费用管控系统及方法

【发明领域】本发明关于一种费用管控系统及方法，尤指一种用于企业内部，能实现预算与请购及时联系，并对请购、采购和结报过程进行管控的费用管控系统及方法。

【发明背景】在企业内的一些部门，经常会请购一些需连续供应的物品，如文具、清洁用品或计算机用品等。该请购过程可通过电话或下订单的形式进行，也可通过传真或电子邮件的方式进行。在大多数情况下，诸如此类需持续供应的物品管理，包括其预算管理，都是手工操作完成的。在上述的订单管理过程中，各部门的预算管理都是相互分开的，因此很难管理整个办公室的总体预算。

针对上述问题，美国专利第5,799,289号中揭示了一个订单管理系统。该订单管理系统包括：一个提供给每位订单处理者的终端单元，该终端单元能输入订单信息并且将其传送至一个网络；一个中央管理单元，能够透过网络从终端单元上接收订单信息。该中央管理单元具有收集处理功能，能够处理订单历史信息和各部门信息，该中央管理单元还包括一种订单管控功能，如果某部门的订单金额总数尚未超过其预算数额，则其所发订单才能够执行。

如图1所示，是美国专利第5,799,289号实施例的具体流程图。首先，各部门的订单处理人员(使用者)利用终端计算机输入订单信息，然后，终端单元将输入的订单信息透过网络传送至中央管理单元(步骤S21)。中央管理单元接收该订单信息(步骤S22)。中央管理单元在产品目录表中进行搜索，以确定该订单中的商品是否符合允许购买的注册产品目录(步骤S23)。如果不符合，则输出一个出错提示给终端单元(步骤S24)，说明该物品不能进行采购；如果所订购的商品符合允许购买的注册产品目录，中央管理单元会把输入的产品名称与中央管理单元中产品目录表中的产品名称进行对照(步骤S25)，根据一定的选择规则选择供应商(步骤S26)。并根据订单信息计算出该订单总金额(步骤S27)。同时搜索该使用者的部门信息，计算出该部门已采购的金额总数，判断部门已采购的金额总数是否超出该部门的预算数额(步骤S28)。如果该部门已采购的金额总数已超出其预算总额，中央管理单元向终端单元发出一个出错提示，同时操作结束(步骤S29)；如果该部门已采购的金额总数未超其预算总额，则生成采购单(步骤S30)。中央管理单元会将该订单信息以采购单的形式传送给供应商(步骤S31)。在步骤S32和步骤S33中，供应商对订单信息进行接收与处理。然后，中央管理单元会对该采购单进行后续处理过程，如把订单已发出的信息传送给使用者或等待供应商的回馈等等(步骤S34)。

前述的订单处理系统也存在一些不足，在该订单处理系统中，订单处理程序只有在一个部门订单金额总数尚未超过其相应预算时才能执行，任何部门的超预算订单都会被禁止实施。虽然，通过该方法，可以避免超预算订单的执行，但更改相关操作(如修改部门的预算)的过程非常繁杂，且需花费较长的时间，会延缓对于一些急需用品的采购过程。另外，该订单处理系统只能管控到订单发出以前的操作过程，不能对后续的操作，如费用结报过程进行处理。故需要提供一种费用管控系统，其能管控请购、采购和结报的整个过程，并让使用者部门拥有更大的权限，能够实时根据预算支出情况，灵活处理订单信息。

【发明内容】本发明的主要目的在于提供一种费用管控系统，其可对请购、采购和结报进行全程管控，藉以降低整个操作过程的费用支出。

本发明另一目的在于提供一种费用管控系统，在使用者请购物品时，其能进行交易分析，当使用者部门的订单出现超支时，会发出超支预警，而使用者部门能决定是否需要进行后续的采购处理操作。

本发明提供一种费用管控系统，该费用管控系统采用主从式计算机架构，其包括多个终端单元(客户端)，及一个中央处理装置(服务器端)。这些终端单元是提供给每个使用者操作，系统会按照各终端单元的不同部门及职能来给它们分配相应的权限，根据这些权限，使用者可通过终端单元进行浏览、新增、删除、保存、修改或打印相关的信息的操作。各部门经授权的相关人员在每个月的某个固定时间，会录入本部门的当月的费用预算类别及金额。当使用者每次请购物品时，中央处理装置会管理该使用者的部门信息和历史费用支出记录，计算出该部门的预算剩余金额；中央处理装置会判断该使用者所下订单的金额总数是否超过其部门的预算剩余金额。当该使用者的订单金额总数小于其预算剩余金额时，该使用者所下订单允许执行，然后向供应商发出采购请求；当该使用者的订单金额总数超出其预算剩余金额时，系统则会出现超支预警，提醒使用者采取相应措施，如停止该次订单操作，或继续该次订单操作，或修改其部门预算金额。然后，中央处理装置会根据使用者的要求进行结报处理，生成结报单，并把结报单传送给使用者。利用该费用管控系统，能够有效地管控企业内各部门的预算使用情况，从而管控各部门的请购、采购和结报活动。

