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智能工作空间

阅读：823发布：2020-05-11

专利汇可以提供智能工作空间专利检索，专利查询，专利分析的服务。并且这里描述一种用于协作的技术。根据一些实现方式，工作空间工具被适配为与电子通信系统合作。与工作空间工具相关的电子通信内容被存储在储存库中并且与各自的工作空间相关联。所述工作空间工具允许工作空间的参加者访问与工作空间相关的所有信息。，下面是智能工作空间专利的具体信息内容。

权利要求

1.一种用于关于主题进行协作的方法，其包括：
由一个或更多个工作空间的参加者提供用于维护一个或更多个协作工作空间的工作空间系统，其中该工作空间系统对于与工作空间主题相关的信息进行组织，其中工作空间的信息包括与工作空间主题相关的电子邮件、附件、任务、会议请求和/或文件与通信内容；
生成电子通信内容；
从所述工作空间系统中的可用的协作工作空间列表中选择第一工作空间，该第一工作空间与由所述工作空间系统中的第一组参加者进行协作的第一工作空间主题相关；
将所述电子通信内容发送给所述用于对第一工作空间主题进行协作的第一工作空间的第一组参加者；
将所述电子通信内容存储在所述工作空间系统中，其中所述电子通信内容与所述第一工作空间相关联；
确定所述第一工作空间的相关工作空间，该确定基于下列至少之一：
工作空间级别关系，其中基于该工作空间级别关系的相关工作空间包含具有相同历史的电子邮件，和
电子邮件级别关系，其中基于该电子邮件级别关系的相关工作空间包含具有相同附件的电子邮件；以及
向所述第一组参加者建议所确定的相关工作空间。
2.如权利要求1所述的方法，其中：
所述工作空间系统被适配为与电子通信系统合作；以及
生成和发送所述电子通信内容包括使用所述电子通信系统。
3.如权利要求2所述的方法，其中所述电子通信系统包括客户端/服务器体系结构，所述客户端/服务器体系结构包括：
工作空间客户端，其位于一个或更多个本地客户端设备；以及
工作空间服务器。
4.如权利要求1所述的方法，其中来自第一组参加者与第一主题相关的所有电子通信内容都被存储在第一工作空间。
5.如权利要求4所述的方法，其中与不同工作空间相关的所有电子通信内容都被存储在所述工作空间系统中并且与它们各自的工作空间相关联。
6.如权利要求1所述的方法，包括：
访问所述工作空间系统，包括：在电子通信客户端通过电子通信系统ECS用户接口访问所述工作空间系统，其中所述ECS用户接口包括工作空间用户接口。
7.如权利要求6所述的方法，包括：当所述工作空间系统被访问时，在所述工作空间接口中更新工作空间信息。
8.如权利要求3所述的方法，包括：创建新工作空间，其中创建新工作空间包括：
在工作空间客户端中提供与所述新工作空间相关的信息；以及
将与所述新工作空间相关的信息发送到所述工作空间服务器。
9.如权利要求8所述的方法，其中与所述新工作空间相关的信息包括：
对所述新工作空间的描述；
所述新工作空间的标题；
定义所述新工作空间的安全级别；
定义所述新工作空间的参加者；或
上述的组合。
10.一种用于协作的工作空间系统，包括：
工作空间客户端，其位于客户端设备，所述工作空间客户端包括：
工作空间用户接口，用于访问所述工作空间系统；和
工作空间构造器模块，用于创建新工作空间；以及
工作空间服务器，用于提供具有用于协作的各个工作空间主题的可用工作空间列表，其中工作空间是由用于对工作空间主题进行协作的用户创建的，所述工作空间服务器包括：
工作空间储存库，用于存储与工作空间相关联的电子通信内容；和
工作空间索引引擎，用于创建将所述电子通信内容关联到它们各自的工作空间的信息的索引，以及
工作空间建议引擎，用于向工作空间系统的相关工作空间的参加者建议相关工作空间，该相关工作空间是基于下列至少之一确定的：
工作空间级别关系，其中基于该工作空间级别关系的相关工作空间包含具有相同历史的电子邮件，和
电子邮件级别关系，其中基于该电子邮件级别关系的相关工作空间包含具有相同附件的电子邮件。
11.如权利要求10所述的工作空间系统，包括位于客户端设备的多个工作空间客户端。
12.如权利要求10所述的工作空间系统，其中所述工作空间客户端包括用于提取与工作空间相关的电子通信内容的信息的工作空间信息提取器。
13.如权利要求10所述的工作空间系统，其被适配为与电子通信系统合作。

说明书全文

智能工作空间

技术领域

[0001] 本公开一般涉及用于组织与主题(topic)相关的信息的智能工具和方法。

背景技术

[0002] 存在各种工具用于便利用户之间的通信或协作(collaborate)。例如，一个这样的工具是电子邮件(email)系统。Email系统使得用户能够容易地相互通信。

[0003] 用户可以关于一个主题来协作，所述主题比如项目或制定决策。在这样的场景中，用户可以创建email线程来发起协作。例如，一个同事可以发起关于主题或项目的与其他同事的讨论。Email线程可以包括发起者期望与其他用户共享的一个或更多个附件，所述其他用户将是协作组的一部分。所述附件可以是任何类型的文件。例如，附件可以是文本或文档、报告、图片和/或视频。

