Workflow generation system using e-mail
专利汇可以提供Workflow generation system using e-mail专利检索，专利查询，专利分析的服务。并且PROBLEM TO BE SOLVED: To facilitate generation of a workflow chart by facilitating collection of work information by using e-mail and by allowing the sequence of input to be determined in a random manner regardless of the sequence of work. SOLUTION: A server part is provided with a work information input function, an e-mail transmission function and a workflow generation function; the work information is inputted from browser software of a client part by using the work information input function of the server part; the work information is stored in a recording device; the content of the work information is automatically analyzed; e-mails for simultaneously urging input are transmitted to e-mail software of the client parts of all persons in charge relating to the work by using the e-mail transmission function of the server part; the work information is collected from relevant parties; retrieval and extraction are executed from the work information stored in the recording device; a workflow chart is automatically generated from the extracted information; and it is displayed by the browser software of the client part. COPYRIGHT: (C)2007,JPO&INPIT，下面是Workflow generation system using e-mail专利的具体信息内容。
サーバー部とクライアント部を別々のハードウエアに分ける場合、それぞれを接続する方法として、コンピュータネットワーク、携帯電話のネットワークを使用すると良い。 またインターネットを使用しても良い。
サーバー部には、仕事情報入力機能と電子メール送信機能とワークフロー作成機能と、必要に応じてスケジューラー機能を持ち、仕事情報入力機能によって得られた情報を蓄積したり、電子メール送信機能やワークフロー作成機能が動作する上で必要な情報の検索や、抽出といった処理を行なうために必要な記録装置を有し、クライアント部には、文字情報、画像情報、音声情報、音楽情報等をダウンロードし、レイアウトを解析して表示・再生したり、フォームを使用してデータをサーバーに送信したり、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔやＦｌａｓｈ、およびＪａｖａなどで記述されたアプリケーションソフトを動作させたりする機能を持つブラウザソフトと、電子メールの送受信を行なう電子メールソフトが動作する環境を用意し、サーバー部の仕事情報入力機能によって、クライアント部のブラウザソフトに仕事情報の入力を行なうフォーム画面情報を送信し、ブラウザソフトを介して入力された仕事情報を記録装置に蓄積することを特徴とする電子メールを活用したワークフロー作成システム。
本発明はコンピュータ及び、携帯電話によるネットワークを用いた、電子メールによるコミュニケーション手段により、様々な業種、業務における仕事情報を、仕事の順番に囚われることなくランダムに収集し、その結果、蓄積された仕事情報の繋がりを自動計算して、ワークフローを作成する技術に関するものである。
