップ１２０１により特定された状態ＩＤと、いわゆる「ＡＮＤ条件」で検索するための検索条件を特定するために、各動作処理に特有の検索条件を抽出すべく、ＧＩＤの種別を判断する。 すなわち、まず、ステップ１２０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「１（図３参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１２０３）。

そして、ステップ１２０３でＧＩＤが「１」であると判断された場合（ステップ１２０３：ＹＥＳ）、検索条件として、対象文書アドレスを追加し（ステップ１２０５）、ステップ１２０７を実行する。 なお、ステップ１２０３の判断で、ＧＩＤが「１」ではないと判断された場合、ステップ１２０５を実行することなく、ステップ１２０７を実行する。

ステップ１２０７では、ステップ１２０１で設定された状態ＩＤのＧＩＤが「２（図３参照。）」であるか否かを判断する（ステップ１２０７）。

そして、ステップ１２０７でＧＩＤが「２」であると判断された場合（ステップ１２０７：ＹＥＳ）、検索条件として、相手アドレスを追加する（ステップ１２０９）。 そして、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了し、次に、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１１０５）を実行する。

一方、ステップ１２０７で、ＧＩＤが「２」ではないと判断された場合は、そのまま、ＧＩＤ検索条件設定処理を終了する。 そして、同じく、ＧＩＤ検索条件設定処理により特定された検索条件を用いて、文書検索処理（ステップ１１０５）を実行する。

なお、ステップ１２０３及びステップ１２０７において、ともに「ＮＯ」と判断されたものは、状態ＩＤに対応するＧＩＤが「０」の場合である。

図１３は、文書検索処理（ステップ１１０５）のフローを示したものである。 先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１３０１）。

次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１１０３）により特定された検索条件にしたがった検索を実行する。

すなわち、まず、ステップ１３０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断する。 なお、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）では、通常、ステップ１２０１で、状態ＩＤを検索条件としてセットしているため、このステップ１３０３の判断は「ＹＥＳ」となり、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３０５）し、ステップ１３０７を実行する。

ステップ１３０７では、検索条件として相手アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１２０７の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１２０９において検索条件として相手アドレスが追加されたか否かを判断する。 そして、この判断の結果、相手アドレスがセットされていれば（ステップ１３０７：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３０９）、次に、ステップ１３１１を実行する。 なお、ステップ１３０７において、検索条件として相手アドレスが指定されていない場合（ステップ１３０７：ＮＯ）、ステップ１３０９を実行することなく、ステップ１３１１を実行する。

ステップ１３１１では、検索条件として対象文書アドレスが指定されているか否か、すなわち、ステップ１２０３の判断が「ＹＥＳ」であって、ステップ１２０５において検索条件として対象文書アドレスが指定されたか否かを判断する。 そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１３１１：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、新たな検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３１３）、次に、ステップ１３１５を実行する。 なお、ステップ１３１１において、検索条件として対象文書アドレスが指定されていない場合（ステップ１３１１：ＮＯ）、ステップ１３１３を実行することなく、ステップ１３１５を実行する。

なお、ステップ１３０９及びステップ１３１３において、ステップ１３０５で特定された検索結果レコードに基づき、各検索条件に該当する新たな検索結果レコードを記憶するのは、各状態ＩＤに対応するＧＩＤが１つだけ設定（図３参照。）されていることによる。

ステップ１３１５では、ステップ１３１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１３０３〜ステップ１３１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し（実体は状態テーブル１０８１の１レコード）、ステップ１３１７を実行する。

ステップ１３１７では、ステップ１３０１で検索結果レコードの初期値として設定した文書テーブル１０８３に記憶された各レコードにおいて、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間（つまり、同文書がパソコン１０で「開かれていた」又は「取り扱われていた」と判断できる期間）が、ステップ１３１５で読み出した１件の状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間と重なったとき、処理対象となった文書テーブル１０８３のレコードを検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３１７）。

すなわちこの処理（ステップ１３１７）は、指示された検索条件に適合する外部装置の状態と同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を抽出することを行っている。

本実施例１の情報管理システム１では、自らの動作をキーとして、そのとき利用していたデータを、再度、利用しようとするとき、自らの動作を間接的に示す情報として、パソコン１０に接続された複合機２０等の処理動作を利用し、この処理動作と同時期に利用されていた文書データを、関連性があるものとみなすことが可能であって、その結果、処理動作の対象となった対象文書（アドレス）と同時期に利用されていたとして、文書データ相互が関連性あるものとみなすことができる。 そのため、上記のとおり、処理されていた日時が重なる「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」の事象のレコードを、検索結果レコードとして記憶する。

なお、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間の決定に際し、利用者（図４における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。

そして、ステップ１３１９では、状態テーブル１０８１の検索結果レコードとして記憶されている全てのレコードについてステップ１３１７の処理を終了したか否かを判断し、終了していれば（ステップ１３１９：ＹＥＳ）、上記処理に基づく検索結果レコードから検索結果情報を作成し（ステップ１３２１）、文書検索処理（ステップ１１０５）を終了する。 なお、ステップ１３１９において、全件終了していないと判断された場合（ステップ１３１９：ＮＯ）、ステップ１３１５に戻って、処理を継続する。

なお、本実施例における情報管理システム１では、状態テーブル１０８１に記憶されるレコードは、その処理動作を行った際、文書テーブルにも同時に１つのレコードとして記憶される構成を採用しているため（後述の「文書テーブル更新処理」参照。）、ステップ１３１７において、これら両テーブルの各レコードは検索条件を満たすものとして検索結果レコードに記憶される。

したがって、このような同一の処理によって記憶されるレコードに基づき記憶される検索結果レコードを除外するため、状態テーブル１０８１から特定された検索結果レコードの開始日時又は終了日時と、文書テーブル１０８３の日時が同一で、かつ、対象文書アドレスと文書アドレスが同一の検索結果レコードについては、ステップ１３１７による条件を満足した場合であっても、このステップ１３１７によって記憶しないような構成とすると好適である。