[0004] 在协作过程中，与主题相关的信息在协作组的用户之间交换。这样的信息包括例如email线程、会议、任务和附件。当email线程已经被多个用户或多次回复时，原始email的上下文可能容易丢失或变得不清楚。用户组在协作的存在期间可以是动态的。例如，一些用户可以被从协作组中去除或者可以被添加到协作组中。由于信息可以由不同的用户创建，所以不是所有用户都可以具有相同的信息和/或上下文。这可能妨碍了协作的有效性。

[0005] 因此，期望提高协作过程的效率和有效性。发明内容

[0006] 公开了一种关于主题协作的方法。该方法包括提供一种用于维护一个或更多个工作空间的工作空间系统。生成电子通信内容(electric communication)并且选择工作空间系统中的第一工作空间。第一工作空间与由第一组参加者进行协作的第一主题相关。该方法还包括向第一组参加者发送电子通信内容。与第一工作空间相关联的电子通信内容存储在所述工作空间系统中。

[0007] 这里还描述了工作空间系统。所述工作空间系统包括位于客户端设备的工作空间客户端和工作空间服务器。所述工作空间客户端包括用于访问工作空间系统的工作空间用户接口和用于创建新工作空间的工作空间构建模块。另一方面，所述工作空间服务器包括用于存储与所述工作空间相关联的电子通信内容的工作空间储存库和用于提供将电子通信内容关联到它们各自的工作空间的信息的工作空间索引引擎。

[0008] 在另一实施例中，提供一种计算机可用介质。该计算机可用介质具有有形地具体化在其中的计算机可读程序代码。该计算机可读程序被适配为由处理器执行以便实现用于关于主题进行协作的方法。该计算机可读程序与电子通信系统合作，维护一个或更多个工作空间并且存储与工作空间相关的电子通信内容。电子通信内容与其相应的工作空间相关联。

[0009] 对于以下将变得明显的这些和其它优点及特征，更多的信息可以通过参考后面详细描述和所附的权利要求以及附图来获得。

附图说明

[0010] 一些实施例在附图中示出，在附图中，相同的参考标号指代相同的部分。

[0011] 图1示出环境的实施例。

[0012] 图2示出软件环境的实施例。

[0013] 图3示出工作空间系统的实施例。

[0014] 图4示出工作空间系统的实施例的体系结构。

[0015] 图5示出工作空间系统的整体流程的实施例。

[0016] 图6示出用于创建工作空间的过程流程的实施例。

[0017] 图7示出用于经由工作空间系统与其他用户协作的过程流程的实施例。

[0018] 图8示出用于建议工作空间的过程流程的实施例。

[0019] 图9a示出示例性工作空间级别关系。

[0020] 图9b示出示例性email级别关系。

[0021] 图10示出使用工作空间系统的协作的示例。

[0022] 图11a-b示出用户接口的示例性实施例。

具体实施方式

[0023] 在后面的描述中，出于解释的目的，陈述了特定数字、资料和配置以便提供对本发明的框架和方法的透彻的理解，并且满足法定的书面描述、可实现性以及最佳方式的要求。然而，对于本领域技术人员来说很明显，本发明框架和方法可以被实践而无需特定的示例性细节。在其它实例中，公知的特征被省略或被简化以使对本发明框架和方法的示例性实现方式的描述清楚，从而更好地解释本发明框架和方法。此外，为了易于理解，某些方法步骤被作为单独的步骤来描写，然而，这些单独描写的步骤不应当被解释为在它们的性能中必须是依赖顺序的或者是单独的。

[0024] 这里描述了用于组织与主题相关的信息的工作空间的框架或应用。工作空间框架可以被用来例如组织所有与主题相关的信息。例如，该信息可以包括email、约会、任务和附件，所述附件诸如报告、图片、文档或其它任何类型的与主题相关的信息。该工作空间框架为利害关系人(stakeholder)提供可信内容和上下文以提高协作过程的效率。

[0025] 在一个实现方式中，本发明框架可以组织用于不同主题的不同工作空间。工作空间框架可以建议用户相关的工作空间以进一步提高协作过程的效率。

[0026] 在另一个实现方式中，工作空间框架可以被实现为通信应用的一部分。这使得用户能够从通信应用中访问信息。

[0027] 图1示出示例性环境100的框图。举例来说，该环境便利了用户之间的协作。该环境可以具有客户端/服务器体系结构。例如，该环境可以是分布式客户端/服务器体系结构。在一个实施例中，该环境包括经由通信网络102可通信地耦接的一个或更多个客户端108a-c和一个服务器105。客户端108a-c可以访问服务器105以将信息存储在该服务器上和/或取回在该服务器上维护的信息。而且，该服务器可以便利客户端之间的通信。

[0028] 该通信网络可以是例如局域网(LAN)，其互连不同的设备，比如客户端和服务器。其它类型的网络也是可用的。所述设备可以通过无线和/或有线连接经由该网络耦接。