日常業務が終了した段階で入力装置より業務実績を入力し、表示装置よりワークフローを構築する技術として、例えば特開平８−９１８２８号公報に掲載された業務実績情報収集装置及び業務実績情報収集システムがある。
このような業務が終了した段階で入力装置より業務実績を入力するという方法では、業務の順番通りに業務実績を入力していかなくてはならない。 これを図にすると、図２３にあるように業務の終了を待って業務実績を入力し、更に次の業務を終了させ業務実績を入力するという一連の処理を繰返さなくてはならない。 また、１件の業務実績の入力が終了したことを、その業務を担当した人が、次に業務実績を入力すべきグループのメンバーに伝達しなくてはならない。
従来の技術では、多くのグループメンバーが関係する業務のワークフローを構築する際に、実際の業務の流れに沿って業務実績を入力しなくてはならないため、全ての情報が蓄積されるまでに時間と手間がかかるとともに、関係者間のコミュニケーションも複雑になり、正確なワークフローを作成するために関係者の負担が大きく、業務の変化に伴う見直し等も難しく手間が掛かる。
本発明は、関係者の負担を軽減し、必要な仕事情報を確実に収集し、実際のワークフローをタイムリーに生成する事により、様々な業種、業務における仕事の実態を的確に把握し、最適な業務環境を実現させる事を目的としている。
本発明で前記課題を解決するためには、図１に示すように、サーバー部とクライアント部の論理的な構成が基本となる。 但し、サーバー部とクライアント部はそれぞれ別々のハードウエアに分けても、単体のハードウエアに同居していてもどちらでも良い。 また、クライアント部に携帯電話を使用しても良い。
サーバー部とクライアント部を別々のハードウエアに分ける場合、それぞれを接続する方法として、コンピュータネットワーク、携帯電話のネットワークを使用すると良い。 またインターネットを使用しても良い。
サーバー部には、仕事情報入力機能と電子メール送信機能とワークフロー作成機能と、必要に応じてスケジューラー機能を持ち、仕事情報入力機能によって得られた情報の蓄積や、電子メール送信機能やワークフロー作成機能が動作する上で必要な情報の検索や、抽出といった処理を行なうために必要な記録装置を有する。
クライアント部には、文字情報、画像情報、音声情報、音楽情報等をダウンロードし、レイアウトを解析して表示・再生したり、フォームを使用してデータをサーバーに送信したり、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔやＦｌａｓｈ、およびＪａｖａなどで記述されたアプリケーションソフトを動作させたりする機能を持つブラウザソフトと、電子メールの送受信を行なう電子メールソフトが動作する環境を用意する。
サーバー部の仕事情報入力機能によって、クライアント部のブラウザソフトに仕事情報の入力を行なうフォーム画面の情報を送信し、ブラウザソフトを介して入力された情報を記録装置に蓄積する。 また、同一のハードウエアのサーバー部、もしくは別のハードウエアにあるスケジューラー機能によって、クライアント部のブラウザソフトにカレンダー画面として１ヶ月単位、または１週間単位、または１日単位、または複数の月分のカレンダーを表示させ、そのカレンダー画面の中の任意の日付、または時間をマウスでクリックし、その選択した日時のスケジュールを入力する際に、サーバー部の仕事情報入力機能と連動し、スケジュールの情報と共に仕事情報の入力を行ない記録装置に蓄積するか、またはスケジュールの情報をそのまま仕事情報として記録装置に蓄積する。
サーバー部の電子メール送信機能によって、仕事情報入力機能によって記録装置に蓄積された仕事情報を自動的に解析し、条件に応じて関係者に対し仕事情報の入力を促す電子メールを自動的に送信する。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、記録装置に蓄積されている仕事情報の検索、抽出を行ない、その結果からワークフロー図を自動的に作成する。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、描かれるワークフロー図は細かい格子状の升目によって構成される。 それらの升目は縦と横に任意の番号が振られ配列として扱われる。 その各升目にワークフロー図の各要素間を繋ぐ罫線の情報や、幾つかの升目を接続して各要素を表示させるための情報を持たせることによって、一連のワークフロー図が描かれるものである。 また、この升目は作成するワークフロー図の規模等に合わせて、より細かいものにしたり、粗いものにしたり変化しても良い。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、各升目に配置される罫線の情報は左右上下に曲がる場合、罫線同士が重なり合う場合や、交差する場合、矢印として要素を指し示す場合に、各升目単位に自動的に計算し、形状や太さを変化させて、接続する罫線の重なり合いや交差している様子を分かりやすく表示する。