文書検索処理（ステップ１１０５）を終了したとき、制御部１００は継続して、文書検索処理（ステップ１１０５）に基づく検索結果の表示処理を実行する（ステップ１１０７）。

なお、上記文書検索処理におけるステップ１３１７では、両期間の重複によった判断を行っていた。 しかし、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が含まれていた場合、必ず、両者は重複することとなるから、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から終了日時の期間が全て含まれている場合を除き、このような簡易な判断を、ステップ１３１７の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。

また、同様に、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間に、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかが含まれていた場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１３１７の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。

さらに、状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時又は終了日時のいずれかと、事象が「ｃｒｅａｔｅ」、「ｏｐｅｎ」又は「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時が重複する場合も、必ず、両者は重複することとなるから、上記同様、このような簡易な判断を、ステップ１３１７の判断に併用して採用すると、判断の迅速性の観点において、好適である。

図１４は、検索結果表示処理（ステップ１１０７）のフローを示したものである。 先ず、処理の開始に際し、日付及び参照ソートフラグをＯＦＦにする（ステップ１４０１）。

次に、ステップ１３２１で作成された検索結果情報として特定された検索結果レコード各々が、状態テーブル１０８１から特定された（ステップ１３０３〜ステップ１３１３を実行することで特定された）検索結果レコードであるか、又は、文書テーブル１０８３から特定された（ステップ１３１５〜ステップ１３１９を実行することで特定された）検索結果レコードであるかを分類する。 すなわち、前者を対象文書に係る検索結果とし、後者を利用文書に係る検索結果として、両検索結果を分類する（ステップ１４０３）。

そして、ステップ１４０３の処理が終了したなら、次に、このステップ１４０３で利用文書と対象文書のそれぞれに分けられた検索結果情報を表示するにあたって、表示される利用文書又は対象文書を、何れの順序で表示するかを決定するための処理を実行する。

まず、ステップ１４０５は、表示の順序として、日時でソートすることが選択されているか否かを判断する（ステップ１４０５）。

今、参照数でソートするが指定、換言すれば、日時でソートするが指定されていない場合（ステップ１４０５：ＮＯ）、参照数が大きいものから順に、ステップ１４０３で利用文書と対象文書の各々に分類された両検索結果それぞれについて、参照数が大きい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１４１１）、続けて、日時ソートフラグをＯＮにする（ステップ１４１３）。 そして、ステップ１４１５を実行する。

一方、日時でソートするが指定されていた場合（ステップ１４０５：ＹＥＳ）、制御部１００は、ステップ１４０３による両検索結果それぞれについて、日時が新しい検索結果レコードから順にソートし（ステップ１４１１）、続けて、日時ソートフラグをＯＮにする（ステップ１４１３）。 そして、上記同様、ステップ１４１５を実行する。

なお、本実施例の情報管理システムでは、検索結果の表示に際し、日時と参照数の２項目によるソートが可能であるとしている。 そのため、これら何れでソートするかの判断は、一方の項目でソートすることが指定されているか、具体的には、日時でのソートが指定されているか否かを判断することのみをもって、利用者が、日時又は参照数の何れでソートさせようとしているか判断することができる（日時でのソートが指定されていないときは、参照数でのソートが指定されているとみなす。）。

また、日時又は参照数の何れでソートをするかの指定は、例えば、ステップ１４０１の処理を実行した後、ステップ１４０５の処理を実行する前に、操作部１０４を介して利用者に指定させる構成とすればよい。

ステップ１４１５では、ステップ１４０７又はステップ１４１１で、指定された条件にしたがいソートされた検索結果レコードに基づき、利用文書と対象文書毎のリストを、該当文書へのアクセスが可能なように生成する。 そして、ステップ１４１７でこれらリストを表示する。

なお、上記のとおり本実施例１の情報管理システム１では、ステップ７０７において、外部装置の稼動が検出された際に、この検出に合せて、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）を実行させている。 したがって、この検出された処理動作の対象となった文書データに関連して、過去の同時期に開かれていた又は取り扱われていたと判断される文書を利用者に報知することができるため、今回の処理に、この関連した文書について必要な処理が存在する場合、これについての処理も同時（同時期）に行うこともできる。

例えば、電話発呼を行ったとき、過去の電話通話中に開いていた、もしくは、作成された文書、過去の通話内容がテキスト化された文書を閲覧し、過去の通話内容を瞬時に思い出すことができる。

図１５〜図１８は、ステップ１４１７を実行することで、パソコン１００の表示部１０６に表示される稼動時知的支援処理の実行結果を示す図である。

具体的に説明すると、図１５は、パソコン１０から、複合機２０の記録部２０２に対して、記憶部１０８に記憶されている任意の文書データの印刷処理指令がなされた場合（処理動作（状態）としてＰＣプリントが実行。図３参照。）に、この稼動時知的支援処理（ステップ７１１）が実行され、これにより特定された対象文書に係る検索結果を表示したものである。

すなわち、ＰＣプリントが実行された場合、状態ＩＤ「ＰＲＮ」、今回のＰＣプリント処理の対象となっている対象文書アドレスに基づき、文書検索処理（ステップ１１０５）が実行される。 その結果、今回の印刷対象となった対象文書データが、過去において印刷された日時が、図１５の態様で表示される（かかる場合、図１５において、アドレスおよび参照数は全て同一に表示される。）。

なお、稼動時知的支援処理の検索結果表示は、操作部１０４を介して、ラジオボタン１５０１で各レコードを選択可能となっており、この選択をした後に、表示ボタン１５０３を押下することで、選択したレコードにより特定されるデータを、表示部１０６に表示させることができる。 また、ラジオボタン１５０１により、あるレコードを選択した後、印刷ボタン１５０５を押下することで、選択したレコードにより特定されるデータを、記録部２０２から印刷出力できる。 また、閉じるボタン１５０７を押下することにより、この稼動時知的支援処理の検索結果表示を閉じることができるようになっている。