[0029] 在一个实施例中，该服务器可以是包括存储器和处理器的计算机。该服务器被配置为发送、接收、处理和存储与该环境相关联的信息或数据。可以采用各种类型的计算机。例如，该计算机可以是大型机(mainframe)、工作站以及其它类型的处理设备。该服务器可以被适配为执行任何操作系统。例如，该服务器的操作系统可以是z/OS、Linux-Intel、Linux/390、UNIX或Windows Server。也可以使用其它类型的操作系统。该服务器也可以包括web服务器和/或简单邮件传输协议(SMTP)服务器或者可通信地与web服务器和/或简单邮件传输协议(SMTP)服务器耦接。

[0030] 尽管该环境被图示为具有一个服务器，但是可以理解可以采用诸如服务器池的多于一个的服务器以及除了服务器之外的计算机。

[0031] 该服务器的存储器可以包括任何存储器或数据库模块。该存储器可以是易失或非易失型存储器，比如，磁介质、光介质、随机存取存储器(RAM)、只读存储器(ROM)、可移动介质或任何其它适合的本地或远程存储器组件。

[0032] 客户端可以是具有例如本地存储器和处理器的本地或远程计算设备。存储器可以包括固定和/或可移动存储介质，比如，计算机磁盘、CD-ROM或其它适合的介质。各种类型的处理设备可以用作客户端。例如，客户端可以是PC、平板PC、工作站、网络计算机、kiosk或个人数字助理(PDA)。也可以使用其它类型的处理设备。处理设备可以包括存储器和处理器。可以为处理设备提供输入和输出设备。输入设备可以是例如小键盘、触摸屏、鼠标或其它可以接受来自用户的信息的设备。例如，客户端可以使用输入设备接收来自用户的请求。输出设备可以是显示器，用于向用户传达信息。其它类型的输入和输出设备也是可用的。客户端可以接收、发送、处理以及存储与环境100相关联的任何适当的数据。

[0033] 可以在该环境中提供客户端/服务器(C/S)应用。一般来说，C/S应用包括前端部分和后端部分。前端部分被本地存储在客户端，而后端部分位于服务器中。可以在该环境中提供各种类型的C/S应用。例如，C/S应用可以包括业务应用以及诸如email应用的通信应用。例如，C/S业务应用可以包括来自SAPAG的SAP业务对象应用。其它类型的C/S业务应用也是可用的。

[0034] 客户端可以包括用户接口，用于用户出于各种目的与该环境接口。在一个实施例中，用户接口可以包括图形用户接口(GUI)。GUI可以提供一种呈现信息或与该环境通信的高效且用户友好的方式。例如，GUI可以包括任务菜单以及用于显示信息的一个或更多个版面(pane)。其它类型的用户接口，比如命令行接口(CLI)，也是可用的。用户接口的类型可以取决于客户端上运行的应用的类型。例如，前端部分可以包括用于使用户与后端部分交互以访问存储在服务器中的数据的GUI。

[0035] 尽管该环境被图示为具有三个客户端和一个服务器，但是要理解，可以存在任何数量的可通信地耦接到一个或更多个服务器的客户端。此外，可以包括其它类型的设备。客户端可以是本地或外部客户端。而且，“客户端”和“用户”可以在适当时交换地使用，而不会脱离本公开的范围。例如，一个客户端可以由一个或更多个用户使用，而一个用户可以使用一个或更多个客户端。举例来说，用户可以具有诸如email系统之类的应用的用户账户。任何用户都可以通过执行认证或登录过程，比如提供用户名和口令，来访问该用户自己的账户。

[0036] 图2示出软件环境200的实施例。如图所示，该软件环境包括email系统210。可以使用各种类型的email系统。Email系统例如是Microsoft公司提供的Microsoft Office Outlook(微软办公收发邮件系统)。也可以使用其它类型的email系统，比如来自IBM的Lotus Notes。

[0037] 该软件系统可以包括软件应用260。该软件应用可以是与email系统合作的任何类型的软件应用。例如，该软件应用可以生成可以使用email系统来发送给其它用户的文件。该软件应用可以是协作应用。可以使用各种类型的协作应用。在一个实施例中，该软件应用可以是来自SAP AG的Duet或LiveOffice。也可以采用其它类型的软件应用。该软件应用可以是一套软件应用。尽管示出了一个email系统和一个软件应用，但是该软件环境可以具有多于一个的email系统和软件应用。

[0038] 在一个实施例中，提供了工作空间(Workplace)系统230。在一个实施例中，工作空间系统包括智能工作空间系统。工作空间系统维护一个或更多个工作空间。工作空间基于主题，例如基于涉及一组参加者的主题。

[0039] 工作空间将主题的信息组织到工作空间中。例如，工作空间系统将与主题相关的、包括任何通信或信息的email、附件、任务、会议请求以及其它文档等组织到工作空间中。通过在工作空间中维护主题的所有相关信息，将确保参加者通过访问该工作空间而具有相同的信息，包括上下文。而且，该信息是最近且最新的信息。