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、各升目に配置される罫線の情報を自動計算する仕組みにおける、計算方法の１つとして照合表を使用するものがある。 これは、予め２次配列変数に罫線のパターン毎に定めたコード番号を記憶させておき、各要素間を接続する経路上にある各升目に振られた任意の番号を示す変数に格納し、各要素間を接続する経路が重なり合う場合、交差する場合、重なり合った状態から左右上下に曲がる場合に、各経路における各罫線のコード番号同士をつき合わせる事によって、升目の中の罫線の太さを変化させたり、交差させたり、左右上下に分岐させたりするものである。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、各升目に配置される罫線の情報を自動計算する仕組みにおける、計算方法の１つとして罫線番号ファイルを使用するものがある。 これは、予め罫線のパターン画像を一定の法則により定められた罫線ファイルの名前によって記録装置に保存しておき、ワークフロー図の各要素間を繋ぐ経路上の各升目に配置することによってワークフロー図を描き出すというものである。 一定の法則とは、１つの升目内の中心部分から升目の中で上、右、下、左に延びる４本の罫線の組み合わせによって１つの升目の中の罫線の形状を表現するために、罫線ファイルの名前に最低４桁の罫線番号を設定し、その数値によって４本の線の組み合わせを表現するというものである。 また、矢印の形状を表す数値を使用しても良い。 また、各罫線の太さ、形状の種類によって４桁の数値では不足する場合があるので、その場合は必要に応じて罫線番号の桁数を変化させれば良い。
罫線番号ファイルを使用する計算方法の場合、最低４桁の罫線番号によって表現される罫線の形状は、ワークフロー図に描かれる各要素間を接続する経路が重なり合う場合、交差する場合、重なり合った状態から左右上下に曲がる場合といったように、複数の経路が交わる場合において、双方の罫線番号を加算することによって変化させる事が出来る。 また、交わる経路の数によって４桁の罫線番号では対応できなくなる場合は、必要に応じて罫線番号の桁数を多く取っておくか、１桁の上限値を超えないようにすると良い。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、自動的に作成されたワークフロー図は、縦軸に部署、横軸に役職を配し、仕事の順番を矢印で表す。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、自動的に作成されたワークフロー図で表現される要素は部署単位でも個人単位でも良い。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、自動的に作成されたワークフロー図で表現された個人単位の要素にはそこに含まれる仕事情報が格納されるので、要素を指定する事によって、そこに含まれる仕事情報を表示する。
サーバー部のワークフロー作成機能によって、自動的に作成されたワークフロー図で表現された部署単位の要素にはそこに含まれる部署情報が格納されるので、要素を指定する事によって、そこに含まれる部署情報を表示する。
クライアント部のブラウザソフトでは、サーバー部の仕事情報入力機能によって送られてきた仕事情報の入力画面を表示し、そこに入力された情報をサーバー部に送信する事と、サーバー部の電子メール送信機能によって送られてきた電子メールの本文に記述されているメール送信対象者の仕事情報入力へリンクする部分をクリックした際に、サーバー部から送られてくる仕事情報の確認画面、及び入力画面を表示し、そこに入力された情報をサーバー部に送信する事と、ワークフロー作成機能によって生成されたワークフローを作成する範囲を指定するための検索条件入力画面を表示し、そこに入力された情報によって、サーバー部で生成されたワークフロー図を画面に表示する事を実現する。
クライアント部の電子メールソフトでは、サーバー部の電子メール送信機能によって送られてきた電子メールの情報を画面に表示する事と、その表示された電子メールの本文に記述されたメール送信対象者の仕事情報入力へリンクする部分をクリックすると、サーバー部の仕事情報入力機能に指示を送り、仕事情報の確認画面、及び入力画面をクライアント部に送信させる事を実現する。
また、サーバー部の電子メール送信機能によって送られてきた電子メールの情報が、ブラウザソフトを使用せずに電子メールソフトから直接サーバー部に情報を送信できる形式のものであった場合、電子メールソフトの電子メールを表示する画面から直接仕事情報の入力が行なえる。