図１６は、今回、印刷対象となった対象文書データの印刷が実行されていた期間内に、開かれていた利用文書を表示したものである。

例えば、今回のＰＣプリントは、図２のＩＤ「ｓｉｄ１」であり（このレコードにおいて開始日時を「２００５年７月１５日１１時５９分００秒」、終了日時を「２００５年７月１５日１２時０２分００秒」とする。）、ｓｉｄ１の対象文書に関連する利用文書の文書アドレスを「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」（図４において、この利用文書の文書アドレスを利用したＩＤに記載の日時を、ｄｉｄ２が「２００５年７月１５日１１時５０分００秒」、ｄｉｄ６が「２００５年７月１５日１２時００分００秒」、ｄｉｄ８が「２００５年７月１５日１２時０１分００秒」とする。）とした場合、ｓｉｄ１に係るＰＣプリントの処理が実行されていた上記期間内に、「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ２」「ｆｉｌｅ：／／＊＊＊／＊＊＊／ｄ３」に係る文書が開かれていたこととなる。 したがって、これら２つの利用文書に係る所定の事項が図１６の態様にしたがって表示される。

なお、ラジオボタン１６０１、表示ボタン１６０３、印刷ボタン１６０５、閉じるボタン１６０７については、図１５のラジオボタン１５０１、表示ボタン１５０３、印刷ボタン１５０５、閉じるボタン１５０７と同様の動作をすることから、説明を省略する。

また、図１７及び図１８は、ステップ７０７において、複合機２０の回線通信部２１２を介して電話発呼（図３における事象「ＴＬＴ」。）又は電話着信（図３における事象「ＴＬＲ」。）による場合の表示例を示したものである（表示までの過程は、上記説明と同様であり、省略する。）。

図１７及び図１８における各ボタンは、図１５の各ボタンと同様の機能を有することから、説明を省略する。

なお、図１５では、ＰＣプリントでありＧＩＤが「１」であり（図３参照）、文書アドレスを検索条件として指定して文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、アドレスおよび参照数は全て同一で、日時のみが異なって表示されたが、電話発呼又は電話着呼の場合、ＧＩＤが「２」であり（図３参照）、文書アドレスを検索条件として指定しないで文書検索処理（ステップ１１０５）が実行されるため、図１７に示す「アドレス」欄に示される対象文書アドレスは、それぞれ異なったアドレスが表示される。

また、本実施例の情報管理システム１では、図１５〜図１８において表示されているアドレスはハイパーリンク形式でも表示されており（ステップ１４１７）、操作部１０４を介してこれを選択すると、このアドレスに係る文書データが記憶部１０８から読み出され、表示部１０６に表示される。

そして、検索結果表示処理に続き、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤが、電話発呼（図３における事象「ＴＬＴ」。）、または、電話着呼（図３における事象「ＴＬＲ」。）であるか否かを判断する（ステップ１１０９）。

ここで、状態ＩＤがＴＬＴ、ＴＬＲのどちらでもないと判断すると（ステップ１１０９：ＮＯ）、稼動時知的支援処理を終了する。

一方、状態ＩＤがＴＬＴ、ＴＬＲのいずれかであると判断すると（ステップ１１０９：ＹＥＳ）、ステップ１１１１に移行し、検索結果出力処理を行う。

図１９は、検索結果出力処理のフローを示したものである。

なお、状態ＩＤがＴＬＴ、ＴＬＲのいずれかの場合、図１７及び図１８に示したような検索結果表示がされており、最初に、その結果表示画面の閉じるボタンが（例えば、図１７では、閉じるボタン１７０７）押されたか否かを判断し（ステップ１９０１）、閉じるボタンが押された場合（ステップ１９０１：ＹＥＳ）、検索結果表示画面を閉じて、稼動時知的支援処理を終える。

また、閉じるボタンが押されていないと判断したら（ステップ１９０１：ＮＯ）、ステップ１９０３に移行し、結果表示画面の表示ボタン、又は、印刷ボタンが押されたか否かを判断する。

そして、表示ボタン又は印刷ボタンのいずれも押されていないと判断した場合（ステップ１９０３：ＮＯ）、ステップ１９０１に戻り、いずれかのボタンが押されるまで、ステップ１９０１，ステップ１９０３を繰り返す。

一方、ステップ１９０３でＹＥＳ、つまり、表示ボタン又は印刷ボタンのいずれかが押された場合は、そのボタンの押下の際に、ラジオボタンにより選択されていたレコードを出力対象レコードとして選択し（ステップ１９０５）、この出力対象レコードにより特定される文書データの印刷要求を、複合機２０へ送信する（ステップ１９０７）。

なお、ステップ１９０７での出力要求は、印刷ボタンが押下された場合は、記録部２０２による印刷出力要求とし、表示ボタンが押下された場合は、複合機２０が備える表示部２１８に表示するよう表示出力要求とすればよい。 また、表示ボタンが押下された場合は、パソコン１０が備える表示部１０６にも表示出力することは既に上述したとおりである。

次いで、制御部１００は、出力対象レコードにより特定される文書データを、ステップ１１０１で読み出した相手アドレスへ、ＰＣファクス送信を行う。

この検索結果出力処理により、通話に関連した文書を通話相手と共用できるため、通話しながらそのテキスト化された過去の通話内容や、通話に関連した文書を閲覧することにより、過去の通話内容を鮮明に思い起こすことができ、過去の通話内容に関連した、これから伝えたい内容を説明しやすくなるという効果がある。

なお、本記実施例１では、複合機２０に印刷要求を出した後に、通話相手のファクス装置にＰＣファクスを送信しているが（ステップ１９０７，１９０９）、どちらのステップを先に行ってもよいし、同時に行ってもよい。

また、発呼通話する際、発呼者は、予め通話する内容に関連した文書を調べ、話す内容を整理してから通話することが多いため、本情報管理システムを備えた側から発呼通話する場合は、ステップ１９０７を実行せず、通話相手側にだけ関連データを送信するようにしてもよい。

さらに、本実施例１では、関連付けられた文書データを通話相手のファクス装置にＰＣファクス送信しているが、これはＰＣファクスに限られるものではなく、電子メールで送信してもよいし、複合機２０が、出力要求された文書データの印刷出力を行い、且つ、通話相手にファクシミリとして転送するように設定しておいてもよく、通話相手にデータの提供ができればよい。