[0040] 在一个实施例中，工作空间系统包括向工作空间的参加者推荐一个或更多个相关工作空间的智能。例如，第一工作空间的参加者可以被推荐去其它相关工作空间。另外的相关信息可以从该工作空间组外部的用户提供。这样，提供对其它工作组的推荐能够有助于整个协作过程效率更高。

[0041] 该工作空间系统可以被固有地实现为email系统的一部分。在替换实施例中，该工作空间系统可以被实现为email系统的外加的特征。该工作空间系统的其它配置也是可用的。该工作空间系统使得能够创建工作空间或者从email系统内部访问工作空间。在其它实施例中，该工作空间系统可以被独立访问或者从软件应用访问。这在访问该工作系统时提供了灵活性和便利性。

[0042] 图3示出了工作空间系统的实施例的总体视图300。该系统基于C/S体系结构。客户端108经由通信网络102与服务器105通信。该客户端包括工作空间系统的前端部分338。该工作系统的前端部分可以被称为工作空间客户端。该工作空间客户端可以包括工作空间接口，例如，工作空间GUI。该客户端也可以包括email系统的前端部分318或email客户端。该email客户端包括email接口，例如，email GUI。

[0043] 在一个实施例中，工作空间GUI与email GUI集成在一起。这使得可以从email客户端中启动工作空间客户端。在其它实施例中，可以从email客户端外部启动工作空间客户端。例如，可以独立地或者从其它应用中启动工作空间客户端。工作空间的其它配置也是可用的。在优选实施例中，至少可以从email客户端中启动工作空间客户端。从email客户端中启动工作空间的能力允许用户访问工作空间客户端而无需离开email客户端。

[0044] 服务器包括工作空间系统的后端部分335，其可以被称为工作空间服务器。如图所示，该服务器可以是工作空间系统的专用或单独的服务器。在其它实施例中，该服务器也可以包括email系统的后端部分或email服务器(未示出)。在这样的配置中，工作空间服务器被集成到email服务器中。

[0045] 在一个实施例中，工作空间服务器包括工作空间储存库模块345和工作空间管理模块355。工作空间储存库模块存储与工作空间系统的不同工作空间相关的信息。存储在数据库中的信息可以与唯一的索引相关联。该信息可以使用该索引来映射。例如，数据库表可被用来将该索引映射到工作空间。将信息映射到工作工作空间的其它形式也是可用的。工作空间管理模块控制每个工作空间的访问权并且确定工作空间关系，如果可应用的话。

[0046] 图4示出工作空间系统的实施例的体系结构400。在一个实施例中，工作空间系统包括C/S体系结构。工作空间系统230包括本地驻留于客户端108的工作空间客户端的前端部分338和驻留于服务器105上的工作空间服务器的后端部分335。客户端经由通信网络102与服务器通信。

[0047] 在一个实施例中，工作空间系统与email系统210合作。工作空间系统可以是email系统固有的。在一些实施例中，工作空间系统可以是email系统的外挂(add-on)或插入模块。

[0048] Email系统的email客户端的前端部分318位于该客户端上。该Email客户端例如能够使用户使用数字消息或email与其他用户通信。Email可以包括消息头部和消息体。消息头部包含例如控制信息，比如发起者的email地址、一个或更多个接收者地址和题目(subject)头部字段。消息头部也可以包括email客户端自动生成的信息。例如，email客户端可以自动生成日期和消息标识(消息ID)信息。附件也可以被提供有附件标识(附件ID)。消息体包含消息的内容。

[0049] 在一个实施例中，Email系统的email服务器的后端部分438位于该服务中。如图所示，email服务器与工作空间系统的后端部分一起位于该服务器中。如图所示，工作空间服务器与email服务器集成在一起。在其它实施例中，可以提供独立的email服务器和工作空间服务器。也可以采用Email服务器和工作空间服务器的其它配置。

[0050] 为了便利访问软件应用或系统，提供一个或更多个用户接口。例如，该用户接口提供对位于客户端本地的软件应用或系统的前端部分的访问，以便与服务器上的后端部分进行交互。在一个实施例中，email用户接口422提供对email系统的访问，并且工作空间用户接口432提供对工作空间系统的访问。在一个实施例中，工作空间用户接口被提供在email用户接口内以便形成集成的用户接口或GUI 420。该集成的用户接口使得能够对email系统和工作空间系统二者进行访问。

[0051] 在一个实施例中，该用户接口包括GUI用户接口。该GUI接口包括多个可定制的具有由用户操作的交互区域(field)、下拉列表和按钮的框(frame)或视图。该GUI可以被配置为呈现与查询相关联的信息，包括按钮，其使得用户能够容易且高效地做出请求以及接收所请求的信息。例如，email GUI可以包括用于工作空间GUI的面板(panel)。

[0052] 在其它实施例中，可以提供单独的用户接口以便独立地访问email系统和工作空间系统。用户接口的其他配置也是可用的。例如，用户接口可以被配置为使得能够从其它软件应用或系统访问工作空间系统。在其它实施例中，可以提供其它类型的用户接口。

[0053] 用户可以启动email GUI并且执行email用户认证过程以访问用户的email账户。Email用户认证过程包括例如输入用户的用户名和口令。一旦通过认证，用户就可以访问email系统。用户可以通过GUI查看自己的消息。

