Method for capturing and analyzing situation of office task and task management point manual edition program storage medium
专利汇可以提供Method for capturing and analyzing situation of office task and task management point manual edition program storage medium专利检索，专利查询，专利分析的服务。并且PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a method for quickly and efficiently and precisely capturing and analyzing the situation of a task, and for preparing a work process chart for visualizing a processing procedure, and a management point manual preparation tool utilizing them. SOLUTION: In this method for capturing and analyzing the situation of an office work, task contents, objects to be processed, and operations or the like are recorded in a self-report system by using a task recording chart devised so as to be quickly written by a person himself or herself in charge of the task, and the summarization and input processing of the recording chart of all members are operated, and each kind of analyzed resources are quickly outputted. This computer readable storage medium stores a program for easily drawing the work process chart of a task processing procedure on the display screen of a personal computer, and for preparing a management point manual using the work process chart.，下面是Method for capturing and analyzing situation of office task and task management point manual edition program storage medium专利的具体信息内容。
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、業務の実態（業務内容とその処理動作）を自己申告の業務記録表で把握し、分析する方法および業務処理の流れをワークのプロセスでチャート化し、かつ業務管理点マニュアルを作成するプログラム記憶媒体である。
【０００２】
【従来の技術】従来、業務改善を行うための第１のステップとして行う業務実態の把握は、処理される帳票の種類や枚数、稼動時間、システムへの入出力回数などのデータを収集・分析することにより行われる。
【０００３】また、第２のステップとして、単位業務毎の作業手順を手書きまたはパーソナルコンピュータに読込まれた一般の作図プログラムによりワークのプロセスでチャート化し、先に行った分析結果を参照して、業務の流れの問題点を見付け出し変更する。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】オフィス業務の実態把握・分析は、業務そのものが「目にみえない、測れない」ために、管理者の過去の経験や勘に負うところが多く、また自己申告法、ワークサンプリング法、観察法、
実績資料法など在来の各種実態把握手法はオフィス業務対応としては実用に供しない。 本発明の第１の目的は客観的事実に基づく実態の把握を、個人差がなく、効率的に記録できるよう考案された業務記録表を用い、その記録データを集計・分析し、結果を迅速に出力しうる方法を提供することである。
【０００５】上記従来技術の第２ステップで述べた方法では、作図レイアウトの変更に手間がかかり、業務全体のプロセスチャート化には膨大な労力を要し、迅速な対応が困難である。 本発明の第２の目的は、業務プロセスチャート並びに業務管理点マニュアルをパーソナルコンピュータの表示画面上で作図できるプログラムを記憶したコンピータ読み取り可能な記憶媒体を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】図１は本発明の全体構成を示す図である。 本発明は上記のとおり２つの目的を達成するため、業務の実態把握・分析方法と業務管理点マニュアル作成システムの２ブロックで構成される。
【０００７】図２は業務の実態把握・分析の目的を達成するための情報データ入出力関連を示している。 本発明第１の目的を達成するため、オフィス業務従事者各人１