また、本実施例１では、文書データを選択出力しているが、必ず選択出力する必要はなく、検索結果表示処理で表示された文書データをすべて印刷してもよいし、文書データの一部だけを出力する等、本情報管理システムの使用環境によって適宜出力方法を選択できるとよい。

以上のように、稼動時知的支援処理により、複合機２０が備える電話機能が動作したとき、複合機２０から検出した相手電話番号をキーとして、文書検索処理を行い、テキスト化された過去の通話内容や、その通話内容に関連のあるデータを検索する。 そして、その検索結果から、閲覧したいデータを選択することで、印刷出力や表示出力するとともに、通話相手にもそのデータを送信することができる。

そのため、過去の通話内容や、関連した情報を口頭だけで説明するよりも、内容を相手に伝えやすく、対話を円滑に進めることができる。

また、文書データをパソコン１０とは別の外部サーバ等に記憶させておけば、他のユーザも本実施例１によってもたらされる効果の恩恵を受けることが可能である。

（状態テーブル登録処理）
図２０は、図２に示す状態テーブル１０８１への登録処理のフローを示したものである。

ステップ７１５において、状態テーブル登録処理が実行されたとき、パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１に登録するためのレコードを追加し、ユニークＩＤを生成する。 そして、この新たなレコードのＩＤとして、このユニークＩＤを登録し（ステップ２００１）、次に、ステップ２００３を実行する。

ステップ２００３では、ステップ７０７で外部装置の稼動を検知した日時、及び、ステップ７１３でこのステップ７０７で稼動が検知された外部装置の稼動終了を検知した日時を、それぞれ開始日時と終了日時として、ステップ２００１による新たなレコードに登録するとともに、ステップ７０９で、稼動時知的支援処理（ステップ７１１）に先立ち、稼動が検知された外部装置から入力を受け、制御部１００を構成するＲＡＭ等記憶保持しておいた状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレス及び量を、同じくステップ２００１による新たなレコードに登録する処理を実行する。

（手動知的支援処理）
図２１及び図２２は、手動知的支援処理のフローを示したものである。 なお、図２４は、手動知的新処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。

ステップ７１９において、手動知的支援処理の起動が実行されたとき、この処理は開始する。 なお、この処理は、図７に示すパソコンメイン処理とは並列で動作するように構成する。 すなわち、ステップ７１９の処理は、この手動知的支援処理を起動した後、手動知的支援処理の終了を待つことなく、ステップ７０１の処理に移行する。

パソコン１０の制御部１００は、先ず、状態テーブル１０８１のレコードから状態ＩＤ毎の集合を生成し、状態ＩＤ毎に集合した各レコードを開始日時順にソートする処理を実行し（ステップ２１０１）、この処理によって得られた結果をパソコン１０の表示部１０６に表示する（ステップ２１０３）。

ここで、ステップ２１０３における表示は、全状態２４０５が縮小表示となるように、具体的には、状態ＩＤで示される各処理動作の名称のみが表示されるよう表示される（図２４におけるＰＣプリントの表示態様を参照。）。

ステップ２１０５では、ステップ２１０３の処理により表示される表示態様において、最上位に表示される状態２４０５（図２４においてはＰＣプリント。）の先頭のレコード（ステップ２１０１において先頭にソートされたレコード）のラジオボタン２４０７（図２４参照。）が、初期設定としてＯＮとなるようセットする（ステップ２１０５）。

手動知的支援処理が起動後（ステップ７１９）、ステップ２１０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２１０７）。

そして、この待機状態（ステップ２１０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、展開アイコン２４０１（図２４参照。）の押下であるか否かを判断する（ステップ２１０９）。

ここで、入力された指令が、展開アイコン２４０１の押下である場合（ステップ２１０９：ＹＥＳ）、押下された展開アイコン２４０１に対応する状態２４０５のレコードの情報をステップ２１０１のソートにしたがってリスト状に表示するとともに（ステップ２１１１）、展開された状態２４０５の展開アイコン２４０１を、縮小アイコン２４０３に差し替える（ステップ２１１３）。

このステップ２１１１およびステップ２１１３の処理について、図２４に基づき具体的にすれば、展開アイコン２４０１押下(ステップ２１０９)が実行される以前は、ＰＣファクス送信についても、ＰＣプリントと同様、状態２４０５が展開アイコン２４０１をともなって表示されている（換言すれば、リスト（レコード）については非表示。）。

この状態で、ステップ２１０９がＰＣファクス送信の展開アイコン２４０１に対して実行された場合（ステップ２１０９：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１で、状態ＩＤが「ＦＰＴ」と記載されているレコードが、ステップ２１０１でソートされた順にしたがい図２４の態様で表示されるとともに（ステップ２１１１）、ＰＣファクス送信に係る展開アイコン２４０１が縮小アイコン２４０３に差し替えられる（ステップ２１１３：「＋」から「−」へとその表示が変更となる。）。 なお、ステップ２１１３を初めて終了した時点においては、ステップ２１０５が有効であり、ＰＣファクスに関連して表示されるレコードでは、何れのラジオボタン２４０７もＯＦＦである。

一方、ステップ２１０７による待機状態において、入力された指令が、展開アイコン２４０１の押下ではなく（ステップ２１０９：ＮＯ）、縮小アイコン２４０３の押下である場合（ステップ２１１５：ＹＥＳ）、図２４のＰＣファクス送信の態様で表示されているものを、ＰＣプリントの態様に変更する。 すなわち、対応する状態２４０５のレコードのリスト表示を削除し（ステップ２１１７）、縮小アイコン２４０３を展開アイコン２４０１に差し替える（ステップ２１１９）。

また、ステップ２１０７による待機状態において、入力された指令が、縮小アイコン２４０３の押下ではなく（ステップ２１１５：ＮＯ）、ラジオボタン２４０７の押下である場合（ステップ２１２１：ＹＥＳ）、所定のレコード（初期状態においては最上位の状態２４０５の先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２４０７をＯＦＦとし（ステップ２１２３）、利用者の操作に対応するラジオボタン２４０７をＯＮにする（ステップ２１２５）。