【附图说明】图1是现有技术订单管理系统的流程图。

图2是本发明费用管控系统的硬件环境示意图。

图3是本发明费用管控系统的各模块关联图。

图4是图3中基本资料模块的部门主档示意图。

图5是图3中基本资料模块的供应商主档示意图。

图6是图3中基本资料模块的物品主档示意图。

图7是本发明费用管控系统中交易处理模块的预算管控流程图。

图8是本发明费用管控系统的流程图。

【具体实施方式】请参阅图2所示，是本发明费用管控系统的硬件环境示意图。该图显示的费用管控系统可用来管理一个具有多个部门或分支的企业内部费用处理工作。

该费用管控系统包括多个终端单元1、一个中央处理装置3和将终端单元1与中央处理装置3联系起来的网络系统2。终端单元1提供给每个使用者(未画出)，该终端单元1可以是一台个人计算机(PC)，也可以包括电话、传真机或扫描仪等设备(未画出)。网络系统2可以是以太网(Ethernet)、企业内部网(Intranet)、亦可以是国际互联网(Internet)。中央处理装置3为一计算机，诸如物品基本资料、供应商基本资料等信息均存储在中央处理装置3中。中央处理装置3通过网络与多个供应商相连接(未画出)。

每位使用者可以透过网络系统2在终端单元1向中央处理装置3发出特定需求，存取中央处理装置3中的资料。中央处理装置3接收终端单元1的需求，根据该需求，能作出相应的处理，而处理结果可以反馈给终端单元1。终端单元1可以打印、存取中央处理装置3的资料及执行中央处理装置3的应用程序等。

请参阅图3所示，是本发明的费用管控系统的中央处理装置各模块关联图，在本发明中，中央处理装置共包括有五个模块，即基本资料模块4、交易处理模块5、查询分析模块6、统计报表模块7及系统管理模块8。基本资料模块4中主要存储有各部门、各供应商、各物品及其它相关信息，这些信息均以主档的形式存在，包括有部门主档41、供应商主档42、物品主档43和其它主档44，其中其它主档44有单据主档和费用科目主档等。

交易处理模块5是用来管理使用者的所有与交易相关的操作，其包括一个预算与支出数据库520、一个预算管控程序530、一个交易数据库540和一个交易处理程序550。预算与支出数据库530是用于存储交易处理过程中各部门的预算与支出资料。预算管控程序520是用于管控各部门的预算发生、支出与超支情况。交易数据库540是用于存储交易处理所产生的信息。而交易处理程序550是用于处理具体的各项交易操作进程，如请购操作、采购操作和费用结报等，请购操作过程是指使用者向采购部门发出请求采购某些物品的需求，以让采购部门去采购相应物品的过程。采购操作是指采购部门向各供应商发出采购需求到验收供应商所提供的产品整个过程。费用结报是用于管理各部门对各供应商的应付帐款。

查询分析模块6是用来对基本资料模块4中的信息进行查询分析，查询对象可以是单据(如请购单或采购单等)、物品、部门和供应商等。利用查询分析模块6，使用者可以查询自己所请购的物品是否已存在于基本资料模块4的物品主档43中，如果没有，则可进行线上申请注册，以在基本资料模块4中增加之。使用者亦可以查询分析供应商主档42的情况，以让采购部门选择合适的供应商，另外，使用者可以查询各种单据的状态(如是否已结报)及各种单据的关联状态。

统计报表模块7是用于对基本资料报表71和费用报表72进行处理，其中，基本资料报表71包括部门资料报表、费用科目报表、供应商资料报表和物品分类报表。费用报表72包括本月预算报表、预算超支报表和预算与支出报表。利用统计报表模块7，使用者可以很方便地打印出本部门的基本资料报表71，可很直观地知晓本部门在本月的预算使用情况，各项支出均会详细地在报表中体现出来。

系统管理模块8包括系统用户管理81和系统资料更动管理82两种功能。其中，用户资料管理81包括对用户的基本资料、用户等级资料、用户所辖部门、用户权限设定等方面的管理。系统管理模块8会根据不同的部门的特性，为各用户分配相应的使用权限，使用权限包括对基本资料模块中信息的浏览权、新增权、删除权、保存权和修改权等，利用这些使用权限，各用户只能进行相应权限范围内的操作过程，系统根据使用权限把用户分成四种等级：全程管理级、相关管理级、直属管理级和本级管理级，全程管理级为最高级别，该用户可以管理所有部门的信息；相关管理级的用户可以管理其本部门及其下属部门的信息；直属管理级用户可以管理其本部门及其直接下属部门的信息，本级管理级用户可以管理其本部门的信息。系统资料更动管理82包括部门代码更动管理、部门预算锁定管理和单据锁定管理。当某部门的代码进行变更后，系统管理模块即会作出相应动作，以更新基本资料模块中的部门主档信息，而当某部门不想让操作人员更改其部门的预算，系统管理模块8可以对该部门的预算进行锁定，使该部门的预算变成只读状态，非授权人员不能对该预算进行变更。同样，利用系统管理模块8可以对该系统中的各种单据进行锁定管理。