本発明の実施の形態を実施例に基づき図面を参照して以下説明する。
図１は本発明の実施形態に係る電子メールを活用したワークフロー作成システムの全体の基本構成を示す図である。 ここで示すサーバー部とクライアント部はそれぞれ別々のハードウエアに分けても、単体のハードウエアに同居していてもどちらでも良い。 図１に示すようにサーバー部には仕事情報入力機能と、電子メール送信機能、ワークフロー作成機能、及び記憶装置を備えていて、クライアント部のブラウザソフト、電子メールソフトとの間で通信を行ないながら処理を進める。 （請求項１記載）
図２は、図１の全体の基本構成にスケジューラー機能を加えた構成を示す図である。 仕事情報を入力する際にクライアント部のブラウザソフトにカレンダー画面を表示させ、スケジュールと共に仕事情報を入力する場合に、図２に示されたスケジューラー機能によって、クライアント部のブラウザソフトにカレンダー画面を表示させ、そのカレンダー画面の中の任意の日付、または時間をマウスでクリックし、その選択した日時のスケジュールを入力する際に、サーバー部の仕事情報入力機能と連動し、スケジュールの情報と共に仕事情報の入力を行ない記録装置に蓄積する。 また、スケジュールの情報がそのまま仕事情報として記録装置に蓄積されても良い。 また、スケジューラー機能によってブラウザ画面に表示されるカレンダーは１ヶ月単位のものでも、１週間単位のものでも、１日単位のものでも、複数の月を同時に表示するものでも良い。 また、このスケジューラー機能は同じハードウエアのサーバー部にあるものでも、別のハードウエアにあるものでも、どちらでも良い。 （請求項１記載）（請求項２記載）
図３は、図１の中の▲１▼の処理についての説明で、仕事情報が入力され記録装置に蓄積されていく一連の処理の流れを示したものである。 まず、クライアント部のブラウザソフトからサーバー部に対して、仕事情報入力画面の送信を要求する信号を送る。 この処理は予め用意されたメニュー画面等から選択する形式で行なっても良い。 （請求項１記載）
サーバー部では、クライアント部から送られてきた要求にしたがって、仕事情報入力画面を送信し、クライアント部ではそれを受信し図４に示される仕事情報入力画面をブラウザソフトによって表示装置に表示する。 （請求項１記載）
図４のブラウザ画面に表示された仕事情報入力画面のフォームにおける各入力項目について説明すると、まず、仕事の指示・報告元については、この仕事を始めるにあたって与えられる上司からの指示や、同僚、部下からの報告があれば必要な分だけ入力するもので、もし指示や報告に基づいて行なう仕事で無ければ、この項目への入力は行なわなくて良い。 また、入力件数に制限は無いため、複数の指示や報告を受けて行なう仕事であれば、その件数分の入力を行なってよい。
次に、仕事の題名には、この仕事に予め付けられた題名、または入力者が任意に付けた題名を入力する。
次に、仕事の分類には、この仕事の分類を入力する。
次に、掛かる時間には、この仕事を終了するまでに必要な時間を入力する。
次に、仕事の内容には、この仕事の内容を入力する。
次に、仕事の指示・報告先には、この仕事に伴って部下に対して行なう指示や、上司や同僚への報告があれば必要な分だけ入力するもので、もし指示や報告を行なう必要の無い仕事ならば、この項目への入力は行なわなくて良い。 また、入力件数に制限は無いため、複数の指示や報告を行なう仕事であれば、その件数分の入力を行なってよい。
これら図４で示された各項目に対して入力を行なうが、これらの項目の項目名は変更しても良い。 また、これ以外に必要な項目があれば追加しても良い。 （請求項１記載）
図３に示されたクライアント部のブラウザソフトを使って入力された仕事情報入力画面の各項目の情報は、サーバー部の仕事情報入力機能の中の仕事情報登録処理に送られ、記録装置に蓄積される事になるが、その際に、サーバー部の仕事情報入力機能の中の仕事情報チェック処理によって、仕事の指示・報告元と、仕事の指示・報告先に入力された関係者によって入力済みの仕事情報を参照し、これらの関係者が、ここで入力された仕事情報に関連して必要な仕事情報を既に入力しているかどうかの確認を自動的に行なう。 （請求項３記載）
図５は、図１の中の▲２▼の処理についての説明で、仕事情報が入力され記録装置に蓄積されていく中でその仕事情報の関係者に対して電子メールを自動的に送信するまでの一連の処理の流れを示したものである。