[0054] 在一个实施例中，工作空间GUI面板包括认证版面。例如，工作空间GUI面板可以是email GUI面板的一部分。为了访问工作空间系统，用户执行工作空间用户认证过程。例如，用户输入其用户名和相关联的口令。工作空间系统的认证过程可以与email系统的认证过程相同。例如，一旦用户对email系统执行了认证过程，其自动针对工作空间系统对用户进行认证。在其它实施例中，为email系统和工作空间系统提供单独的认证过程。针对email系统和工作空间系统的认证过程或登录过程的其他配置也是可用的。

[0055] 在一个实施例中，工作空间系统的前端部分包括工作空间构造器(builder)模块448。工作空间构造器用于由用户来生成新工作空间。例如，用户可能期望创建一个新的讨论主题。用户通过工作空间用户接口可以生成与新主题相关的新工作空间。当创建新工作空间时，工作空间构造器向创建者询问信息，比如工作空间的描述。工作空间构造器询问的另外的信息可以包括例如工作空间的安全级别和工作空间参加者。

[0056] 通常，工作空间的创建者是工作空间的所有者。在一些情况中，工作空间的所有权可以由创建者委派给另一用户。例如，所有者管理工作空间。这可以包括管理工作空间上下文，安全级别或标签以及工作空间参加者。其他类型的工作空间信息也可以由所有者来管理。例如，工作空间上下文可以包括工作空间的背景信息、附件、email线程、会议请求和会议议程。工作空间也可以包括与工作空间相关的其他类型的信息。

[0057] 在一个实施例中，不同类型的安全级别可以与工作空间相关联。安全级别确定工作空间的可访问性。安全级别可以由所有者使用标记来定义。其它用于定义工作空间的安全级别的技术也是可用的。工作空间可以与例如三个安全级别(比如，公共、私有和秘密)中的一个安全级别相关联。表1示出可以与不同安全级别相关联的各种属性的示例。提供安全级别和属性的其它配置也是可用的。

[0058] 表1

[0059]  安全级别   可访问性
  公共   任何用户
  私有   通过来自所有者的邀请
  秘密   通过来自所有者的邀请和所有者分配

[0060] 的口令

[0061] 前端部分包括工作空间容器模块458。该工作空间容器模块包括与用户相关的所有工作空间。例如，工作空间容器模块包含公共工作空间和用户用为参加者的工作空间的列表。信息可以本地存储在客户端设备并且在工作空间系统被访问时更新。

[0062] 在一个实施例中，工作空间客户端包括工作空间信息提取器模块468。该工作空间信息提取器模块从例如上下文提取信息。例如，与上下文相关的信息当在工作空间系统中被创建时被提取。从上下文提取的信息可以包括用于将上下文关联到工作空间的信息。在一个实施例中，所提取的信息可以包括消息ID、附件ID、工作空间标识符(工作空间ID)。也可以提取其它类型的信息。例如，上下文的接收者以及用于将上下文关联到工作空间的其它信息。该信息可以被用于创建索引或数据库表。其它用于将信息与工作空间相关联的技术也是可用的。

[0063] 在一些情况中，上下文可以与多于一个的工作空间相关联。当上下文与多于一个的工作空间相关联时，这些工作空间可以被视为相关工作空间。

[0064] 在一个实施例中，工作空间服务器包括工作空间储存库模块345。工作空间储存库模块存储与系统的所有工作空间相关的全部信息。工作空间可以由不同用户创建并且具有重叠的参加者的不同组。工作空间管理模块355被包括在工作空间服务器中。在一个实施例中，该工作空间管理模块包括工作空间索引引擎475。该工作空间索引引擎创建工作空间和存储在工作空间储存库中的相关信息的索引。例如，可以创建数据库索引表。该数据库索引表存储将信息与一个或更多个工作空间相关联的索引。索引法(indexing)使得能够从工作空间存储库快速且高效地取回信息。

[0065] 在一个实施例中，工作空间管理模块包括工作空间建议引擎465。该工作空间建议引擎可以向参加者推荐相关工作空间。例如，第一工作空间与第一主题相关。该工作空间建议引擎识别出具有与第一主题类似或相关的第二主题的第二工作空间。其它类型的关系可以包括具有相同email或附件的工作空间。该工作空间建议引擎会向第一工作空间的参加者建议可以参加第二工作空间，或者相反。在一个实施例中，工作空间建议引擎建议作为公共工作空间的相关工作空间。在其它实施例中，也可以利用来自所有者的预先授权而建议私有或更高安全级别的工作空间。

[0066] 图5示出工作空间系统的总体流程500的实施例。在步骤510，用户执行认证过程以便在客户端访问工作空间系统。例如，用户经由GUI访问工作空间客户端并且执行登录过程。这可以包括用户输入账户的用户名和口令。在一个实施例中，工作空间GUI与email客户端的GUI集成在一起。到工作空间系统的登录过程可以与email系统的登录过程集成在一起。例如，到email系统的访问自动访问工作空间系统。在替换实施例中，可以为工作空间系统提供单独的登录过程。登录将工作空间客户端连接到工作空间服务器。