なお、ステップ２１１３、ステップ２１１９及びステップ２１２５を実行すると、ステップ２１０７に戻り、再び、利用者の操作がなされるまで待機する。

ここで、ステップ２１０７による待機状態において、利用者の操作により入力された指令が、展開アイコン２４０１、縮小アイコン２４０３及びラジオボタン２４０７の何れの押下ではない場合（ステップ２１０９、ステップ２１１５及びステップ２１２１：ＮＯ）、図２１に示す処理を行う。

すなわち、パソコン１０の制御部１００は、利用者の操作により入力された指令が、この手動知的支援処理の終了であるか否か、具体的には、閉じるボタン２４１７が押下されたか否かを判断し（ステップ２２０１）、この条件を満足するとき（ステップ２２０１：ＹＥＳ）、処理を終了する。

これに対し、閉じるボタン２４１７の押下ではない場合（ステップ２２０１：ＮＯ）、リスト表示ボタン２４０９、メモリ保存ボタン２４１１、全て表示ボタン２４１３又は全て印刷ボタン２４１５であるため、これら各ボタン操作に対応する処理を実行すべく、ラジオボタンＯＮのレコード（状態ＩＤ、ＧＩＤ、相手先アドレス、対象文書）を読み出す（ステップ２２０３）。

そして、この読み出した情報に基づき、ＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ２２０５）、及び、文書検索処理（ステップ２２０７）を実行し、次に、ステップ２２０９を実行する。 なお、このステップ２２０５及びステップ２２０７で実行される両処理は、上記稼動時知的支援処理（ステップ７１１）で行われるＧＩＤ検索条件設定処理（ステップ１１０３）、及び、文書検索処理（ステップ１１０５）と同様であるので、その説明は省略する。

ステップ２２０９では、ステップ２２０３を実行する原因となった利用者の操作部１０４を介した指令が、リスト表示ボタン２４０９の押下であったか否かを判断する。

リスト表示ボタン２４０９の押下であった場合（ステップ２２０９：ＹＥＳ）、ステップ２２０７による文書検索処理の結果を用いて文書知的支援処理を起動する（ステップ２２１１）。 なお、文書知的支援処理の詳細については図２３を用いて後述する。

これに対し、リスト表示ボタン２４０９の押下でない場合（ステップ２２０９：ＮＯ）、メモリ保存ボタン２４１１の押下であるか否かを判断し（ステップ２２１３）、この条件を満足するとき（ステップ２２１３：ＹＥＳ）、制御部１００は、複合機２０に対して文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、着脱メディア２１０１に書き込むよう指示を行いとともに、記憶部１０８から該当する文書データを通信部１０２を介して複合機２０に送信する。 一方、複合機２０の制御部２００はこの指示に応じて、通信部２１４を介して受信した該当する文書データを着脱メディア２１０１に書き込む（ステップ２２１５）。

また、メモリ保存ボタン２４１１の押下でない場合（ステップ２２１３：ＮＯ）、全て表示ボタン２４１３の押下であるか否かを判断し（ステップ２２１７）、この条件を満足するとき（ステップ２２１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを開き、その内容を表示部１０６に所定の間隔、例えば、２秒間隔で順次表示する（ステップ２２１９）。

また、全て表示ボタン２４１３の押下でない場合（ステップ２２１７：ＮＯ）、全て印刷ボタン２４１５の押下であるか否かを判断し（ステップ２２１７）、この条件を満足するとき（ステップ２２１７：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードに記載の文書アドレスの文書データを、通信部１０２を介して複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２により印刷する（ステップ２２２３）。

なお、全て印刷ボタン２４１５の押下でない場合（ステップ２２２１：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２１０７）。

また、ステップ２２１１、ステップ２２１５、ステップ２２１９及びステップ２２２３を実行し終えたときも、ステップ２１０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。

図２３は、ステップ２２１１によって起動される文書知的支援処理のフローを示したものである。 なお、図２５は、文書知的支援処理の実行にともないパソコン１０の表示部１０６に表示される情報の表示態様を示した図である。

先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ２３０１では、文書検索処理（ステップ２２０７）によって得られた検索結果のレコードから、同一の文書アドレスであるレコードを利用して、同一文書アドレスの文書データの参照回数（事象がｏｐｅｎであるレコードの数）及び最終アクセス日時(日時が直近のレコードに記載の日時)を集計し（ステップ２３０１）、ステップ２３０３を実行する。

ステップ２３０３では、集計結果を表示部１０６に図２５に示す態様で表示する。 その際、表示されるレコードの中で、先頭のレコードのラジオボタンをＯＮとする（ステップ２３０５）。

ここで、文書知的支援処理が起動後（ステップ２２１１）、ステップ２３０５までの手順が実行された状態で、制御部１００は、利用者が、操作部１０４を介して操作するまで待機する（ステップ２３０７）。

そして、この待機状態（ステップ２３０７）において、利用者が操作部１０４を介して指令を入力した場合、制御部１００は、その指令が、ラジオボタン２５０１（図２５参照。）の押下であるか否かを判断し（ステップ２３０９）、この条件を満足するとき（ステップ２３０９：ＹＥＳ）、ステップ２３０１を実行する。

ステップ２３０７では、所定のレコード（初期状態においては先頭のレコード。）に対してＯＮされているラジオボタン２５０１をＯＦＦとし（ステップ２３１１）、利用者の操作に対応するラジオボタン２５０１をＯＮにする（ステップ２３１３）。

一方、ステップ２３０９の判断が、ラジオボタン２５０１の押下でない場合、表示ボタン２５０３の押下であるか否かを判断し（ステップ２３１５）、この条件を満足するとき（ステップ２３１５：ＹＥＳ）、ステップ２３１７を実行する。

ステップ２３１７では、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを開き、これを表示部１０６に表示する。

また、ステップ２３１５の判断が、表示ボタン２５０３の押下でない場合、印刷ボタン２５０５の押下であるか否かを判断し（ステップ２３１９）、この条件を満足するとき（ステップ２３１９：ＹＥＳ）、ステップ２３２１を実行する。