まず、前述の通り、仕事情報入力機能の中の仕事情報チェック処理で、入力された仕事情報に関係する者が、入力された仕事情報に伴って必要な仕事情報を既に入力しているかどうかの確認を自動的に行い、必要な仕事情報の入力が未だ行なわれていない関係者の情報をメール送信対象者として、電子メール送信機能の中のメール情報作成処理に渡す。 そして、メール情報作成処理において電子メール送信対象者の電子メールアドレスや、氏名、部署名といったメール情報を記録装置から参照し、先に入力された仕事情報の中の担当者や仕事の題名、仕事コードといった情報とともに、メール情報としてメール送信処理に受け渡す。 （請求項３記載）
メール送信処理では、渡されたメール情報を元に図６で示す電子メールソフトの受信メール表示画面の文書形式に加工し、メール送信対象者に送信する。 その際、メール送信対象者が複数いる場合はその全ての対象者に対し自動的に送信を行なう。
図６で示す電子メールの送信形式について説明すると、メール送信対象者の部署と氏名を先頭部分に配置し、次にこの電子メールが送られるきっかけとなった仕事情報の担当者と指示や報告の元か先かで変化するコメントを含めた文を配置する。 この部分の一例を挙げると、メール送信担当者が仕事情報の担当者である総務部の山田太郎が入力した仕事情報に関係して仕事の指示を受ける側の場合は「あなたに、総務部の山田太郎さんから仕事の指示が与えられています。仕事の情報を入力してください。」となる。
指示や報告の元か先かで変化するコメントの内容に関しては、予め用意したおいたものを条件によって自動的に選択して文として構成するもので、その内容は自由に設定して良い。 また、メール送信対象者の仕事情報入力へリンクする部分をクリックすると、メール送信対象者が入力すべき仕事情報の入力画面がブラウザソフトに表示され、その画面の中の仕事の指示報告元、または仕事の指示報告先には、この電子メールが送られるきっかけとなった仕事情報にある仕事の指示報告先、または仕事の指示報告元の情報が配置される。 また、図６で示されているものは、電子メールからリンクして仕事情報入力画面を表示するという形式を説明したものだが、電子メールソフトの文書内容を表示する部分に直接、仕事情報入力画面を表示するような形式でも良い。 （請求項３記載）（請求項４記載）
図７は、図１の中の▲３▼の処理についての説明で、メール送信対象者に対して送信された電子メールによって、メール送信者が仕事情報を入力していくまでの一連の処理の流れを示したものである。
まず、サーバー部の電子メール送信機能によって送られてきた電子メールを、電子メールソフトで受信し電子メールの内容を表示する。 その文中に在る、メール送信対象者の仕事情報入力へリンクする部分をクリックすると、サーバー部の仕事情報入力機能に対して、仕事情報入力画面を要求し、クライアント部のブラウザソフトの画面に仕事情報入力画面を表示させ、仕事情報を入力し、サーバー部の仕事情報入力機能の仕事情報登録処理を介して記録装置に蓄積していく。 また、その際に、サーバー部の仕事情報入力機能の中の仕事情報チェック処理によって、仕事の指示・報告元と、仕事の指示・報告先にある関係者の仕事情報を参照し、それらの関係者が入力された仕事情報に伴って必要な仕事情報を既に入力しているかどうかの確認を自動的に行なう。 これ以降の処理については前述の図５以降の処理を繰り返す。 （請求項４記載）
図８は、図１の中の▲４▼の処理についての説明で、クライアント部のブラウザソフトから入力された検索条件に従って、記録装置に蓄積された仕事情報から仕事情報を抽出し、ワークフロー図をクライアント部のブラウザソフトの表示画面に描くまでの一連の処理の流れを示したものである。
まず、クライアント部のブラウザソフトからサーバー部に対して、描くワークフローの対象範囲を指定するための検索画面の送信を要求する信号を送る。 この処理は予め用意されたメニュー画面等から選択する形式で行なっても良い。 （請求項５記載）
サーバー部では、クライアント部から送られてきた要求にしたがって、描くワークフローの対象範囲を指定するための検索画面を送信し、クライアント部ではそれを受信し、ブラウザソフトに表示された検索条件入力画面から検索条件を入力し、サーバー部の仕事情報検索処理に検索条件を送信する。
仕事情報検索処理で記録装置に蓄積されている仕事情報の中から、検索条件に合致する仕事情報を抽出し、その結果とワークフローの対象範囲指定画面をサーバー部の仕事情報検索結果送信処理によって、クライアント部のブラウザソフトに送信し、表示装置に検索結果とその中から対象範囲を指定する画面を表示し、クライアント部のブラウザソフトより、検索結果の一件、または一部、または全部を指定した対象範囲情報をサーバー部のワークフロー作成処理に送信する。 （請求項５記載）