[0067] 工作空间客户端同步来自工作空间服务器工作空间信息。例如，工作空间服务器用包括可用工作空间列表的信息来更新工作空间客户端。可用工作空间是例如用户可查看的工作空间。这可以包括公共工作空间和用户作为参加者的工作空间。工作空间服务器可以向用户提供另外的信息。在登录时，工作空间服务器可以向用户提供关于任何可用的更新的通知。例如，可以向用户提供关于新工作空间的通知或已有工作空间的更新。也可以显示其他工作空间信息。在步骤520，工作空间信息可以被显示在工作空间GUI中。例如，用户可以查看显示在工作空间GUI中的可用工作空间。

[0068] 到工作空间系统的访问为用户提供各种选项。使用工作空间GUI，用户可以在步骤530通过选择可用工作空间来与其他用户合作，在步骤540创建与主题相关的新工作空间或者在步骤550管理工作空间。在一个实施例中，管理工作空间被保留给工作空间的所有者来进行。管理工作空间可以包括例如删除工作空间、将工作空间安全级别重新分类、去除参加者、添加参加者以及其它管理功能。

[0069] 图6示出用于使用工作空间系统创建用于共享信息的工作空间的过程流程600的实施例。在步骤610，用户可以处于email通信中。email通信(email communication)可以由用户来创建或答复。email通信可以是任何类型的email通信。例如，该通信内容(communication)可以是email、任务或会议请求。其它类型的email通信也是可用的。

[0070] 在步骤620用户可能期望在工作空间系统中创建新工作空间以便共享信息。例如，用户可能期望共享与email通信相关的信息。为了创建新的工作空间，用户可以选择工作空间GUI中的“创建新工作空间(CNW)”动作按钮。CNW动作按钮可以位于工作空间GUI面板的动作版面中。可以采用其它技术来创建新工作空间。

[0071] 当创建新工作空间时，工作空间系统向用户询问与新工作空间相关的信息。在一个实施例中，工作空间系统向用户询问新工作空间的描述和标题(title)。工作空间系统还可以向用户询问新工作空间的受邀者。可替换地或者附加地，工作空间的受邀者或参加者可以从已有的email通信的接收者列表中提取。也可以向新工作空间的创建者请求其它类型的信息。例如，可以向创建者请求诸如附件、会议请求、任务和已有email线程之类的工作空间上下文。与工作空间相关的信息可以被例如本地存储在工作空间客户端。

[0072] 在步骤630中，用户可以将一个或更多个附件包括在email通信中。附件可以是附随email通信的任何类型的文档。附件例如可以是报告、图片、文章或其它类型的文件。为了完成创建新的工作空间，在步骤640用户将email通信内容发送给接收者。

[0073] 一旦发送了该通信内容，工作空间的信息就被存储在工作空间服务器中。工作空间服务器可以分析该工作空间信息以识别相关的工作空间。相关工作空间存储在例如关系地图(relation map)中。

[0074] 图7示出了用于经由工作空间系统与其他用户协作的过程流程700的实施例。在步骤710，用户从工作空间服务器接收工作空间更新。例如，用户接收可用工作空间的更新列表。可用工作空间的更新列表可以显示在工作空间GUI上。例如，工作空间的列表可以显示在工作空间GUI面板的工作空间列表版面上。

[0075] 在步骤720，用户可以从工作空间的列表中选择工作空间来进行协作。用户可以通过例如点击工作空间列表版面中感兴趣的工作空间来选择工作空间。与所选择的工作空间相关的信息将被显示。例如，email、会议日程、任务、附件或上下文、以及参加者可以被显示在工作空间GUI中。在GUI面板中，不同类型的信息可以被提供在它们各自的类别或版面中。为了访问任何信息，用户可以在工作空间中点击所期望的项。这确保用户被提供或者可以访问与工作空间相关的最近更新的信息。

[0076] 在步骤730，用户可以决定用新信息来更新所选择的工作空间。在一个实施例中，在步骤740，通过生成email通信来实现对工作空间的更新信息。email可以包括消息以及上下文。例如，用户可以将一个或更多个文档，比如，报告或图片，附到该email上。

[0077] 在生成email之后，用户可以将该email通信添加到所选择的工作空间。例如，动作按钮、比如，“添加email”动作按钮，可以被提供在工作空间GUI中。通过点击或选择该“添加email”动作按钮，该email被添加到所选择的工作空间。将email添加到工作空间导致例如工作空间信息提取器从email通信中提取相关信息。

[0078] 在一个实施例中，将email通信添加到工作空间可以自动将工作空间的参加者添加到email的接收者区域。手动添加接收者或者自动和手动选择接收者相组合以进行email通信也是可用的。然后，用户将该email通信发送给工作空间的参加者。被发送的email通信将被添加到工作空间服务器中的工作空间。

[0079] 在其它实施例中，可以从工作空间系统直接更新工作空间。例如，用户可以访问工作空间客户端并且直接对工作空间更新信息。更新的信息将被放置到工作空间服务器中。工作空间服务器可以将更新的信息发送给工作空间的参加者。其它用于更新工作空间的技术也是可用的。