ステップ２３２１では、制御部１００は、ラジオボタンＯＮの文書アドレスの文書データを記憶部１０８から読み出すとともに、通信部１０２を介して該当する文書データを複合機２０に送信し、複合機２０の記録部２０２は、これを印刷する。

また、ステップ２３１９の判断が、印刷ボタン２５０５の押下でない場合、関連文書ボタン２５０７の押下であるか否かを判断し（ステップ２３２３）、この条件を満足するとき（ステップ２３２３：ＹＥＳ）、ステップ２３２５を実行する。

ステップ２３２５では、文書テーブル１０８１から、ラジオボタン２５０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間（ｏｐｅｎ−ｃｌｏｓｅ間）に、事象が「ｏｐｅｎ」と記載されているレコードを全て抽出する（ステップ２３２５）。

図２５を例として具体的に説明すると、この抽出は、文書アドレス「ｆｉｌｅ：／／＃＃＃／＃＃＃／＃＃＃２」に記憶される文書データは、参照回数がｒ２回であるから、ｒ２回開かれていた期間があり、これら全ての期間を対象として行われる。

なお、ラジオボタン２５０１がＯＮの文書アドレスの文書データが開かれていた期間の決定に際し、利用者（図４における操作者。）の同一は考慮するように構成されている。

そして、ステップ２３２５による抽出によって得られた検索結果レコードを対象として、再び、この文書知的支援処理を起動する（ステップ２３２７）。

すなわち、利用者は、この文書知的支援処理の実行により、ある文書に関連した文書を、連続的に知ることができる。

さらに、制御部１００は、ステップ２３２３の判断が、関連文書ボタン２５０７の押下でない場合、閉じるボタン２５０９の押下であるか否かを判断し（ステップ２３２９）、この条件を満足するとき（ステップ２３２９：ＹＥＳ）、この文書知的支援処理（ステップ２２１１）を終了し、ステップ２１０７に戻って、利用者からの操作がなされるまで、待機する。

一方、閉じるボタン２５０９の押下でないと判断したとき（ステップ２３２９：ＮＯ）、この押下にともなう別の処理を実行し、又は、この押下はエラーであると判断し、再び、利用者の操作がなされるまで待機する（ステップ２３０７）。

なお、ステップ２３１３、ステップ２３１７、ステップ２３２１及びステップ２３２７を実行し終えたときも、ステップ２３０７に戻り、再び、利用者からの入力がなされるまで待機する。

（情報管理システムによる処理２）
次に、上記のとおり構成された情報管理システム１による処理（２）について、図面を用いて説明する。 なお、処理（２）は処理（１）と並列して稼動されるものである。

図２６は、パソコン１０により行われる文書テーブル１０８３の更新のための処理手順を示したフローである。 なお、このフローに示される処理（２）は、パソコン１０の制御部１００により行われる、より具体的には、制御部１０を構成するＣＰＵがＲＯＭ等に記憶されたプログラムにしたがい実行されるものである。

先ず、制御部１００は、操作部１０４を介して、記憶部１０８に記憶されている文書データの操作がなされた、又は、複合機２０の動作、具体的には、図３の「対象文書アドレス」の項目中「（パソコンにコピーした）」と記載されている処理動作(状態)の起動によって、複合機２０から対象文書データがパソコン１０に対して送信され、この対象文書データ新たに記憶部１０８に記憶された、さらに、書籍３２、３４の無線タグ３２２、３２４が書籍センサー３０の無線タグ読取部３０６に読み取られ、その情報が通信部３４を介してパソコン１０に送信されてきた場合、その書籍センサー３０からの送信に係る書籍３２等を紹介しているインターネット７０上のホームページ（以下、「ＨＰ」という。）が閲覧されたか否か（以下、これら操作または処理を「ファイル操作」という。）を判断する（ステップ２６０１）。

ステップ２６０１の判断の結果、ファイル操作がなされたと判断されたとき（ステップ２６０１：ＹＥＳ）、制御部１００は、文書テーブル１０８３に新たにレコードを追加し、このレコードにユニークなＩＤを生成して登録し（ステップ２６０３）、ステップ２６０５を実行する。

なお、このステップ２６０１の判断の結果、この条件を満足しないとき（ステップ２６０１：ＮＯ）、ファイル操作が行われるまで待機する。

ステップ２６０５では、ステップ２６０３において追加した新たなレコードに、現在の日時、文書アドレスに対象ファイルのフルパス名を、操作アプリに操作したアプリケーションを、操作者に操作者の種別を登録する。

その後、未だ未登録の「事象」へ登録する情報の判断処理を行う（ステップ２６０７〜ステップ２６３３）。

第１に、制御部１００は、ステップ２６０１でなされたファイル操作が、新たな文書ファイルの記録部１０８への記憶（以下、「ファイル生成」という。）であったか否かを判断し（ステップ２６０７）、ファイル生成であるとき（ステップ２６０７：ＹＥＳ）、事象として「ｃｒｅａｔｅ」を登録する。

一方、ファイル操作がファイル生成でない場合（ステップ２６０７：ＮＯ）、次に、記憶部１０８に記憶されている文書ファイルを開く（以下、「ファイルオープン」という。）であったか否かを判断し（ステップ２６１１）、この条件を満足するとき（ステップ２６１１：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ２６１３）。

また、ステップ２６１１において、条件を満足していないとき(ステップ２６１１：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの更新(上書き保存)であるか否かを判断し（ステップ２６１５）、この条件を満足するとき（ステップ２６１５：ＹＥＳ）、事象として「ｕｐｄａｔｅ」を登録する（ステップ２６１３）。

また、ステップ２６１５において、条件を満足していないとき(ステップ２６１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの送信（ＰＣファクス送信含む。）であるか否かを判断し（ステップ２６１９）、この条件を満足するとき（ステップ２６１９：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ２６２１）。

また、ステップ２６１９において、条件を満足していないとき(ステップ２６１９：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（図３において状態「ＰＣファクス送信」が該当。）であるか否かを判断し（ステップ２６１９）、この条件を満足するとき（ステップ２６２１：ＹＥＳ）、事象として「ｓｅｎｄ」を登録する（ステップ２６２１）。