図９は、図８の中の８−▲１▼の処理についての説明で、クライアント部のブラウザソフトから送信された仕事情報の対象範囲から、ワークフロー図を生成し、クライアント部のブラウザソフトの表示画面に描くまでの一連の処理の流れを示したものである。 まず、対象仕事情報抽出によってクライアント部のブラウザソフトから送信された対象範囲の仕事情報を記録装置から抽出し、その結果を関連仕事情報抽出に引き継ぐ。 そして、記録装置より対象仕事情報と関連する関連仕事情報を全て抽出し、その結果を仕事情報関連計算へ引き継ぐ。 そして、抽出された仕事情報の関連性と順番を自動計算した結果をワークフロー図生成処理へ引き継ぐ。 そして、ワークフロー図を生成し、その結果をクライアント部のブラウザソフトに送信する。 （請求項５記載）
図１０は、図９の中のワークフロー作成処理の中のワークフロー図生成処理において、ワークフロー図を細かい升目の組み合わせにより描く仕組みの一例を示したものである。 図１０で示すように、ワークフロー図生成処理によって、描かれるワークフロー図は細かい格子状の升目によって構成され、それらの升目には縦と横に任意の番号が振られ配列として扱われる。 その各升目にワークフロー図の各要素間を繋ぐ罫線の情報や、幾つかの升目を接続して各要素の情報を表示させることによって、一連のワークフロー図が描かれるものである。 また、この升目は作成するワークフロー図の規模等に合わせて、より細かいものにしたり、粗いものにしたり変化しても良い。 （請求項６記載）
図１１は、図９の中のワークフロー図生成処理によって、各升目に配置される罫線の形状の一例を示したものである。 図１１で示すように、罫線の情報は左右上下に曲がる場合、罫線同士が重なり合う場合や、交差する場合、矢印として要素を指し示す等のワークフロー図に配置する各要素を結ぶために必要な形状を用意し、これらの組み合わせによって各要素間を繋ぐ罫線を描くものである。 （請求項７記載）
図１２は、図９の中のワークフロー図生成処理によって、各升目に配置される罫線の情報を自動計算する際の、計算方法として使用する照合表の一例を示したものである。 これは、予め２次配列変数に罫線のパターン毎に定めたコード番号を記憶させておき、各要素間を接続する経路上にある各升目に振られた任意の番号を示す変数に格納し、各要素間を接続する経路が重なり合う場合、交差する場合、重なり合った状態から左右上下に曲がる場合に、各経路における各罫線のコード番号同士をつき合わせる事によって、升目の中の罫線の太さを変化させたり、交差させたり、左右上下に分岐させたりするための照合表である。 また、この照合表は罫線の太さを表現する罫線形状の組み合わせ等により、この一例よりも大きなものとなっても良く、交差する場合や分岐する場合の形状の変更などによって組み合わせが変化しても良い。 （請求項８記載）
図９の中のワークフロー図生成処理によって、各升目に配置される罫線の情報を自動計算する仕組みにおける、計算方法として罫線番号ファイルを使用するものがある。 これは、予め罫線のパターン画像を一定の法則により定められた罫線ファイルの名前によって記録装置に保存しておき、各要素間を繋ぐ際に各升目に配置することによってワークフロー図を描き出すというものである。 図１３は、この一定の法則の基本的な仕組みを示したものである。 図１３で示されるように、１つの升目内の中心部分から升目の中で上、右、下、左に延びる４本の罫線の組み合わせによって１つの升目の中の罫線の形状を表現する。 そのために罫線ファイルの名前に最低４桁の罫線番号を設定し、その数値によって４本の線の組み合わせを表現することができる。 例えば４桁の罫線番号をファイル名に設定した場合、１桁目の数値を升目内の中心部分から升目の中で上に延びる罫線を表現するものは罫線番号を１０００とし、２桁目の数値を升目内の中心部分から升目の中で右に延びる罫線を表現するものは罫線番号を０１００とし、３桁目の数値を升目内の中心部分から升目の中で下に延びる罫線を表現するものは罫線番号を００１０とし、４桁目の数値を升目内の中心部分から升目の中で左に延びる罫線を表現するものは罫線番号を０００１とすると、図１４で示されるように、４桁の罫線番号が１１１１の場合４本の罫線が全て描かれ十字型の罫線が表現されることとなる。 ここで４桁の罫線番号を２１１１とすると、図１５で示されるように、升目内の中心部分から升目の中で上に伸びる罫線が他の罫線より太くなり、同様に各桁の数値を変化させる事により、その数値の桁が表す罫線部分の太さが変化するものである。 また、矢印の形状を表す数値を使用しても良い。 各罫線の太さ、形状の種類によって４桁の数値では不足する場合があるので、その場合は必要に応じて罫線番号の桁数を変化させれば良い。 （請求項９記載）