[0080] 图8示出用于由工作空间系统来建议相关工作空间的过程流程800的实施例。在步骤810，工作空间系统接收用于更新的信息。例如，当使用工作空间系统从用户发出email通信时，email通信被存储在工作空间服务器中。该通信可以被存储在工作空间储存库中。

[0081] 在步骤820中，工作空间系统提取email通信中的信息。在一个实施例中，所提取的信息包括接收者列表、上下文和感兴趣的工作空间(例如，该通信的工作空间)。也可以提取其它类型的信息。

[0082] 在步骤830中，所提取的信息由工作空间服务器处理。在一个实施例中，所提取的信息由工作空间建议引擎处理。基于所提取的信息，工作空间建议引擎确定与感兴趣的工作空间相关的工作空间。

[0083] 相关工作空间是与感兴趣的工作空间有关系的工作空间。在一个实施例中，关系可以由工作空间和感兴趣的工作空间之间的公共因子来确定。在一个实施例中，如果一个工作空间与感兴趣的工作空间都具有相关的email，比如，具有相同历史或共同的email附件的email，则该工作空间与感兴趣的工作空间相关。也可以采用其它因子来确定工作空间之间的关系。例如，可以基于共同的用户(common user)来建立关系，比如，用户级别关系。

[0084] 在一个实施例中，工作空间建议引擎使用工作空间级别和email级别关系来识别相关工作空间。在工作空间级别关系中，如果工作空间具有相关的email，则它们是相关的。具有相同历史的相关email例如包括作为副本的email，该副本是由于email被从一个工作空间转发到另一工作空间而产生的。在email级别关系中，如果工作空间具有带有作为附件的相同文档的email，则它们是相关的。文档可以通过文档标识符来识别。其它用于识别文档的技术也是可用的。

[0085] 在步骤840，工作空间生成相关工作空间信息。在步骤850，在感兴趣的工作空间中更新相关工作空间信息。可以在工作空间GUI的相关工作空间面板中列出相关工作空间信息。在一个实施例中，以比基于email级别关系的相关工作空间高的优先级列出基于工作空间级别关系的相关工作空间。在每个类别中，基于关系的紧密程度(closeness)来区分优先次序。例如，那些具有较多共同的email或共同的文档的工作空间被以较高的优先级列出。相关工作空间的其它列出布置(listing arrangement)也可以使用。

[0086] 图9a图示根据工作空间建议引擎的实施例的工作空间级别关系的示例。如图所示，用户A是工作空间A的参加者；用户C是工作空间B的参加者。另一方面，用户B是工作空间A和B二者的参加者。工作空间A和工作空间B都与邮件C有关系。由于相关的邮件C，工作空间建议引擎确定工作空间A和工作空间B具有工作空间级别关系。

[0087] 在一些情况中，如果工作空间A和工作空间B都包含具有相同历史的email，则可以确定工作空间级别关系。如果email是彼此的副本或包含至少一个共同的线程，则email可能包括相同的历史。例如，工作空间A包含邮件C并且工作空间B包含作为邮件C的副本的邮件D。例如，作为用户B将邮件C通过工作空间C转发给用户C的结果，工作空间B可能已经获得了邮件D。

[0088] 一旦工作空间级别关系被识别出来，工作空间建议引擎向工作空间B的参加者建议工作空间A，并且向工作空间A的参加者建议工作空间B。

[0089] 图9b图示根据工作空间建议引擎的实施例的email级别关系920的示例。与图9a类似，用户A是工作空间A的参加者；用户C是工作空间A和B二者的参加者，并且用户B是工作空间A和B二者的参加者。工作空间A包含邮件A，并且工作空间B包含邮件C。邮件A和邮件C都包含作为附件的文档B。由于这两个邮件包含相同的附件，所以工作空间建议引擎识别出工作空间A和工作空间B具有email级别关系。一旦email级别关系被识别出来，工作空间建议引擎向工作空间B的参加者建议工作空间A，并且向工作空间A的参加者建议工作空间B。

[0090] 图10示出使用工作空间系统的协作的示例1000。如图所示，与第一主题相关的工作空间1存在于工作空间系统中。用户1-4是工作空间1的参加者。工作空间1的主题例如可以是讨论与经济衰退相关的问题。Email通信可以在工作空间1的用户1-4之间交换。如图所示，用户1创建Email A，用户2创建Email B，用户3创建Email C并且用户4创建Email D。Email A-D在用户1-4之间交换。

[0091] 在协作期间，可能出现问题。例如，工作空间1的用户1-4决定需要被执行的任务。该任务可以是生成分析报告。然而，工作空间1的用户中没有一个用户能够生成这样的报告。用户4决定创建新的工作空间2以便解决生成分析报告的问题。为了创建工作空间2，用户4生成email通信，例如将Email D转发给用户5-7。用户4-7现在成为工作空间2的参加者。

[0092] Email可以在与生成分析报告相关的工作空间2的用户4-7之间交换。例如，Email E-H可以在用户4-7之间交换。当生成报告时，可以在工作空间2的用户之间交换。例如，分析报告可以作为附件被包括在Email H中。用户4可以将Email H转发给工作空间1的一个或更多个用户。所转发的email通信成为工作空间1中的Email I。这样，用户1-4现在已经解决了该问题，从而使工作空间1能够继续进行协作。