また、ステップ２６１５において、条件を満足していないとき(ステップ２６１５：ＮＯ)、記憶部１０８に記憶されている文書データの印刷（複合機２０の記録部２０２を利用。）であるか否かを判断し（ステップ２６２３）、この条件を満足するとき（ステップ２６２３：ＹＥＳ）、事象として「ｐｒｉｎｔ」を登録する（ステップ２６２５）。

また、ステップ２６２３において、条件を満足していないとき(ステップ２６２３：ＮＯ)、ＨＰの閲覧であるか否かを判断し（ステップ２６２７）、この条件を満足するとき（ステップ２６２７：ＹＥＳ）、事象として「ｏｐｅｎ」を登録する（ステップ２６２９）。

さらに、ステップ２６２７において、条件を満足していないとき(ステップ２６２７：ＮＯ)、ファイルオープン(ステップ２６１１)又はＨＰの閲覧(ステップ２６２７)に対応した、ファイル又はＨＰのクローズであるか否かを判断し（ステップ２６３１）、この条件を満足するとき（ステップ２６３１：ＹＥＳ）、事象として「ｃｌｏｓｅ」を登録する（ステップ２６２９）。

なお、ステップ２６３１において、条件を満足しないとき(ステップ２６３１：ＮＯ)、又は、ステップ２６０９、ステップ２６１３、ステップ２６１７、ステップ２６２１、ステップ２６２５、ステップ２６２９若しくはステップ２６３３を終えた後、制御部１００は、再び、ファイル操作がなされるまで待機する。

以上、実施例１に係る上記説明は、主として「文書データ」を例としたが、情報管理システム１の対象足りえるデータは、「文書データ」に限られるものではなく、例えば、「画像データ」「音声データ」その他のデータ、又は、これら各種データが混在したものであっても、同一の内容(処理)を実現できる。

（実施例２）
以下、実施例１とは異なる情報管理システムについて、具体的に説明する。

なお、本実施例２は上記実施例１で用いていた「ＧＩＤ」を備えていない点、すなわち、図３において「ＧＩＤ」は定義されておらず、これにともない、稼動時知的支援処理及ぶ手動知的支援処理において「ＧＩＤ検索条件設定処理」も行わない点においてのみ実施例１と相違するものである。 したがって、以下の説明では同一の構成及び処理手順については、詳細を省略し、相違する点のみを説明する（手動知的支援処理における処理手順は、稼動時知的支援処理と同様の処理が行われるため、実質的に実施例２では、稼動知的支援処理について説明する。）。

（稼動時知的支援処理）
図２７は、稼動時知的支援処理のフローを示したものである。

図７のステップ７１１において、稼動時知的支援処理が実行されたとき、先ず、パソコン１０の制御部１００は、ステップ７０９において、外部装置より入力を受けた（検出した）状態ＩＤ、相手アドレス、対象文書アドレスをＲＡＭから読み出す。 そして、これらの中から操作部１０４を介して利用者に選択されたものを検索条件としてセットする（ステップ２７ステップ２７０１）、文書検索処理を実行する（ステップ２７ステップ２７０３）。

図１３は、文書検索処理（ステップ２７０３）のフローを示したものである。 先ず、状態テーブル１０８１、文書テーブル１０８３のレコード、全てを検索結果レコードの初期値とする（ステップ１３０１）。

次に、状態テーブル１０８１から特定のレコードに係る対象文書を特定すべく、先に実行したステップ２７０３により選択された検索条件にしたがった検索を実行する。

すなわち、まず、ステップ１３０３において、検索条件として状態ＩＤが指定されているか否かを判断し、この条件を満足しているとき（ステップ１３０３：ＹＥＳ）、状態テーブル１０８１から、検索条件としてセットされた状態ＩＤに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶する（ステップ１３０５）し、ステップ１３０７を実行する。 なお、検索条件として状態ＩＤがセットされていないとき(ステップ１３０３：ＮＯ)、ステップ１３０５を実行することなく、ステップ１３０７を実行する。

ステップ１３０７では、検索条件として相手アドレスが追加されているか否かを判断し、この条件を満足するとき（ステップ１３０７：ＹＥＳ）、ステップ１３０５により記憶された検索結果レコード等から、検索条件としてセットされた相手アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３０９）、次に、ステップ１３１１を実行する。 なお、ステップ１３０７において、検索条件として相手アドレスが追加されていない場合（ステップ１３０７：ＮＯ）、ステップ１３０９を実行することなく、ステップ１３１１を実行する。

ステップ１３１１では、検索条件として対象文書アドレスが追加されているか否かを判断する。 そして、この判断の結果、対象文書アドレスがセットされていれば（ステップ１３１１：ＹＥＳ）、ステップ１３０５等により記憶された検索結果レコードから、検索条件としてセットされた対象文書アドレスに一致するレコードを、検索結果レコードとして記憶し（ステップ１３１３）、次に、ステップ１３１５を実行する。 なお、ステップ１３１１において、検索条件として対象文書アドレスが追加されていない場合（ステップ１３１１：ＮＯ）、ステップ１３１３を実行することなく、ステップ１３１５を実行する。

ここで、ステップ１３０３〜ステップ１３１３を実行した結果、得られる検索結果レコードについて、より詳細に説明する。

ステップ１３０３、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断において全ての判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

また、ステップ１３０３及びステップ１３０７の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０９において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

また、ステップ１３０３及びステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３０７の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

また、ステップ１３０３の判断が「ＹＥＳ」で、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０５において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

また、ステップ１３０３の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

また、ステップ１３０３及びステップ１３１１の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３０７の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０９において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

また、ステップ１３０３及びステップ１３０７の判断が「ＮＯ」で、ステップ１３１１の判断が「ＹＥＳ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３１３において記憶されたものと、最終の検索結果レコードは、同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

さらに、ステップ１３０３、ステップ１３０７及びステップ１３１１の判断において全ての判断が「ＮＯ」である場合、検索結果レコードは、ステップ１３０１において初期値として設定された状態テーブル１０８１と同一の状態テーブル１０８１のレコードを有する。