罫線番号ファイルを使用する計算方法の場合、最低４桁の罫線番号によって表現される罫線の形状は、ワークフロー図に描かれる各要素間を接続する経路が重なり合う場合、交差する場合、重なり合った状態から左右上下に曲がる場合といったように、複数の経路が交わる場合において、双方の罫線番号を加算することによって変化させる事が出来る。 例えば４桁の罫線番号を使用する場合、図１６で示されるように、４桁の罫線番号０１０１は升目の中心部分から升目内の右に延びる罫線と、升目の中心部から升目内の左に延びる罫線によって表現され、升目内を右から左に横断する一文字の罫線となり、そこに４桁の罫線番号０１１０で表現される、升目の中心部分から升目内の右に延びる罫線と、升目の中心部分から升目内の下に延びる罫線によって表現される升目内の右から中心部で下に折れる罫線とが交わる場合、図１７で示されるように、双方の罫線番号を加算した値である０２１１という罫線番号となり、升目の中心部から升目内の右に延びる罫線が太くなり、升目の中心部から升目内の下に延びる罫線と、升目内の左に延びる罫線によって構成されることになる。 この場合、重なり合う回数によって４桁の罫線番号では対応できなくなる場合があるため、その場合は当初から罫線番号の桁数を多く取っておくか、１桁の上限値を超えないようにすると良い。 （請求項１０記載）
サーバー部のワークフロー作成処理より送信されてきたワークフロー図をクライアント部のブラウザソフトにより表示画面に表示する。 画面に表示すると共にクライアント部に接続された印刷装置から用紙に印刷を行なっても良い。
図１８は、本発明のシステムによりブラウザ上に描かれるワークフロー図の一例を示したものである。 このワークフロー図は個人単位の要素で構成されるものであるが、このように、対象の仕事情報に関連する仕事情報を繋げて、縦に部署、横に役職を配したレイアウト上にワークフローを描画する。 図１８の中の長方形で描かれた部分は、仕事を行なう担当者の情報となる。 この長方形の担当者情報部分にある詳細ボタンをマウスでクリックすると、その担当者がこのワークフロー図に描かれた一連の仕事の中で行なう仕事情報の一覧が表示される。 そこで表示される仕事情報の一覧の中の仕事情報の部分をマウスでクリックすると、その指定された仕事情報の詳細な情報が表示される。 （請求項１１記載）（請求項１２記載）（請求項１３記載）
図１９も、描かれるワークフロー図の一例を示したものであるが、図１８と違うのは、表示される長方形の要素部分が、仕事を行なう担当者の情報ではなく、部署の情報となっている点である。 このワークフロー図はワークフローの範囲が大きくなってしまうと、全ての担当者情報を表示すると利用しづらい場合等に用いる事が出来る。
この場合、長方形の要素部分である部署情報にある詳細ボタンをマウスでクリックすると、部署の階層を変化させる事が出来る。 （請求項１２記載）
図２０は、図１９のワークフロー図の中の、長方形の要素部分である部署情報にある詳細ボタンをマウスでクリックした結果である。 図２０で示すように、図１９ではソフト事業部としてまとめられていた部署が、その中に含まれるソフト事業部・管理部とソフト事業部・営業部に分かれる。 ここで、事業部・営業部にある長方形の要素部分である営業部の詳細ボタンをマウスでクリックすると、更に部署の階層を変化させる事が出来る。 （請求項１４記載）
図２１は、図２０のワークフロー図の中の、事業部・営業部にある長方形の要素部分である営業部の詳細ボタンをマウスでクリックした結果である。 図２１で示すように、図２０ではソフト事業部・営業部としてまとめられていた部署が、その中に含まれるソフト事業部・営業部・１課とソフト事業部・営業部・２課管理部に分かれる。
ここで、ソフト事業部・営業部・２課にある長方形の要素部分である２課の詳細ボタンをマウスでクリックすると、更に部署の階層を変化させる事が出来る。 （請求項１４記載）
図２２は、図２１のワークフロー図の中の、ソフト事業部・営業部・２課にある長方形の要素部分である２課の詳細ボタンをマウスでクリックした結果である。 図２２で示すように、図２１ではソフト事業部・営業部・２課としてまとめられていた部署が、その中に含まれる担当者の情報に展開される。 ここで、このソフト事業部・営業部・２課にある長方形の要素部分である担当者情報の詳細ボタンをマウスでクリックすると、このワークフロー図に描かれた一連の仕事の中で、その担当者が行なう仕事情報の一覧が表示される。 そこで表示される仕事情報の一覧の中の仕事情報の部分をマウスでクリックすると、その指定された仕事情報の詳細な情報が表示される。 （請求項１３記載）（請求項１４記載）
図１９、図２０、図２１、図２２で示されるように、ワークフロー図に描かれる要素は部署の各階層でも良い。 また、その要素をクリックして階層を下っていっても、上っていってもどちらでも良い。 （請求項１４記載）
１ ブラウザ画面 ２ 電子メールソフトの受信メール表示画面
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