[0093] 而且，由于包含email通信的工作空间1和2具有相同的历史，它们由于email关系而相关。一个工作空间的用户可以被建议参加其他相关工作空间。

[0094] 该工作空间系统可以被实施为应用。例如，该工作空间系统可以被实施为软件应用。该应用可以是已有的软件应用固有的或者作为已有应用的外挂或插件。已有软件应用可以是一套软件应用。工作空间系统的源代码可以被编译以创建可执行代码。工作空间系统的代码例如可以存储在诸如存储盘之类的存储介质中。其他类型的存储介质也是可用的。

[0095] 图11a-b示出用于访问工作空间系统的GUI1100的示例。在一个实施例中，GUI包括工作空间GUI面板1140和email GUI面板1120。如图所示，工作空间GUI面板被显示在email GUI面板内。例如，工作空间GUI面板位于email GUI面板的右部。将工作空间GUI面板置于email GUI面板的其他部分中也是可用的。

[0096] email GUI面板例如是Microsoft Outlook的email GUI。在其它实施例中，也可以采用其它类型的email系统。Email面板可以包括不同的版面。例如，email面板可以包括用于选择诸如邮件、日程、联系人和任务的不同功能的功能版面1125。可以提供一个或更多个显示版面1128和1130。显示版面显示与所选择的功能相关的信息。第一版面1128可以显示与所选择的功能相关的项(item)的类别，而第二版面1130显示所选择的类别的详细信息。例如，在邮件功能中，在第一版面中选择收件箱会导致所接收的用户消息被显示在第二版面中。一个或更多个菜单条1135可以被显示在例如email版面的顶部以执行各种功能。

[0097] 参照图11a，工作空间GUI面板包括工作空间列表版面1150和相关动作版面1145。例如，在用户执行了用户认证过程之后，这些版面被显示在工作空间GUI面板中。工作空间列表版面在工作空间系统中显示可用工作空间。如所示，用户具有两个可用工作空间。每个工作空间可以用图标来表示。可以提供文本来指示所有者并且描述工作空间。此外，与每个工作空间相邻的是“示出email”按钮1153。以其它格式显示工作空间也是可用的。

[0098] 用户可以选择显示与工作空间列表中的工作空间相关的信息。为了示出工作空间的email，用户可以点击该工作空间的“示出email”按钮1153。这使得工作空间系统对工作空间储存库中的email进行过滤。在一个实施例中，工作空间的email被显示在email GUI面板的第二版面中。

[0099] 工作版面包括可以由工作空间系统执行的各种动作。在一个实施例中，动作版面包括向工作空间添加email动作1144。选择这个动作导致所选择的email1138被添加到所选择的工作空间。在没有选择工作空间的情况中，选择向工作空间添加email动作导致工作空间客户端询问用户以选择工作空间。动作版面也可以包括示出所有相关email动作1148。当选择了这个动作时，与所选择的email相关的email被示出。其它动作，比如，退出(log off)和搜索功能，也可以提供在相关动作版面中。

[0100] 在一个实施例中，提供了动作箱1146。该动作箱包括例如动作项的下拉菜单，动作项例如创建新工作空间动作。选择创建新工作空间动作导致新工作空间被创建。工作空间客户端向用户询问信息，比如，新工作空间的描述和标题。通过选择向工作空间添加email动作，email可以被添加到新创建的工作空间。

[0101] 参照图11b，当选择了工作空间时，工作空间GUI面板示出描述版面1160。该描述版面描述所选择的工作空间的基本信息。在一个实施例中，该基本信息包括工作空间的标题和描述。此外，提供工作空间中包含的不同信息项的数量。例如，在描述版面中提供与所选择的工作空间相关的email、会议和任务的数量。点击一个项导致所选择的项显示在例如email显示版面1130中。例如，点击email项导致工作空间的email被显示。例如，所选择的工作空间的19个email被示出。在描述版面中提供另外的项也是可用的。

[0102] 工作空间GUI面板也包括上下文版面1165。上下文版面显示所选择的工作空间的email中的不同附件。该附件例如可以是与工作空间的主题相关地生成的报告。也可以显示其它类型的附件，比如，文档、图片以及其它文件。上下文版面提供访问附件的集中位置(central location)，而不必访问email。在一些实施例中，附件也可以包括指示相关联的email的指示符。

[0103] 在工作空间GUI面板中也可以提供另外的版面。例如，参加者版面170和相关工作空间版面1180。参加者版面显示工作空间的参加者而相关工作空间版面显示工作空间建议引擎识别出的相关工作空间。用户可以通过点击相关工作空间版面中的工作空间而切换到该相关工作空间。在工作空间GUI面板中也可以包括相关动作版面1145。

[0104] 尽管以结构特征和/或方法步骤特定的语言描述了一个或更多个以上描述的实现方式，但是要理解，在没有所描述的特定特征或步骤的情况下，也可以实践其它实现方式。更确切地说，该特定的特征和步骤被作为一个或更多个实现方式的优选形式公开。

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