日１枚使用できる記録シート（日々業務記録表と表示）
「日々業務記録表」を用い、定時又はランダムに１日あたり２０回前後（１５乃至２５）のサンプル数の記録採取を、各人が最低１ヵ月間行い、業務体系表により予め定められた業務コード（又は業務名）、処理手順、役割分担、サイクル、処理区分、処理結果（処理終了、処理枚数）、処理対象、行動・動作を所定欄に記入・マーキングし、必要サンプル数のデータを取得する。
【０００８】オフィス業務従事者により記録された「日々業務記録表」のデータはオフィス業務実態分析プログラム（以下「ＨＩＴ．１」という）を記憶したパーソナルコンピュータに入力され、自動的に集計・分析データがアウトプットされ、個人別、セクション別及ぴ部門全体について、業務管理表、負荷分析グラフ（作業時間と業務形態別の時間の推移）、ＡＢＣグラフ（作業時間の大きい順に表示）、業務集計表などに変換され活用しやすくしている。
【０００９】本発明の第２の目的を達成するために、単位業務毎の業務処理のプロセスチャートを、パーソナルコンピュータの表示画面上で作図し、図や線の挿入、削除並びにレイアウトの修正が容易にでき、さらに入力されたデータを利用し、業務処理の各ステップ毎の処理管理点や処理時間（分）などを入力することにより、単位業務毎の「管理点マニュアル」が出力されるプログラム（以下「ＨＩＴ．２」という）を提供する。
【００１０】
【発明の実施の形態】発明の実施の形態を実施例にもとづき、図面参照して説明する。 図３「日々業務記録表」
において、１ヵ月間、各人１日１枚を用いて記録する。
記入項目は時刻、電話（送受信）回数、４次業務コード（又は業務名）、処理区分、処理結果を記入し、更にその間に行なった全ての行動について、処理対象及び行動形態（思考、聞・話、動作、その他）の該当欄に○印をつける。 記入された「日々業務記録表」を毎日集約して「ＨＩＴ．１」が記憶されたパーソナルコンピュータに入力する。 図４は入力フォーマットを示す。
【００１１】１ヵ月間の全ての業務記録を入力処理後、
「補正記録表」を出力し、過去１年の実績を参考として、年間を通してフレのある業務やたまたま記録期間中に発生しなかったが、発生を見込む必要のある業務についての補正業務量を「補正記録表」に記入し、その補正データを入力する。
【００１２】補正されたデーターベースにより、次の分析表が出力される。 「個人別出力メニュー」…月間業務集計表、行動分析表、負荷分析グラフ、業務別負荷分析表、ＡＢＣグラフ、時刻別電話件数グラフ、日別電話件数グラフ、業務量集計表など。 「セクション別出力メニュー」…業務管理表、負荷分析グラフ、月間業務集計表、業務別負荷分析表、行動分析表、管理業務分担表、ＡＢＣグラフ、行動分析グラフ、
時刻別電話件数グラフ、日別電話件数グラフ、会議出席人数グラフなど。 「部門別出力メニュー」…行動分析グラフ、負荷分析グラフ、年間集計グラフ、年間集計表、負荷分析表、会議出席人数グラフ、日別電話件数グラフなど。 図５〜図１１はこれらの分析表出力の一例を示す。
【００１３】図１２は「ＨＩＴ．２」におけるプロセスチャート作成画面の一例を示す。 すでに定められているプロセスチャート作成手法に基づき、表示画面上で記号パレットの処理対象（帳票など）や処理記号をクリックし、さらに配置したい位置をクリックすると、処理対象名など必要情報入力画面が表示され、これらの情報を逐次入力することにより、描画編集画面に業務プロセスが作図される。 なお処理対象の記号の位置を画面上で変更すると、自動的に関連する作業記号やラインが移動される。
【００１４】図１３は「ＨＩＴ．２」における管理点マニュアル作成画面の一例を示す。 前項において作成されたプロセスチャートのデーターベースを活用し、更にヘッダー情報、業務内容、管理点、作業量等を入力することにより、管理点マニュアルが作成される。
【００１５】
【発明の効果】本発明は以上説明したシステムで構成され、以下に記載されるような効果を奏する。
【００１６】オフィス業務実態把握のための調査・分析作業は従来長時間を要し、かつ多くの調査工数を必要としたが、［請求項１］の方法により、短期間に、精度のよい分析データが出力可能となる。
【００１７】［請求項２］の記憶媒体を使用することにより、プロセスチャート作成のスピードアッブがはかれるとともに、改善された業務プロセスをベースとした業務管理点マニュアルを容易に作成することができる。
【図１】本発明の全体構成を説明するための図である。
【図２】業務の実態把握・分析システムの入出力関連図である。
【図３】「日々業務記録表」の様式の例である。
【図４】「日々業務記録表」のデータのパソコン画面上での入力例である。
【図５】ＡＢＣグラフの出力例である。 負荷の多い業務が可視化される。
【図６】行動分析グラフの出力例である。 どのような行動が多いかが可視化される。
【図７】負荷分析グラフ出力例である。 作業時間に占める業務形態別（定型、非定型、突発）時間の月間ベースでの内訳を示す。
【図８】業務管理表の出力例である。 業務別に誰にどのような負荷がかかっているかを示す。
【図９】月間業務集計表の出力例である。 業務別作業時間の月間ベースでの内訳を示す。
【図１０】行動分析表出力例である。 業務別にどのような行動に時間を費やしているかを示す。
【図１１】業務別負荷分析表出力例である。 業務別にどのような業務形態別に時間を費やしているかを示す。
【図１２】プロセスチャート作成画面の例である。 帳票、台帳、データーベース、物、金の流れをチャート化することができる。
【図１３】業務管理点マニュアルの出力例である。
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