请参阅图4所示，其是图3中基本资料模块4的部门主档示意图，部门主档41储存了每个部门的基本资料和订单历史信息，其包括部门代码41a、部门名称41b、费用代码41c、上级部门41d及费用预算41e。其中部门代码和费用代码是唯一的，且是相互关联的。

请参阅图5所示，供应商主档42储存了供应商的基本资料和供应商的管理资料。其包括供应商代码42a、供应商名称42b、联系人42c、联系方式42d及付款方式42e。

请参阅图6所示，物品主档43储存了被各部门请购过的产品的相关信息。其包括物品代码43a、产品名称43b、物品规格43c、产品单价43d及产品对应的供应商代码43e。

请参阅图7所示，是本发明的费用管控系统的交易处理模块5中预算管控流程图。首先，在每个月的某段时间，如第一天，授权的使用者510录入其所属部门的本月预算信息，包括预算类别及金额，该预算信息即会存入预算与支出数据库530中，该部门的所有与交易相关的支出费用也会计入预算与支出数据库530中，当使用者510进行某项交易时，如请购操作，中央处理装置3会激活交易处理程序550，用户可以录入请购需求，如部门代码、物品名称、数量和订货日期等，此时，中央处理装置3利用一预算管控程序520调用预算与支出数据库530中该部门的预算与历史支出信息，计算出该部门的预算剩余金额，该预算管控程序520会把该部门的预算剩余金额与用户录入的请购物品金额相比较(其中物品单价会定期更新)。如果用户请购物品金额超过其部门预算剩余金额时，中央处理装置3会发出超支警告，以提醒相关人员进行相应处理。该警告可以是多种形式表示，如声音提示，或颜色提示(如，单据呈现红色表示超预算)等。如果用户请购物品金额没有超过预算剩余金额，则系统会自动进行后续的采购操作。当该操作过程完成后，相关交易信息(如请购部门、物品名称、物品数量、单价、金额总数和订货日期等)即会存入交易数据库540中，而在此次操作过程中，该部门的支出金额会从交易数据库540中传送至预算与支出数据库530中，更新其中的预算剩余金额和历史支出信息，同时会记下该次操作的讯息。然后，统计报表模块7即会对这次操作进行分析，输出其分析报表。

请参阅图8所示，是本发明费用管控系统的流程图。首先，使用者(各部门的相应人员)根据所要请购的物品特征向中央处理装置3发出查询要求，如输入物品名称、物品规格或供应商讯息等，该些讯息会透过网络系统传送至中央处理装置(步骤S1)。中央处理装置会把该些讯息与系统数据库(即基本资料模块4)中的相应信息相对照，而后会把判断结果反馈给使用者(步骤S2)。当基本资料模块4中没有该物品时，使用者可以进行实时线上物品注册申请，使用者根据预定的规则，对其所要申请的物品特性进行描述，以特定格式输入至交易处理模块5中(步骤S3)。中央处理装置3即会对照一固定格式，判断用户所输入的信息是否合格(步骤S4)。当不合格时，则通知使用者，并注明不合格的原因，然后使用者重复步骤S3、S4。直至使用者所输入的信息合格后，相关人员(一般为全程管理员)会更新基本资料模块4，即使用者所申请注册的物品会存入基本资料模块4中(步骤S6)。使用者录入请购内容，即物品名称、数量、订货日期、部门代码和费用代码等(步骤S7)。中央处理装置3会管理该使用者的部门信息和使用者历史费用支出情况，计算出其部门的预算剩余金额。然后判断该使用者所请购物品的金额总数是否超过其部门的预算剩余金额(步骤S8)。如果其请购的物品金额超过预算剩余金额，中央处理装置发出超支警告(步骤S9)。这时，即可利用统计报表模块7生成预算与支出单，呈相关主管人员审核后，相关人员可以进行处理，如，使用者可以决定继续请购、放弃该次请购或修改请购物品资料(步骤S10)等。如果请购物品的金额未超出部门剩余金额，利用统计报表模块7生成请购单(步骤S11)，经相关主管人员核准后，即可送采购部门进行采购操作(步骤S12)。中央处理装置3会生成采购单(步骤S13)，该采购单会利用电子邮件或传真传送给相应供应商。

当供应商按采购单送货给使用者的部门，且经品质管理人员检验合格后，使用者就可以提出费用结报需求，即使用者可透过终端单元输入需要结报的供应商名称和请购单编号，中央处理装置3调用供应商主档42、部门主档41信息以及交易数据库540中的信息，利用统计报表模块7生成结报单(步骤S14中)，并在基本资料模块的单据主档中注明该请购单已经结报，然后把结报单传送给使用者，使用者就可以根据结报单上的应付帐款向供应商进行付款步骤，最后程序结束(步骤S15)。