ステップ１３１５では、ステップ１３１７以降の処理を行うべく、上記ステップ１３０３〜ステップ１３１３によって特定された検索結果レコードから未処理の検索結果レコードを１件読み出し、ステップ１３１７を実行する。

なお、ステップ１３１７以降の処理については、検索結果表示処理（ステップ２７０５）を含め、上記実施例１同様であるので、詳細を省略する。

（実施例３）
以下、実施例１及び実施例２とは異なる情報管理システムについて、具体的に説明する。

なお、本実施例３では上記実施例１及び実施例２と相違する点のみを説明する。 したがって、以下の説明では同一の構成及び処理手順については、詳細を省略する。

（文書検索処理）
図２８は、文書検索処理のフローを示したものである。

ステップ２８０１〜ステップ２８１５は、実施例１の図１３のステップ１３０１〜ステップ１３１５と同一の処理手順であるので、詳細な説明を省略し、ステップ２８１７から詳述する。

ステップ２８１７では、ステップ２８１５で読み出したレコードが有する状態ＩＤが、電話通話を示すもの（例えば、ＴＬＴ、ＴＬＲ）であるか否かを判断し、電話通話を示すものではないと判断すると（ステップ２８１７：ＮＯ）、ステップ２８２１に移行する。

ステップ２８２１以降の処理については、実施例１の図１３のステップ１３１７以降と同一の処理となるので、説明を省略する。

一方、ステップ２８１７で、状態ＩＤが電話通話を示すものであると判断すると（ステップ２８１７：ＹＥＳ）、ステップ２８１９に移行する。

ステップ２８１９では、ステップ２８０１で検索結果レコードの初期値として設定した文書テーブル１０８３に記憶された各レコードにおいて、事象が「ｃｒｅａｔｅ」又は「ｏｐｅｎ」であるレコードに記載の日時から、事象が「ｃｒｅａｔｅ」等のレコードに記載の文書アドレスと同一の文書アドレスが記載された、事象が「ｃｌｏｓｅ」であるレコードに記載の日時までの期間（つまり、同文書がパソコン１０で「開かれていた」又は「取り扱われていた」と判断できる期間）が、ステップ２８１５で読み出した１件の状態テーブル１０８１のレコードに記載の、開始日時から、終了日時に３０分間加えた日時までの期間と重なったとき、処理対象となった文書テーブル１０８３のレコードを検索結果レコードとして記憶する（ステップ２８１９）。

すなわちこの処理（ステップ２８１９）は、電話通話中及び電話終了後３０分間内に取り扱われていたと判断される文書を抽出することを行っている。

これによって、通話後、通話によって通話内容の参考としたい文書が生じたり、通話内容をまとめた文書を作成、更新する必要があった場合でも、それらの文書を通話に関連するものとして抽出することが可能となる。

ステップ２８２３以降のステップは、実施例１の図１３のステップ１３１９以降と同一の処理となるので、説明を省略する。

なお、本実施例３では、通話終了日時に３０分間加算することにより、実際の通話終了時刻よりも３０分間長く通話していたと設定し、通話中及び通話終了後に取り扱った文書を抽出しているが、この加算時間は３０分に限定されておらず、例えば、１０分、又は６０分でもよく、さらには、加算時間はなくてもよい。

また、この加算時間はユーザにより任意に設定されてもよいし、装置に予め設定されていてもよい。

さらに、通話終了日時に時間を加算しているが、通話開始日時を任意の時間遡及させることによって、通話開始前の所定時間内に取り扱った文書も抽出することが可能である。

この場合も、遡及時間の設定は、時間を加算する場合と同様に、ユーザにより任意に設定されてもよいし、予め設定されていてもよい。

また、通話開始日時から任意の時間遡及させ、さらに通話終了日時に任意の時間付加した期間に取り扱った文書を抽出することも可能である。

加えて、通話開始日時は、通話を開始した時間に限られず、通話先電話番号入力時であっても、オフフック時であってもよく、通話に関する何れかの動作が行われたときであればよい。

同様に、通話終了日時も、通話を止めた時間に限られず、オンフック時でも、一定時間無音通話が続いたときとしてもよい。

本発明の実施例における情報管理システムの構成を示した図

本発明の実施例における状態テーブルを示した図

本発明の実施例１における状態テーブルに記憶される各項目の定義を示した図

本発明の実施例における文書テーブルを示した図

本発明の実施例におけるファイル情報テーブルを示した図

本発明の実施例におけるデバイス指定テーブルを示した図

本発明の実施例におけるパソコンにより行われるメインとなる処理のフローを示す図

本発明の実施例における稼動前知的支援処理のフローを示す図

本発明の実施例における事象文書検索処理のフローを示す図

（ａ）、（ｂ）、（ｃ）は、本発明の稼動前知的支援処理の実行にともなう表示態様を示す図

本発明の実施例１における稼動時知的支援処理のフローを示す図

本発明の実施例１におけるＧＩＤ検索条件設定処理のフローを示す図

本発明の実施例１における文書検索処理のフローを示す図

本発明の実施例における検索結果表示処理のフローを示す図

本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図

本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図

本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図

本発明の実施例における稼動時知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図

本発明の実施例における検索結果出力処理のフローを示す図

本発明の実施例における状態テーブル登録処理のフローを示す図

本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図

本発明の実施例における手動知的支援処理のフローを示す図

本発明の実施例における文書知的支援処理のフローを示す図

本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（状態テーブル関連）を示す図

本発明の実施例における手動知的支援処理における検索結果の表示態様（文書テーブル関連）を示す図

本発明の実施例における文書テーブル更新処理のフローを示す図

本発明の実施例２における稼動時知的支援処理のフローを示す図

本発明の実施例３における文書検索処理のフローを示す図

符号の説明

１０ パソコン（情報処理装置）
１０８ 記憶部（第３記憶手段）
１０８１ 状態テーブル（第１記憶手段）
１０８３ 文書テーブル（第２記憶手段）
２０ 複合機（外部装置）
５０ ネットワーク回線 ６０ 電話回線 ７０ インターネット網